Rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez podatników VAT, a także imienne rachunki w SKOK otwarte na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, są publikowane w Wykazie podatników VAT. Dzięki temu istnieje możliwość sprawdzenia, czy rachunek danego kontrahenta figuruje w tym Wykazie na konkretny dzień. Ma to szczególne znaczenie w kontekście złożenia zawiadomienia ZAW-NR.

Wykaz podatników VAT

Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów (tzw. białą listę):

• w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
• zarejestrowanych jako podatnicy VAT (w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona).

Szczegółowe dane zawarte w elektronicznym Wykazie podatników VAT reguluje art. 96b ust. 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.). Znajdują się tam m.in. numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 Prawa bankowego (Dz. U. z 2026 r. poz. 38 ze zm.), lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:

a) wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz

b) potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski.

Oznacza to, że w Wykazie podatników VAT publikowane są rachunki rozliczeniowe w rozumieniu Prawa bankowego oraz otwarte na potrzeby działalności gospodarczej imienne rachunki w SKOK, zgłoszone w CEIDG-1, NIP-7, NIP-2, NIP-8 przez przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Przedsiębiorca nie ma obowiązku składania w urzędzie skarbowym odrębnego zgłoszenia rachunku wyłącznie na potrzeby ujęcia go w Wykazie podatników VAT.

Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Dostęp do Wykazu możliwy jest także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEIDG oraz systemu teleinformatycznego Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy. W praktyce informacje na temat danego rachunku kontrahenta zawarte w Wykazie podatników VAT można pobrać bezpłatnie:

• korzystając z wyszukiwarki podatników VAT zamieszczonej na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów (podatki-arch.mf.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/) pod nazwą: Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT,
• za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/Index.aspx), w zakładce: Biała lista podatników VAT,
• za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy (biznes.gov.pl/pl/portal/00226).

Uregulowanie należności poza białą listą

Wykaz podatników VAT umożliwia sprawdzenie, czy rachunek znajdował się w nim na wybrany dzień przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym następuje weryfikacja. Ma to szczególne znaczenie w kontekście złożenia zawiadomienia ZAW-NR. Zasadniczo bowiem w przypadku zapłaty za dostawę towarów lub świadczenie usług (udokumentowane fakturą) na rachunek inny niż rachunek dostawcy/usługodawcy (czynnego podatnika VAT) ujęty w wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa KAS (tzw. białej liście), nabywca ponosi negatywne skutki w PIT/CIT w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe dotyczy transakcji pomiędzy przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15.000 zł (lub równowartość tej kwoty). Nabywca może uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, jeżeli złoży zawiadomienie ZAW-NR.

Ponadto złożenie ZAW-NR o przelaniu środków za transakcję o wartości przekraczającej 15.000 zł na rachunek kontrahenta niewidniejący w dniu zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT, chroni przed odpowiedzialnością solidarną z kontrahentem za związane z transakcją zaległości w VAT. Taką odpowiedzialność reguluje art. 117ba § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej. Jak wynika z tych przepisów, podatnik, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku VAT jako podatnik VAT czynny, za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT. Jednocześnie podatnik, który na podstawie umowy zawartej z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku VAT jako podatnik VAT czynny albo z nabywcą towarów lub usługobiorcą, jest zobowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na tę należność, jeżeli dokonał zapłaty tej należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT.

ZAW-NR trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu na rachunek kontrahenta w banku lub w SKOK nieznajdujący się w dniu zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT (a nie od dnia dokonania weryfikacji w Wykazie podatników VAT). Obliguje do tego art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej (patrz ramka).

Zawiadomienie należy przekazać przy pierwszej zapłacie należności na dane konto niewidniejące w Wykazie podatników VAT. W konsekwencji, jeżeli podatnik przeleje środki na to samo konto kontrahenta (zgłoszone już wcześniej jako niefigurujące w Wykazie podatników VAT), to nie musi ponownie składać ZAW-NR. Wyjątek stanowi zmiana danych podatnika, np. adresu siedziby. Według stanowiska Ministerstwa Finansów z dnia 22 kwietnia 2021 r. stanowiącego odpowiedź na pytanie naszego Wydawnictwa, w sytuacji gdy po zgłoszeniu rachunku nastąpiła zmiana tych danych, podatnik dokonując kolejnego przelewu na rachunek spoza Wykazu podatników VAT, powinien ponownie złożyć zawiadomienie ZAW-NR, wskazując w nim aktualne dane.

Gazeta Podatkowa nr 28 (2320) z dnia 2026-04-07

Profilaktyczna ochrona zdrowia pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl