Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2021
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2021

Zapisy korygujące w księdze podatkowej

Gazeta Podatkowa

Zdarza się, że trzeba skorygować zapisy w księdze podatkowej. Może wiązać się to z korektą kosztów uzyskania przychodów lub przychodów. Sposób ujęcia w księdze zapisów korygujących zależy m.in. od tego, czy dotyczą one oczywistych pomyłek, czy są skutkiem np. rabatu albo wiążą się ze zmianą przeznaczenia towarów.

Sposób korekty

Błędne zapisy w księdze podatkowej koryguje się według wytycznych określonych w § 11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Ich korektę można przeprowadzić:

1) skreślając dotychczasową treść i wpisując nową, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisując poprawkę i umieszczając datę jej dokonania,

2) wprowadzając do księgi niewpisane dowody lub dowody zawierające korekty błędnych zapisów - zapisy zmniejszające koszty lub przychody mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Zapisów korygujących w papierowej księdze podatkowej dokonuje się, stosując wybraną z powyższych metod. Natomiast w księdze prowadzonej elektronicznie błędy mogą być poprawiane tylko poprzez zastosowanie drugiego wymienionego sposobu.

Faktury korygujące

Jeśli faktura korygująca została wystawiona ze względu na to, że na fakturze pierwotnej koszt (przychód) został wykazany w nieprawidłowej kwocie, co spowodowane było np. pomyłką rachunkową w obliczeniach albo wskazaniem błędnej ceny, to koszt (przychód) trzeba skorygować wstecz, czyli w miesiącu nieprawidłowego ujęcia w księdze kosztu (przychodu). Tak wynika z art. 22 ust. 7c-7d oraz art. 14 ust. 1m-1n ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). W księdze taka faktura korygująca jest ujmowana zasadniczo w tej samej kolumnie, w której uprzednio ujęto nieprawidłową wartość na podstawie faktury pierwotnej, w zależności od rodzaju korekty - ze znakiem plus albo minus. Gdy dany miesiąc został już zamknięty, rozliczony i dokonano kolejnych wpisów do księgi, można fakturę korygującą dopisać jako ostatnią pozycję w miesiącu ujęcia faktury pierwotnej pod numerem ostatniego wpisu z tego miesiąca, przykładowo z jej dodatkowym oznaczeniem literą "a". Wtedy nie wystąpi konieczność zmiany numeracji pozycji w księdze i oznaczeń na dowodach księgowych w kolejnych miesiącach (przykład). Trzeba jednak ponownie podsumować zapisy w księdze za skorygowany miesiąc oraz ewentualnie za następne pozamykane miesiące tego roku podatkowego, gdy zapisy kolejnych miesięcy są sumowane narastająco od początku roku.

Źródło: shutterstock

Natomiast bieżąco rozlicza się fakturę korygującą, gdy przyczyną jej wystawienia nie jest błąd rachunkowy czy oczywista omyłka, a dokumentuje ona np. udzielony przez sprzedawcę rabat lub zwrócenie towaru przez nabywcę. W przypadku korekty kosztów faktura korygująca ujmowana jest w księdze w miesiącu jej otrzymania. Jeśli dotyczy ona przychodów, do księgi wpisuje się ją w miesiącu jej wystawienia.

Może zdarzyć się, że łączna wartość kosztów (przychodów) miesiąca jest niższa od wartości korekty zmniejszającej koszty (przychody). Wtedy fakturę korygującą koszty ujmuje się w miesiącu jej otrzymania w kolumnie, w której ujęto fakturę pierwotną, ze znakiem minus do wysokości ogółu kosztów poniesionych w tym miesiącu, a nadwyżkę kwoty korekty nad kosztami tego miesiąca wpisuje się w tym samym wierszu w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" ze znakiem plus. W przypadku faktury korygującej przychody trzeba w miesiącu jej wystawienia w kolumnie, w której ujęto fakturę pierwotną, wpisać kwotę korekty ze znakiem minus do wysokości ogółu przychodów osiągniętych w tym miesiącu, a nadwyżkę kwoty korekty nad przychodami tego miesiąca ująć w tym samym wierszu w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" ze znakiem plus.

