Cyfryzacja polskiej gospodarki nabiera tempa, a centralnym punktem tych zmian jest Krajowy System e-Faktur. Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Polsce musi przygotować się na nadchodzące zmiany w obiegu dokumentów. Wybór odpowiedniego narzędzia do obsługi procesów sprzedaży staje się kluczową decyzją, która wpłynie na efektywność rozliczeń i współpracę z biurem rachunkowym.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma rządowa służąca do wystawiania, odbierania oraz przechowywania dokumentów w formie ustrukturyzowanej. W praktyce oznacza to, że każda e-faktura przestaje być zwykłym plikiem PDF przesyłanym e-mailem, a staje się ustandaryzowanym dokumentem w formacie XML, który musi zostać przetworzony przez centralny system rządowy. Główne założenie tego rozwiązania to pełna automatyzacja raportowania transakcji B2B do organów skarbowych, co ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i uproszczenie kontroli.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Terminy wejścia w życie nowych przepisów zostały ściśle określone w harmonogramie Ministerstwa Finansów. Chociaż pierwotne daty uległy przesunięciu, obecnie wiadomo, że wdrożenie systemu KSeF odbędzie się etapowo w 2026 roku:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w poprzednim roku podatkowym.
• 1 kwietnia 2026 r. – system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT, z wyjątkiem najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty, do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie. Będą oni objęci obowiązkiem KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Dla wielu firm, zwłaszcza z sektora JDG, okres ten jest kluczowy dla przetestowanie nowych narzędzi i dostosowanie wewnętrznych procesów do wymogów, jakie stawia obowiązkowe fakturowanie w KSeF.

Dla kogo obowiązkowy KSeF?

Nowe przepisy dotyczące e-faktury ustrukturyzowanej dotyczą przede wszystkim przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Obowiązek ten dotyczy transakcji realizowanych w relacjach biznesowych (B2B). Oznacza to, że każda firma – niezależnie od skali działania, od mikroprzedsiębiorstwa po wielkie korporacje – będzie musiała zintegrować swoje procesy z platformą rządową.

Warto zaznaczyć, że system nie obejmuje obecnie faktur wystawianych dla konsumentów (B2C) oraz dokumentów wystawianych przez podmioty nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Niemniej jednak, dla większości podmiotów, wystawianie faktur i odbieranie faktur kosztowych w nowym formacie stanie się nieuchronną codziennością.

Jaki program do fakturowania z KSeF?

W obliczu nowych regulacji przedsiębiorcy stają przed wyborem: korzystać z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, czy postawić na nowoczesną aplikację do księgowości i fakturowania online. Choć darmowa Aplikacja Podatnika KSeF wydaje się kuszącym rozwiązaniem pod kątem kosztów, przy głębszej analizie może okazać się mało efektywna dla aktywnej firmy.

Dlaczego warto wybrać Comarch Betterfly zamiast rządowej aplikacji?

Rządowa Aplikacja Podatnika jest narzędziem podstawowym, wymagającym ręcznego wprowadzania danych przy każdym dokumencie. Nie oferuje ona zaawansowanych funkcji, które zapewnia nowoczesna księgowość online. W tym miejscu pojawia się rozwiązanie takie jak Comarch Betterfly, które oferuje znacznie szerszy zakres wsparcia:

1. Automatyzacja procesów: Comarch Betterfly pozwala na seryjne wystawianie faktur i ich błyskawiczną wysyłkę do KSeF przez API. W darmowej aplikacji każda operacja musi być zatwierdzana manualnie, co przy dużej liczbie dokumentów paraliżuje pracę działu sprzedaży.
2. Eliminacja błędów: System Comarch automatycznie waliduje dokumenty przed ich wysłaniem do bazy rządowej. Rządowa aplikacja jedynie przyjmuje lub odrzuca plik – jeśli w dokumencie pojawi się błąd struktury, przedsiębiorca musi sam go zdiagnozować i poprawić, co bywa procesem czasochłonnym.
3. Integracja z biurem rachunkowym: Jedną z największych przewag systemów Comarch jest płynna wymiana danych. Każde biuro rachunkowe korzystające z narzędzi Comarch może automatycznie pobierać faktury klienta, co eliminuje konieczność ręcznego przesyłania plików i minimalizuje ryzyko pomyłek przy księgowaniu.
4. Zarządzanie dokumentacją zakupową: Comarch Betterfly ułatwia odbieranie faktur od dostawców. Zamiast logować się do portalu ministerialnego w celu pobrania każdego pliku XML osobno, użytkownik otrzymuje czytelny podgląd wszystkich e-faktur zakupowych bezpośrednio w swoim programie.
5. Ciągłość pracy w trybie offline: W przypadku awarii systemu rządowego, profesjonalne oprogramowanie pod KSeF pozwala na buforowanie faktur i ich automatyczną wysyłkę natychmiast po przywróceniu łączności, co zapobiega przestojom w sprzedaży.

Jak wystawić fakturę w KSeF w Comarch Betterfly?

Proces fakturowania w systemie Comarch Betterfly został zaprojektowany tak, aby był maksymalnie intuicyjny przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich wymogów technicznych.

Krok 1: Logowanie i uwierzytelnianie: Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do systemu online. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga jednorazowego uwierzytelnienia (np. za pomocą podpisu kwalifikowanego lub tokena), co pozwala na bezpieczne przesyłanie dokumentów w imieniu firmy.

Krok 2: Uzupełnienie danych transakcji: Użytkownik wprowadza dane kontrahenta, wybiera pozycje towarowe i określa warunki płatności. Fakturowanie w Comarch Betterfly odbywa się w czytelnym interfejsie graficznym – system w tle automatycznie konwertuje te informacje na wymagany format XML.

Krok 3: Walidacja i wysyłka do KSeF: Po zatwierdzeniu, program sprawdza, czy e-faktura jest kompletna i zgodna z aktualnym schematem FA(3). Następnie dokument jest wysyłany do centralnej platformy. Dzięki automatyzacji użytkownik nie musi ręcznie ładować plików – wszystko dzieje się za pomocą jednego kliknięcia.

Krok 4: Otrzymanie numeru referencyjnego i UPO Gdy Krajowy System e-Faktur przyjmie dokument, nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny. Comarch Betterfly automatycznie pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest jedynym prawnym dowodem na to, że faktura została poprawnie wystawiona i wprowadzona do obrotu.

Krok 5: Archiwizacja i udostępnienie księgowości Dokument trafia do cyfrowego archiwum. W tym samym momencie wybrane biuro rachunkowe zyskuje dostęp do faktury, co pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie prac nad rozliczeniem okresu.

Nadchodzące obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to wyzwanie logistyczne, przed którym staje każdy przedsiębiorca i każda JDG. Wybór odpowiedniego narzędzia, pozwala przekuć ten obowiązek w realną korzyść dla firmy. Dzięki funkcjom, jakie oferuje Oprogramowanie Comarch pod KSeF, fakturowanie staje się szybsze, bezpieczniejsze i w pełni zintegrowane z procesami, jakie realizuje profesjonalna księgowość. Zamiast tracić czas na manualną obsługę rządowej aplikacji, warto postawić na sprawdzone rozwiązanie, które wspiera rozwój biznesu w cyfrowej rzeczywistości.

Więcej na temat wystawiania faktur w KSeF znajdziesz tutaj: https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/ksef-jak-wystawic-fakture

Materiał partnera