Brak numeru VAT UE nabywcy a rozliczenie WDT

Podatnik nie ma prawa do zastosowania 0% stawki VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru do unijnego kontrahenta. Dotyczy to sytuacji, gdy dostawy towaru dokonano na rzecz nabywcy, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Warunki zastosowania 0% stawki VAT

Zgodnie z art. 13 ustawy o VAT przez opodatkowaną wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju, w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy o VAT na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. WDT podlega opodatkowaniu 0% stawką VAT po spełnieniu warunków wskazanych w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT (patrz ramka).

0% stawka podatku nie ma jednak zastosowania, jeżeli:

1) podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, lub

2) złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów

– chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Aby podatnik mógł zastosować 0% stawkę VAT do WDT, musi m.in. posiadać dokumenty potwierdzające fakt dostarczenia towarów do unijnego nabywcy.

Dowody potwierdzające, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa UE inne niż terytorium kraju, są wymienione w art. 42 ustawy i są to zasadniczo:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, lub – w przypadku, gdy wywóz dokonywany jest własnym środkiem transportu sprzedawcy lub nabywcy – dokument potwierdzający dane nabywcy i odbiorcy, adres dostawy, określenie towarów i ich ilości, potwierdzenie ich przyjęcia przez nabywcę, dane identyfikacyjne środka transportu; dokument ten ma potwierdzać, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia w innym państwie UE,
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

W sytuacji gdy dokumenty, o których mowa powyżej, nie potwierdzają jednoznacznie, że towar został dostarczony do nabywcy, wówczas, w myśl art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, dowodami tymi mogą być inne dokumenty, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jeśli wywóz towarów dokonywany jest przy pomocy środka transportu dostawcy lub nabywcy, a także, gdy na podstawie innych posiadanych dokumentów dostawca nie może uwiarygodnić faktu dostarczenia towaru do nabywcy, podatnik powinien posiadać dokument potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa UE innym niż Polska (art. 42 ust. 11 pkt 4 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 42 ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy którzy nie posiadają dokumentów potwierdzających dostarczenie towarów do nabywcy przed upływem terminu do złożenia deklaracji za okres miesięczny (najczęściej jest to miesiąc dokonania dostawy), nie wykazują tej dostawy w ewidencji za ten okres. Dostawa ta będzie wykazana w ewidencji za kolejny po następnym okresie rozliczeniowym okres rozliczeniowy ze stawką właściwą dla dostawy danego towaru w kraju, gdy przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatnik za ten kolejny po następnym okresie rozliczeniowym okres rozliczeniowy nie będzie posiadał dowodów na dostarczenie towarów nabywcy.

Oznacza to, że podatnik, który przed upływem kolejnych dwóch terminów do złożenia deklaracji nie posiada dowodów potwierdzających dostarczenie towarów nabywcy, nie wykaże WDT ani w rozliczeniu za miesiąc dokonania dostawy, ani w rozliczeniu za drugi w kolejności miesiąc, lecz dopiero w rozliczeniu za trzeci miesiąc po miesiącu dokonania dostawy.

W kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania 0% stawki VAT dla WDT od dnia 1 stycznia 2020 r. zastosowanie mają także przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912. Rozporządzenie to wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu WDT. Jednak niespełnienie warunków wprowadzonych tym rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie ma zastosowania. W takiej sytuacji dostawca musi udowodnić w inny sposób, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, że warunki zastosowania 0% stawki zostały spełnione.

Brak NIP UE nabywcy

Kolejnym warunkiem umożliwiającym zastosowanie 0% stawki VAT dla WDT jest fakt dokonania dostawy towaru dla unijnego podatnika posiadającego NIP UE.

Podatnicy, którzy chcieliby sprawdzić czy kontrahent unijny jest podmiotem zarejestrowanym jako podatnik VAT UE, mogą tego dokonać przykładowo poprzez VIES. Jest to system informatyczny, który pozwala na wymianę informacji, pomiędzy państwami członkowskimi, o transakcjach wewnątrzwspólnotowych oraz podatnikach VAT.

Funkcjonowanie systemu VIES reguluje rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 268/1 ze zm.), które obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach UE.

Każde państwo członkowskie prowadzi bazę podatników VAT UE, zawierającą m.in. numer identyfikacyjny, dane identyfikacyjne podatnika, adres siedziby, datę nadania oraz datę wygaśnięcia numeru VAT.

Trzeba jednak podkreślić, że w systemie VIES nie ma możliwości wyszukania numeru identyfikacyjnego VAT na podstawie nazwy lub adresu kontrahenta.

Jak wskazano wcześniej, podatnik dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów będzie miał prawo do zastosowania 0% stawki VAT, jeżeli łącznie spełnione zostaną warunki określone w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana. Zatem brak numeru VAT UE nabywcy, w świetle polskich regulacji prawnych, jest przeszkodą do uznania transakcji za WDT i zastosowania 0% stawki VAT. W sytuacji gdy podatnik nie uzyska od zagranicznego nabywcy właściwego numeru VAT UE, to musi do dostawy tej zastosować stawkę krajową obowiązującą dla danego towaru.

NSA w wyroku z dnia 6 sierpnia 2020 r., sygn. akt I FSK 1650/17, uwzględniając orzecznictwo TSUE oraz NSA, wyjaśnił, że wielokrotnie wypowiadano się, że możliwość odstąpienia od wymogu posiadania przez nabywcę numeru identyfikacyjnego, jeśli materialne przesłanki zaistnienia dostawy wewnątrzwspólnotowej zostały spełnione, dotyczy przypadków gdy sprzedawca nie miał świadomości, jaki jest status nabywcy, zachowując przy tym należytą staranność w prowadzonej działalności (tzw. dobra wiara). Nie odnosi się natomiast do sytuacji, gdy sprzedawca miał pełną wiedzę co do braku spełnienia wymogu w sposób jednoznaczny wynikającego z polskiej ustawy i prawa unijnego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 52 (2344) z dnia 2026-06-29

Poradnik pracodawcy w zakresie BHP. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl