Od 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy dotyczące obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF mają podatnicy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200.000.000 zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył, co do zasady, pozostałych przedsiębiorców.

Uwierzytelnienie w KSeF

Korzystanie z KSeF wymaga weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie. Metoda uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej podmiotu. W przypadku osób fizycznych uwierzytelnienie w systemie może nastąpić przy użyciu:

• podpisu zaufanego,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• tokena – metoda dostępna do końca 2026 r.,
• certyfikatu KSeF.

Natomiast podmioty niebędące osobą fizyczną mogą uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena – metoda dostępna do końca 2026 r.,
• certyfikatu KSeF.

Dodatkowo od 14 lutego 2026 r. KSeF został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Dzięki temu użytkownicy KSeF mogą uwierzytelnić się w systemie za pomocą aplikacji mObywatel, mojeID – bankowości elektronicznej, e-dowodu i profilu zaufanego.

W przypadku osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, system KSeF automatycznie przypisze im tzw. uprawnienia właścicielskie. Podatnik (osoba fizyczna) posiadający NIP ma dostęp do KSeF automatycznie. Natomiast podatnicy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki cywilne), posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną, także nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełny zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do identyfikatora podatkowego NIP podatnika). Gdy podatnik-spółka nie posiada możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku wskazania w zawiadomieniu ZAW-FA osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną, zostanie jej przypisany zakres uprawnień do zarządzania uprawnieniami, do wystawiania faktur oraz dostęp do faktur.

Pobranie certyfikatu

Certyfikat jest jedną z metod uwierzytelniania się w KSeF. Certyfikat przyda się szczególnie, jeśli podatnik chce wystawiać i odbierać faktury w KSeF; korzystać z integracji programów księgowych z KSeF. Certyfikat jest także niezbędny w sytuacji, gdy podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane w trybach offline. Aby uzyskać certyfikat KSeF, należy złożyć wniosek. W tym celu trzeba zalogować się w „Aplikacji Podatnika KSeF”.

Aby uwierzytelnić się w tej aplikacji, należy wybrać sposób logowania się, np. profil zaufany.

Następnie trzeba wybrać kontekst logowania. Po wprowadzeniu NIP należy wybrać „Uwierzytelnij”.

Po zalogowaniu się do aplikacji zostanie wyświetlona strona główna wraz z menu widocznym po lewej stronie ekranu. Aby złożyć wniosek o certyfikat KSeF, należy wybrać pozycję „Certyfikaty”, a następnie zakładkę „Wnioskuj o certyfikat”.

Pierwszym krokiem składania wniosku o wydanie certyfikatu jest uzupełnienie formularza. W polu „Nazwa certyfikatu” trzeba podać nazwę, pod którą zostanie zapisany klucz prywatny oraz certyfikat. W polu „Hasło” należy zdefiniować hasło, które zabezpieczy klucz prywatny. Po uzupełnieniu wszystkich danych użycie przycisku „Generuj” spowoduje wygenerowanie pary kluczy: klucza publicznego i klucza prywatnego.

Drugim krokiem w składaniu wniosku o certyfikat jest opcja „Przesłanie wniosku”, w którym trzeba określić „Przeznaczenie certyfikatu” oraz w polu „Certyfikat ważny od” podać datę, od której będzie ważny certyfikat. W części „Przeznaczenie certyfikatu” należy wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji: „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy” lub „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”.

W polu „Certyfikat ważny od” system automatycznie ustawi aktualną datę. Certyfikat będzie ważny 2 lata od podanej daty. Istnieje możliwość wpisania własnej daty, od której certyfikat ma być ważny.

Następnie trzeba kliknąć „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu” i uruchamia się proces wydawania certyfikatu KSeF. System wyświetli ekran realizacji procesu, który może potrwać kilka minut. Istnieje możliwość użycia przycisku „Odśwież” służącego do ponownego załadowania aktualnie otwartej strony i aktualizacji jej zawartości, aby sprawdzić czy certyfikat został już wydany.

Po poprawnym wydaniu certyfikatu system wyświetli informacje o pomyślnym zakończeniu procesu. Z poziomu tego ekranu można zapisać wydany certyfikat na dysku, wybierając przycisk „Pobierz certyfikat” lub przejść do listy certyfikatów wybierając przycisk „Lista certyfikatów”.

Przycisk „Pobierz certyfikat” umożliwia pobranie i zapisanie certyfikatu na dysku urządzenia pod nazwą własną zdefiniowaną w pierwszym kroku formularza. Uzyskanie informacji o wydanych certyfikatach umożliwia „Lista certyfikatów”. Wyświetla się ona jako zakładka pozycji „Certyfikaty” z menu głównego. W danym momencie można posiadać dwa certyfikaty.

Nadanie uprawnień

Po zalogowaniu się do KSeF (podobnie jak wskazano wcześniej) należy wybrać opcję „Uprawnienia”. Z menu głównego „Nadaj uprawnienia” trzeba wybrać „Rodzaj uprawnień” i wybrać opcję, jakie uprawnienia chcemy nadać.

Aby nadać uprawnienie biuru rachunkowemu, należy wybrać opcję „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.

Następnie trzeba wprowadzić dane podmiotu uprawnionego, a także wskazać „Zakres uprawnień”, np. „przeglądanie faktur”, „z prawem do dalszego przekazywania uprawnień”.

Po tym należy kliknąć opcję „Nadaj uprawnienia”.

Wówczas wyświetli się informacja „W realizacji”. Także tutaj można użyć przycisku „Odśwież” i załadować otwartą stronę.

Po nadaniu uprawnień biuro rachunkowe będzie miało je widoczne w zakładce „Moje uprawnienia”.

Pobieranie faktur z KSeF

Po zalogowaniu się do KSeF należy przejść do zakładki „Lista Faktur”, w której podatnik znajdzie wszystkie faktury wystawione dla niego w KSeF.

Podatnik ma możliwość pobrania faktury (np. w formacie pdf), zapisania jej na telefonie lub komputerze, wydrukowania jej. Pobrane i wydrukowane faktury automatycznie są opatrzone kodem oraz numerem KSeF.

Wystawianie e-Faktur w programie DRUKI Gofin

W programie DRUKI Gofin wybiera się zakładkę „Podatek VAT”, następnie „Krajowy System e-Faktur”.

Po tym trzeba wybrać rodzaj faktury, który chcemy wystawić, np. „Faktury KSeF – zasady ogólne”, „Faktura KSeF – 3, 5, 10, 30 pozycji”.

Po otwarciu faktury w programie DRUKI Gofin należy wybrać „Rodzaj faktury”, np. „faktura podstawowa”. Następnie trzeba uzupełnić dane faktury. Pola obowiązkowe do wypełnienia podświetlą się kolorem czerwonym.

Ponadto istnieje możliwość sprawdzenia czy faktura została wystawiona prawidłowo i czy można ją wysłać do KSeF. W celu sprawdzenia poprawności sporządzonego dokumentu w formacie XML, trzeba kliknąć przycisk „Weryfikuj dokument”. Jeśli weryfikacja dokumentu w formacie XML jest prawidłowa, należy rozpocząć proces wysyłki faktury do KSeF.

Należy w tym celu kliknąć „Wyślij fakturę do KSeF”, wówczas otworzy się okno, gdzie widoczne są wszystkie faktury wysłane z programu DRUKI Gofin.

Fakturę przesłaną do KSeF można podejrzeć w zakładce „Podgląd dokumentów”. Można także wygenerować podgląd dokumentu w formacie XML.

Po zaznaczeniu odpowiedniego druku, który będzie podświetlony na niebiesko, trzeba kliknąć przycisk „Przygotuj dokument do wysyłki”. Uruchomi się wówczas „Moduł wysyłki faktury do systemu KSeF”. Na tym etapie także można podejrzeć lub pobrać wygenerowany dokument w formacie XML. Następnie należy uwierzytelnić się w systemie KSeF. Po zakończeniu wszystkich operacji będzie można pobrać UPO.

Gazeta Podatkowa nr 16 (2308) z dnia 2026-02-23

Co trzeba wiedzieć o e-doręczeniach w spółkach? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl