W związku z wprowadzeniem, zasadniczo od 1 lutego 2026 r., obligatoryjnego fakturowania w systemie KSeF 2.0, zmieniły się zasady rozliczania podatku VAT w przypadku wystawienia (otrzymania) faktur korygujących in minus. Korygowanie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur głównie odbywa się poprzez wystawianie faktur korygujących w formie ustrukturyzowanej w tym systemie.

Korekta in minus u sprzedawcy

Jak wynika z brzmienia art. 29a ust. 13 ustawy o VAT obowiązującego od 1 lutego 2026 r., w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3 (tj. udzielenia po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen, zwrotu towarów i opakowań, zwrotu zaliczek, w przypadku gdy nie doszło do sprzedaży), obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się co do zasady za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Oznacza to, że podatnicy wystawiający ustrukturyzowane faktury korygujące nie są już obowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy zapewnia system KSeF. Zasada ta dotyczy wszystkich faktur wystawionych w KSeF, bez względu na status odbiorcy faktury korygującej.

Natomiast w przypadkach, gdy podatnik wystawi fakturę korygującą in minus inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Jak wynika z powyższego, powróciła wcześniej już obowiązująca zasada, zgodnie z którą podatnik, który wystawił korektę in minus inną niż fakturę ustrukturyzowaną, korekty podstawy opodatkowania oraz VAT należnego dokona za okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Jednak gdy podatnik wystawił fakturę korygującą in minus (art. 29a ust. 13b ustawy o VAT):

1) w postaci faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 (tj. elektronicznej sporządzonej w trybie offline24) lub w art. 106nh ust. 1 (tj. elektronicznej wystawionej w okresie trwania niedostępności KSeF), na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6 (tj. co do zasady, dla nabywcy zagranicznego), i udostępnił ją mu w sposób inny niż przy użyciu KSeF,

2) w postaci faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 (tj. elektronicznej sporządzonej w okresie trwania awarii KSeF), i udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

– obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF.

Zaś w przypadku, gdy podatnik wystawił fakturę korygującą in minus w postaci faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1, i udostępnił ją nabywcy przy użyciu KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z VAT, dokona on w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym prześle fakturę korygującą do KSeF (art. 29a ust. 13c).

Oznacza to więc, że gdy podatnik wprowadzi fakturę korygującą wystawioną poza KSeF do KSeF i zostanie jej przydzielony numer identyfikujący w tym systemie, to może on skorygować VAT należny in minus w okresie rozliczeniowym, w którym ten numer zostanie przydzielony. Jeśli natomiast wcześniej podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę poza KSeF, korekta może nastąpić w okresie rozliczeniowym otrzymania tego potwierdzenia.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie VAT na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę VAT wyższą niż należna.

Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, nie stosuje się w przypadku:

1) eksportu towarów i WNT,

2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską,

3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, poz. 50 i poz. 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,

4) gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej (w tym przypadku obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się nie wcześniej niż za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione te przesłanki).

Zasady wskazanej powyżej w punkcie 4 nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik miał obowiązek przesłania faktury korygującej do KSeF zgodnie z art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 albo art. 106nh ust. 2, z wyłączeniem faktur korygujących wystawianych na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6, udostępnionych temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.

W przypadku zaś importu usług oraz dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT podatnikiem jest ich nabywca, gdy podstawa opodatkowania uległa obniżeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 15a).

Natomiast w przypadku WNT, gdy podstawa opodatkowania uległa obniżeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy opodatkowania (art. 30a ust. 1a).

Korekta in minus u nabywcy

Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nowym brzmieniem art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania (o którym mowa w art. 29a ust. 13-13c) lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze (zgodnie z art. 29a ust. 14) nabywca towaru lub usługi jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty VAT naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Jak wynika z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Natomiast w przypadkach obniżenia podstawy opodatkowania, o których mowa w art. 29a ust. 15a i art. 30a ust. 1a, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym dokonał korekty podstawy opodatkowania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)