Patrząc z punktu widzenia prowadzenia kadr i płac - w firmie jest wiele elementów, które zwiększają ryzyko pojawienia się błędów. Chodzi m.in. o zmiany w przepisach czy nowe technologie. Trzeba zadbać o szczegóły. Firma, która tego nie zrobi, w razie kontroli, np. skarbowej lub ZUS, może sporo stracić.
Nie od dziś wiadomo, że przepisy kadrowo-płacowe w Polsce są bardzo skomplikowane. Aby prawidłowo je stosować, przedsiębiorcy często potrzebują konsultacji z odpowiednią instytucją. Przy szybkim wprowadzaniu nowych regulacji mogą pojawić się nieprawidłowości. Bardzo dobrym sposobem na ich wyłapanie i zweryfikowanie poprawności procesów kadrowych w firmie jest audyt kadrowo-płacowy.
Fot. MMD Creative / Shutterstock
– Audyt pozwala zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości i wprowadzić działania naprawcze. Do jego przeprowadzenia powinna skłonić nie tylko możliwa kontrola, np. ZUS, ale również wdrażanie rozwiązań cyfrowych do obsługi kadr, jak SAP HCM. To system stosowany w większości dużych firm w Polsce, po który coraz chętniej sięgają również mniejsze przedsiębiorstwa, chcąc usprawnić i zautomatyzować procesy kadrowe – mówi Aneta Stelmach z firmy Quercus.
Co w ramach audytu kadrowo-płacowego?
Audyt kadrowo-płacowy to kompleksowy przegląd dokumentacji i procesów kadrowych w firmie. Podczas jego realizacji podejmowane sa działania, które mają na celu sprawdzenie powyższych procesów pod kątem zgodności z prawem pracy i prawem podatkowego. Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy, które powinien objąć audyt.
Dokumentacja kadrowo-płacowa
Realizując audyt, należy sprawdzić kompletność dokumentacji kadrowo-płacowej i sposób jej przechowywania - chodzi zarówno o formę elektroniczną, jak i papierową. Trzeba zweryfikować zgromadzoną dokumentację pod kątem zgodności z bieżącymi przepisami. Należy też sprawdzić, czy mamy w niej wszystkie wymagane dokumentym a więc m.in. umowy o pracę, listy obecności, deklaracje ZUS i PIT, zaświadczenia lekarskie.
Akta osobowe pracowników
Konieczne jest sprawdzenie akt osobowych pracowników. Należy zweryfikować ich kompletność (a więc m.in. informacje o pracowniku, historia zatrudnienia, podpisane regulaminy pracy itp.) oraz odpowiedni układ (części A, B, C i D). Obowiązkowo trzeba też sprawdzić, czy informacje w aktach osobowych są identyczne jak dane w systemach kadrowych.
Obliczanie i rozliczanie wynagrodzeń oraz dodatków
Podczas audytu powinna być przeprowadzona również kontrola naliczania wynagrodzeń, m.in. dodatków, potrąceń lub premii. Należy sprawdzić np. czy są one realizowane na podstawie aktualnych przepisów prawa podatkowego i ubezpieczeniowego, a także czy terminowo są przekazywane składki ZUS i zaliczki na poczet podatku dochodowego.
Stosowanie się firmy do przepisów prawa pracy
Audyt obejmuje również weryfikację, czy przedsiębiorstwo właściwie stosuje bieżące przepisy prawa dotyczące takich zagadnień, jak ewidencja czasu pracy, urlopy, rozliczanie delegacji, RODO oraz obowiązek informacyjny dotyczący jawności wynagrodzeń.
Co daje dobrze przeprowadzony audyt?
Rezultatem działań podejmowanych podczas audytu jest raport. Powinny być w nim wskazane błędy oraz rozwiązania w postaci działań naprawczych. Warto dodać, że wielu nieprawidłowości firmy mogłyby uniknąć, wprowadzając odpowiednie rozwiązania informatyczne, które automatyzują procesy. W ten sposób znacznie zmniesza się ryzyko wystąpienia błędów.
Nieprawidłowości często dotyczą np. błędnej dokumentacji pracowniczej. W wielu przypadkach jest ona niekompletna, nie ma właściwej struktury - takiej samej dla dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej. Podczas audytu znajduje się także braki w obowiązkowych szkoleniach, np. dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, błędy w regulaminach pracy oraz brak wdrożenia procedur, które wynikają z obowiązku informacyjnego wobec pracowników. Mogą pojawić się również błędy w zakresie naliczania płac oraz rozliczania urlopów.
– Większość z tych problemów można w prosty sposób zniwelować, wprowadzając odpowiednie narzędzia, takie jak np. portale pracownicze. Są one tworzone i aktualizowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, a wprowadzane zmiany od razu obejmują całą kadrę. Znika więc ryzyko przeoczenia jakiegoś dokumentu, co może mieć miejsce w przypadku obsługi ręcznej – wyjaśnia Aneta Stelmach.
Punkt wyjścia do głębszych zmian
Właściwie przeprowadzony audyt może być przyczynkiem do decyzji o wprowadzeniu dużych zmian w procesach kadrowo-płacowych. Należy tak je zaplanować, aby były efektywne pod względem czasu realizacji i kosztów obsługi oraz elastyczne w zakresie szybkiego wprowadzania aktualizacji. To powinno znacznie zmniejszyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, a jednocześnie uprościć wprowadzanie zmian dotyczących wszystkich pracowników. Nowoczesne systemy HCM automatycznie przypominają o ważnych terminach, dlatego łatwiejszy powinien być również nadzór nad aktualizacją dokumentów.
– Wiele przedsiębiorstw traktuje audyt kadrowo-płacowy jako formę przygotowania się do ewentualnej kontroli instytucji takich jak PIP czy ZUS. Warto potraktować go jednak jako punkt wyjścia do poprawy efektywności procesów kadrowo-płacowych w firmie. Audyt pomaga odkryć nie tylko nieprawidłowości w rozliczeniach czy dokumentacji, ale także nieefektywne procedury. Wdrożenie rozwiązań takich jak SAP HCM, w dobie nowoczesnych technologii wykorzystujących AI, automatyzację procesów, rozwiązania chmurowe oraz intuicyjne aplikacje, umożliwia lepszą kontrolę nad procesami, a także kompleksowy monitoring ich zgodności z przepisami. A co równie ważne - umożliwia wprowadzanie szybkich zmian w całej organizacji – podkreśla Aneta Stelmach.