W myśl obowiązujących przepisów prawa w pierwszym roku funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy nie są karani za błędy popełnione w KSeF. Przepis ten ma obowiązywać dłużej – aż do stycznia 2028 roku. Warto jednak wiedzieć o pewnym istotnym zastrzeżeniu.
Od kwietnia 2026 roku więszkość firm powinna już korzystać z Krajowego systeme e-faktur. Wyjątkiem są przedsiębiorcy których sprzedaż dokumentowana fakturami wynosi do 10 tys. zł miesięcznie. Pomimo, że KSeF już dla wielu jest standardem, to część firm nadal deklaruje, że z Krajowym Systemem e-Faktur nie będzie się śpieszyć. Wynika to w szczególności z faktu braku konsekwencji za wystawianie faktur poza KSeF do końca 2026 roku. Eksperci uczulają – w przypadku braku kar należy rozróżnić dwa scenariusze.
Eksperci podkreślają, że pierwszy rok bez kar nie oznacza całkowitej dowolności. Istotne jest, aby rozróżnić dwa warianty:
1. Występujące błędy podczas korzystania z nowego systemu KSeF. Za pomyłki i inne niedociągnięcia w 2026 roku podatnicy nie będą karani.
2. Ignorowanie obowiązku – czyli całkowite niekorzystanie z systemu i brak przesyłania faktur w ustawowym terminie choć wprost przepisami prawa nie będzie objęte karą, to może wymagać od podatnika stawienia się w urzędzie i złożenia wyjaśnień.
KSeF pod lupą fiskusa. Ignorowanie obowiązku wpędzi w kłopoty
Brak kar za zwlekanie z KSeF jest zachętą szczególnie dla przedsiębiorców, którzy nie zgadzają się z wdrożeniem nowego systemu. Warto jednak zachować ostrożność, ponieważ brak konsekwencji prawnych nie zostawia przedsiębiorcom całkowitej dowolności. Jak uczula ekspert ds. KSeF Bogdan Zatorski z firmy Symfonia:
– ,,Fakturowanie za pomocą KSeF jest obowiązkowe, bo wynika wprost z przepisów prawa i nie można się od tego uchylać. To, że przepisy o automatycznych karach za brak fakturowania za pomocą KSeF np. art. 106ni ustawy o VAT wejdą w życie w 2027 roku nie oznacza oczywiście, że podatnicy mogą całkowicie zignorować fakturowanie w KSeF. Brak fakturowania będzie trzeba uzasadnić, w przypadku, gdy US zwróci się do podatnika z pytaniem o wyjaśnienie stanu faktycznego”.
To nie wszystko. Jak tłumaczy samo ministerstwo ,,Celem projektowanych rozwiązań dotyczących KSeF (red. – zwolnienie z kar) jest zapewnienie podatnikom dodatkowego czasu na dostosowanie się do nowych obowiązków oraz ograniczenie ryzyka nakładania sankcji w okresie, w którym mogą występować trudności techniczne lub organizacyjne. Organy KAS nie będą stosować sankcji za nieprawidłowe korzystanie z KSeF. W celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników, którzy nie stosują KSeF, organy KAS najpierw indywidualnie poinformują o takim obowiązku, a w przypadku braku reakcji na przypomnienie o obowiązkach podatnika, będą dokonywały sprawdzenia prawidłowości jego rozliczeń„.
Jak US sprawdzi, kto nie korzysta z KSeF?
Urząd skarbowy bez większych trudności wytypuje podatników, którzy z KSeF korzystać już powinni, a tego nie robią. Jak tłumaczy ekspert ,,W nowym wzorze JPK_V7, stosowanym po raz pierwszy za luty 2026 uwzględnione jest miejsce na podanie numerów identyfikacyjnych faktur KSeF oraz odpowiednie znaczniki dla tych faktur, które przez KSeF nie przeszły, w konsekwencji urzędy skarbowe widzą doskonale, których podatników zapytać o powód zwłoki”.
Zwolnienie z kar dłużej niż zakładano? Nowe stanowisko MF
Ministerstwo Finansów potwierdza, że zwolnienie z obowiązku karania w pierwszym roku korzystania z KSeF obowiązuje. Co więcej, po licznych konsultacjach resort uznał, że warto wydłużyć czas jego obowiązywania do 1 stycznia 2028 roku. Projekt w tej sprawie pojawił się już w Rządowym Centrum Legislacyjnym, o czym wiecej tutaj.