Czy po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub przedmiotowo świadczone usługi najmu mogą dokumentować rachunkiem, czy muszą fakturą? To kwestia, wokół której są wątpliwości, tym bardziej, że pojawiają się różne odpowiedzi organów państwa na ten temat. Poznajmy stanowisko Ministerstwa Finansów.
Do Ministerstwa Finansów (MF) trafia wiele pytań dotyczących wątpliwości, które budzi Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jedną z często podnoszonych kwestii jest dokumentowanie najmu w warunkach obowiązkowego KSeF. Tego dotyczyło pytanie, które wpłynęło ostatnio do MF od przedstawiciela mediów. Przytaczamy je poniżej wraz z odpowiedzią resortu.
Czy można dokumentować sprzedaż rachunkiem?
Zadający pytanie zwraca uwagę, że 29 stycznia 2026 r. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce opublikowało na swojej stronie internetowej skwp.pl odpowiedź Ministra Finansów i Gospodarki w zakresie dokumentowania sprzedaży w warunkach obowiązkowego KSeF. Z treści opublikowanego pisma z 26 stycznia 2026 r., nr PT7.8165.6.2026.46 wynika, że podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT, zarówno o charakterze przedmiotowym, jak i podmiotowym, nie jest uprawniony do dokumentowania sprzedaży rachunkiem w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
W takim przypadku jedynym dopuszczalnym dokumentem sprzedaży pozostaje faktura, która – co do zasady – od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. (z wyłączeniem faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) powinna być wystawiana za pośrednictwem KSeF.
Odmienne stanowisko Dyrektora KIS
Jednak odmienne stanowisko zaprezentował Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 27 października 2025 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MRT. W tym przypadku wnioskodawca (zwolniony podmiotowo z VAT) miał wątpliwości, czy po terminie wejścia w życie obowiązkowego KSeF, będzie nadal uprawniony do wystawiana rachunków, o których mowa w art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, czy też będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokumentujących wykonane usługi naprawy pojazdów. Nabywcami świadczonych usług będą podatnicy posiadający siedzibę na terytorium kraju oraz podatnicy posiadający siedzibę na terenie Unii Europejskiej. W interpretacji tej czytamy:
„(…) KSeF obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane i nie dotyczy innych dokumentów sprzedaży, takich jak rachunki. Podatnicy dokumentujący sprzedaż zwolnioną z VAT mogą w dalszym ciągu wystawiać rachunki w tradycyjnej formie, niezależnie od systemu e-Faktur.
Należy mieć jednak na uwadze, że z wyżej przytoczonych przepisów wynika, że podatnik w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy ma obowiązek wystawienia – na żądanie nabywcy – faktury na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy.
Zaznaczyć również należy, że przepis art. 106ga ust. 2 ustawy określa wprost w jakich przypadkach nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej. Ww. przepis nie wyłącza obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w odniesieniu do wykonywania czynności zwolnionych od podatku VAT.
W konsekwencji, należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, będzie Pan mógł nadal dokumentować świadczone usługi poprzez wystawienie rachunku, o którym mowa w art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej. Należy jednak pamiętać, że jako podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, na żądanie nabywcy będzie Pan zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej dokumentującej wykonane przez siebie usługi (…)”.
Które stanowisko jest prawidłowe?
Dlatego powstaje pytanie: do którego stanowiska trzeba się stosować? Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF (odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r.) podatnicy zwolnieni podmiotowo/przedmiotowo z VAT dostawę towaru/świadczone usługi mogą dokumentować rachunkiem czy też muszą fakturą?
Jednocześnie przedstawiciel mediów prosi, aby resort odniósł się do dokumentowania przez podatników zwolnionych z VAT usług najmu nieruchomości świadczonych na rzecz przedsiębiorców i osób fizycznych. Chodzi o odpowiedzi na pytania:
Czy na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT wyłączenie obowiązku wystawiania na żądanie nabywcy faktur dokumentujących czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy (m.in. usług najmu) odnosi się do wszystkich nabywców (zarówno będącymi przedsiębiorcami, jak i osobami prywatnymi)?
Czy podatnik zwolniony podmiotowo z VAT świadczący usługi najmu nieruchomości na żądanie przedsiębiorcy/lub dobrowolnie musi wystawiać faktury w KSeF?
Na stronie internetowej ksef.podatki.gov.pl w „Pytaniach i odpowiedziach” dotyczących KSeF wyjaśniono, że osoba fizyczna (która nie jest zarejestrowana do VAT), która wynajmuje firmie lokal, co do zasady, musi wystawiać faktury w KSeF.
Jak odpowiedziało ministerstwo?
Ministerstwa Finansów podkreśliło, że jego stanowisko wyrażone w odpowiedzi skierowanej do Stowarzyszenia Księgowych jest aktualne. Podatnik zwolniony nie jest uprawniony do dokumentowania sprzedaży rachunkiem w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Brak obowiązku wystawienia faktury pomimo zgłoszonego żądania, o którym mowa w art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy nie dotyczy świadczenia usług najmu dokonywanych na rzecz innych podatników. Jeżeli więc podatnik zwolniony będzie wystawiał fakturę za najem, w związku ze zgłoszeniem żądania nabywcy lub dobrowolnie, to z uwagi na to, że kontrahentem jest inny podatnik, powinien wystawić ją w KSeF.
Dodatkowo ministerstwo poinformowało, że prawidłowe treści dotyczące rozróżnienia kwestii faktury i rachunku wystawianego na podstawie Ordynacji podatkowej zawiera Podręcznik KSeF 2.0 część II – wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF. Link: https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20
Źródło: eureka.mf.gov.pl
