Od 1 lutego 2026 r. obowiązują przepisy dotyczące obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten objął, co do zasady, wszystkich podatników. W związku z tym od 1 kwietnia 2026 r. za pośrednictwem KSeF jest wystawianych większość faktur. Przepisy o VAT jednak wskazują przypadki, kiedy faktura może być wystawiana poza KSeF.

Zasady wystawiania faktur

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2) WSTO, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w art. 130a-130d,

3) WDT na rzecz podmiotu innego niż wskazanego w pkt 1,

4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i pkt 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) WDT,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, np. najmu,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przy czym podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wykonawczych. Jednak na żądanie nabywcy jest obowiązany wystawić fakturę, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 (w tym zaliczek),

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i pkt 4, np. sprzedaży na odległość towarów importowanych (w tym zaliczek),

c) WDT,

d) sprzedaży zwolnionej, o której mowa w art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT, czyli np. dokonywanej przez rolnika ryczałtowego

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Wyłączenia ustawowe

Jak wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Z tym że obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce prowadzenia tej działalności w Polsce, o ile to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (tj. procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych),

4) na rzecz konsumenta,

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wykonawczych,

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME).

W tych sytuacjach wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Jednak ustawodawca zaznaczył, że w przypadkach wymienionych powyżej w pkt 1, pkt 2 i pkt 4 podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. Wówczas podatnik e-Fakturę udostępnia w sposób uzgodniony z nabywcą. Ponadto podatnik jest obowiązany do oznaczenia e-Faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Wyłączenia na podstawie przepisów wykonawczych

W rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740) określono przypadki:

• odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz
• w których mimo braku obowiązku można je wystawiać.

Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie ma, w przypadku:

1) świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, wystawianymi przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie,

2) świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego wystawianymi przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie,

3) świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej,

4) świadczenia usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i pkt 37-41 ustawy o VAT, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT,

5) dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeśli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą NIP,

6) dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy, jeżeli podatnik, który upoważnił nabywcę do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą NIP.

Jednak faktury ustrukturyzowane można wystawiać, mimo braku takiego obowiązku, dokumentując czynności wymienione powyżej w pkt 5, w przypadku WDT, w której nabywca wystawiający faktury (samofakturowanie) jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności w państwie UE innym niż Polska za pomocą NIP UE.

Rachunek zamiast faktury

Obecnie niektórzy podatnicy uważają, że w określonych sytuacjach zamiast faktur dopuszczalne jest wystawianie rachunków (poza KSeF) w rozumieniu Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Warto podkreślić, że rachunek i faktura to dwa różne dokumenty. Pomimo że przykładowo podatnicy zwolnieni z VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur, jeśli jednak nabywca zgłosi żądanie udokumentowania sprzedaży, to takim dokumentem może być tylko i wyłącznie faktura, a nie rachunek. Na gruncie VAT pierwszeństwo ma obowiązek sporządzenia faktury.

Gazeta Podatkowa nr 34 (2326) z dnia 2026-04-27

Profilaktyczna ochrona zdrowia pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl