Odpowiedzialność osobista

Konsekwencje utraty, kradzieży i kserowania dowodu osobistego

Gazeta Podatkowa

Dowód osobisty jest podstawowym dokumentem potwierdzającym tożsamość. Zbyt łatwo przekazujemy nasze dowodowy osobiste do skanowania i kserowania różnym instytucjom, w tym prywatnym. Zdarza się, że dowód osobisty zostawiamy w zastaw za wypożyczenie sprzętu sportowego, w kręgielniach czy klubach fitness. W takich sytuacjach wystarczający jest wgląd w dokumenty i spisanie koniecznych informacji. Dowody osobiste są też nagminnie kserowane przez banki i firmy telekomunikacyjne.

Utrata dowodu i jej konsekwencje

Utrata dowodu osobistego, a tym samym pozyskanie przez osoby nieuprawnione naszego numeru PESEL, może mieć dla nas określone negatywne konsekwencje. Niezależnie od tego, czy dokument został skradziony, zgubiony czy pozwoliliśmy go skopiować, pojawia się niebezpieczeństwo wykorzystania naszych danych. Potencjalne skutki utraty dowodu osobistego to:

  • zaciągnięcie pożyczki w instytucjach parabankowych,
  • uzyskanie dostępu do świadczeń opieki zdrowotnej,
  • korzystanie z praw obywatelskich,
  • wyrobienie fałszywych dokumentów.

Źródło: shutterstock

Utratę dowodu osobistego należy zgłosić jak najszybciej w dowolnym urzędzie gminy albo przez internet. Jeżeli dowód osobisty został ukradziony, należy dokonać zgłoszenia tego faktu policji. W takim przypadku nie ma już potrzeby zgłaszać utraty dokumentu w urzędzie gminy. Dowód zostanie unieważniony z dniem zgłoszenia policji. Zgłoszenie utraty albo uszkodzenia dowodu osobistego przez internet wymaga posiadania profilu zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego albo e-dowodu. Pozwalają one potwierdzić tożsamość zgłaszającego. Jeśli dana osoba utraciła dowód osobisty poza granicami naszego kraju, należy dokonać takiego zgłoszenia w konsulacie.

Można unieważnić każdy dowód - zarówno e-dowód, jak i dowód wydany przed 4 marca 2019 r. W przypadku gdy mamy nadzieję, że dowód jeszcze się odnajdzie, można go czasowo zawiesić i wycofać jego zawieszenie, kiedy się odnajdzie. Przy czym z tej możliwości można skorzystać wyłącznie, jeśli zaginiony dowód jest e-dowodem wydanym po 4 marca 2019 r.

Zatrzymanie cudzego dowodu

W żadnym przypadku nie należy godzić się na pozostawienie swojego dowodu osobistego w zastaw, np. zamiast wpłaty kaucji za wypożyczenie sprzętu. W takiej sytuacji tracimy kontrolę nad naszym podstawowym dokumentem tożsamości. Co więcej należy zwrócić uwagę osobie, która od nas żąda pozostawienia dokumentu, iż takie zachowanie jest karalne. Jak wynika bowiem z art. 79 ustawy o dowodach osobistych (Dz. U. z 2022 r. poz. 671), kto zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty, podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny. Zatrzymania dokumentu lub wykonania ksero dowodu nie można tłumaczyć także celem, jakim jest ewentualne dochodzenie roszczeń np. za zniszczony, skradziony sprzęt z wypożyczalni. Do realizacji takiego celu wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer dokumentu tożsamości bądź PESEL. Wystarczy je po prostu spisać z okazanego dokumentu. Należy przy tym pamiętać, że gdy ustanie cel uzasadniający przetwarzanie tych danych, administrator powinien je usunąć - np. zwrócić formularz, na którym spisał takie dane, ich posiadaczowi lub go zniszczyć.

Dowód osobisty w miejscu pracy

Przy podpisywaniu umowy pracodawca może zażądać okazania dowodu osobistego, a pracownik nie może mu tego odmówić. Pracodawca nie powinien natomiast przechowywać kopii dowodu osobistego swoich pracowników, bowiem takie przetwarzanie będzie prowadziło do gromadzenia nadmiernych danych, poza tymi, do których przetwarzania pracodawca jest uprawniony na mocy przepisów prawa pracy.

Kserowanie dokumentów w firmach telekomunikacyjnych...

Firmy telekomunikacyjne przy zawieraniu umów o świadczenie usług nagminnie kserują dowody osobiste swoich klientów. W kwestii tej wielokrotnie wypowiadał się Urząd Ochrony Danych Osobowych, który zwraca uwagę, że z punktu widzenia zasad przetwarzania danych osobowych przy sporządzaniu kopii dokumentów tożsamości podmioty ją wykonujące powinny wziąć pod uwagę przepisy prawa, na podstawie których działają. Muszą też pamiętać o zasadach wynikających z RODO, m.in. o zasadzie minimalizacji danych. W bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty. I w każdym przypadku, gdy np. przedsiębiorca sporządza kopię dokumentu tożsamości, Urząd Ochrony Danych Osobowych może badać, czy faktycznie jest uprawniony do przetwarzania aż takiego zakresu zawartych tam danych. Organ nadzorczy będzie zatem weryfikował, czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do tego co niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane - czy nie narusza zasady minimalizacji.

W ocenie UODO podmioty, które często chcą wykonywać kserokopie naszych dokumentów nie mogą tego uzasadniać takim celem, jakim jest np. zawarcie umowy. Przykładowo firma telekomunikacyjna ma w Prawie telekomunikacyjnym wskazany obowiązek przetwarzania danych na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Musi zatem pamiętać, że może przetwarzać tylko te dane, które są uzasadnione określonym celem przetwarzania. Tymczasem w nowych dowodach osobistych widnieją dane, które są zbędne dla potrzeb zawarcia umowy, jak np. nasz wizerunek, płeć, obywatelstwo. Ponadto w starszych dokumentach dodatkowo był podany wzrost i kolor oczu, a informacje te nie są potrzebne przedsiębiorcy.

...i przez banki

Kopie dokumentów często są wykonywane przez banki. W ocenie Prezesa UODO taka praktyka jest dopuszczalna tylko w określonych sytuacjach. Nie powinna być stosowana np. w przypadku zakładania konta, sprawdzania zdolności kredytowej czy zawierania umowy kredytowej. Banki powołują się przy tym na art. 112b Prawa bankowego (Dz. U. z 2021 r. poz. 2439 ze zm.). Jednak przepis ten uprawnia je do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości. Nic nie stanowi o sporządzaniu kopii tych dokumentów.

Warto jednak wiedzieć, że na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy... (art. 34 ust. 4 - Dz. U. z 2022 r. poz. 593 ze zm.) część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Wśród podmiotów, które na podstawie tej ustawy są uprawnione do kopiowania dokumentów tożsamości, są m.in.: banki, firmy ubezpieczeniowe, kantory czy notariusze. Może tak być, gdy miały one podejrzenie co do legalności wykonywanych transakcji czy operacji finansowych. W przypadku okazjonalnego transferu pieniędzy wystarczająca może być już kwota o równowartości 1 tys. euro.

Można wnioskować o usunięcie danych

Jeśli w przeszłości osoba, której dane dotyczą, zgodziła się na skopiowanie dowodu, zawsze ma prawo zwrócić się do administratora z wnioskiem o usunięcie takich danych. W takim bowiem przypadku można skorzystać z uprawnień określonych w art. 17 RODO. Należy przy tym powołać się na to, że dane te zostały zebrane z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres. Gdy żądanie to nie zostanie spełnione, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO, w której należy też wskazać oczekiwania wobec organu ds. ochrony danych osobowych (np. wydanie decyzji nakazującej usunięcie danych).


autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 76 (1951) z dnia 2022-09-22

Podatek dochodowy w orzecznictwie sądowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Inne podatki