Już w 2026 roku zaczną obowiązywać znaczące zmiany w zakresie wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z ważniejszych elementów, który pozwoli na swobodne korzystanie z KSeF, będzie konieczność wygenerowania certyfikatu. Czemu posłużą certyfikaty i dlaczego będą takie ważne?
Prezydent podpisał ustawę o KSeF. Oznacza to, że już od lutego 2026 roku duża część przedsiębiorców będzie zmuszona zacząć korzystać z nowego systemu KSeF. Aby jednak swobodnie wystawiać faktury konieczne będzie uwierzytelnienie danych przedsiębiorcy, które będzie możliwe właśnie za pośrednictwem certyfikatów. Te będą ważne przed 2 lata, z możliwością ich przedłużenia.
» Los KSeF niepewny. Czy prezydent podpisał ustawę o Krajowym Systemie e-Faktur?
Źródło: shutterstock
Certyfikat KSeF. 4 funkcje, o których warto wiedzieć
Certyfikaty KSeF będą pełniły ważną rolę w kontekście uwierzytelniania danych przedsiębiorcy. Weryfikacja tożsamości będzie dotyczyć zarówno osoby fizycznej (jeśli certyfikat zostanie wydany na osobę), jak i podmiotu (jeśli certyfikat zostanie wystawiony na jednostkę niebędącą osobą fizyczną np. spółkę). To jednak nie wszystko. Certyfikaty będą niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu KSeF i w trybie „offline24”.
Certyfikaty będą pełniły cztery kluczowe funkcje. Jak tłumaczy Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych, ekspert ds. KSeF w Symfonii ,,Wygenerowanie certyfikatów będzie ważne dla obsługi KSeF. Będą one pełniły 4 funkcje zwiększające bezpieczeństwo systemu:
- Uwierzytelnianie w systemie KSeF. Jest to obowiązkowy etap przed uzyskaniem dostępu do chronionych zasobów systemu KSeF API 2.0. Certyfikat KSeF, choć nie jest certyfikatem kwalifikowanym, jest honorowany w procesie uwierzytelniania jednoznacznie potwierdzając personalia logującej się osoby.
- Potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury. Faktura ma konkretnego wystawcę, a certyfikat pozwala go jednoznacznie zidentyfikować.
- Realizacja operacji w trybie offline, w tym wystawiania faktur bezpośrednio w aplikacji fakturującej użytkownika. Jest to warunek konieczny do wystawiania faktur w tzw. trybie offline (w okresie trwania awarii, niedostępności KSeF) lub w trybie „offline24”, gdy podatnik zdecyduje się na taki sposób wystawiania faktur.
- Umożliwienie wygenerowania w aplikacji fakturującej użytkownika kodu QR, potwierdzającego autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury wystawionej w trybie offline24, udostępnianej nabywcy poza KSeF".
Jak pobrać certyfikat KSeF?
Certyfikat będzie można uzyskać bezpośrednio w portalu KSeF od listopada 2025 roku. Jak tłumaczy Krajowa Administracja Skarbowa ,,We wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu uwierzytelnionego w KSeF. Po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego".
Źródło: KAS - webinar
Jak uczula jednak Krajowa Administracja Skarbowa - osoby posiadające uprawnienia wtórne na podstawie KSeF 1.0. (do 31 października), będą zobowiązane zawnioskować ponownie o nadanie uprawnień w module KSeF MCU od 1 listopada 2025 roku.
Certyfikat czy token w Krajowym Systemie e-Faktur?
Aktualnie dostęp do KSeF możliwy jest m.in. poprzez tokeny autoryzacyjne generowane w systemie. Wraz z wdrożeniem wersji KSeF 2.0 w lutym 2026 roku, pojawi się nowa forma uwierzytelniania, którą będzie certyfikat KSeF. Oba rozwiązania będą funkcjonowały równolegle, lecz tylko do 31 grudnia 2026 roku. Po tym okresie tokeny zostaną zastąpione certyfikatami.