Przykład

Podatnik zakupił towary, co zostało udokumentowane fakturą wystawioną w dniu 25 stycznia 2022 r. na kwotę netto 12.800 zł. Wpisano ją do księgi w pozycji nr 87, pod datą 25 stycznia 2022 r., w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".

W marcu br. okazało się, że sprzedawca przez pomyłkę zawyżył wartość netto towarów. W związku z tym przedsiębiorca otrzymał w dniu 28 marca 2022 r. fakturę korygującą na kwotę netto (-) 1.200 zł, którą wystawiono 25 marca 2022 r. Podatnik ujął ją w księdze za styczeń 2022 r., pod pozycją 123a (ostatnia pozycja w księdze w styczniu br. miała nr 123) wpisując (-) 1.200 zł w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". W tej samej pozycji w kolumnie 17 "Uwagi" odnotowano, że zapis dotyczy pozycji nr 87. Następnie przedsiębiorca ponownie podsumował zapisy za styczeń 2022 r. oraz za okres od stycznia do lutego 2022 r.

Przekwalifikowanie towarów

Zapisów korygujących w księdze trzeba dokonać także, gdy na podstawie decyzji podatnika zakupione towary zostaną wycofane ze sprzedaży i np. przekwalifikowane na środki trwałe lub wyposażenie, przeznaczone na inne cele, m.in. na potrzeby firmy lub reklamę albo przekazane w darowiźnie.

Dokonując zmiany przeznaczenia towarów, trzeba sporządzić wewnętrzny dowód księgowy spełniający wymogi określone w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Powinien on zawierać m.in.: datę przekazania towarów, ich wykaz oraz ilość i wartość, opis zdarzenia gospodarczego, podpis osoby sporządzającej dowód.

Jeśli towar zostanie przekwalifikowany na środek trwały lub wyposażenie, to korekty zmniejszającej koszty zakupu towaru dokonuje się poprzez ujęcie wartości tego towaru ze znakiem minus lub na czerwono w kolumnie 10 księgi "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Jeżeli ten składnik majątku został zaliczony do wyposażenia, koszt jego zakupu wpisuje się w kolumnie 13, a gdy zakwalifikowano go do środków trwałych, wykazaniu w kolumnie 13 będą podlegały odpisy amortyzacyjne. Nowo powstały środek trwały trzeba ująć w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Z kolei jeśli towary przekazano na potrzeby własnej firmy, wydatki na ich zakup, w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o pdof, nadal pozostają kosztami uzyskania przychodów, zmianie ulega tylko ich kwalifikacja jako rodzaju kosztów. Wówczas wartość netto towarów przeznaczonych na potrzeby firmy należy wyksięgować z kolumny 10 księgi (ze znakiem minus bądź na czerwono) i tę samą kwotę wpisać w kolumnie 13 księgi. Informację o tym zdarzeniu można odnotować w kolumnie 17 księgi "Uwagi".

Zdarza się, że towary przekazywane są na cele reklamy. Mogą one wtedy stanowić koszty uzyskania przychodów. Wyksięgowuje się ich wartość z kolumny 10 i ujmuje w kolumnie 13 księgi (informację o tym można zamieścić w kolumnie 17). Gdy w związku z przekazaniem towarów handlowych na potrzeby reklamy wystąpi obowiązek wykazania VAT należnego, jego kwota może być zaliczona do kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b ustawy o pdof) - ujmuje się ją w księdze, na podstawie dowodu wewnętrznego, w kolumnie 13.

Jeżeli towary przeznaczone do odsprzedaży zostaną przekazane w postaci darowizny, to konieczne będzie, co do zasady, skorygowanie kosztów uzyskania przychodów o wartość tych towarów (por. art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof). Przy czym w niektórych przypadkach istnieje możliwość zakwalifikowania wartości darowizny do kosztów podatkowych. Jeśli wartości darowanych towarów nie można zaliczyć do kosztów podatkowych, trzeba ją wyksięgować (ze znakiem minus lub na czerwono) z kolumny 10 księgi pod datą dokonania darowizny. Gdy podatnik dokonuje darowizny, którą będzie miał prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów, to wartość darowanych towarów również wyksięguje z kolumny 10, a następnie wpisze do kolumny 13.

Warto zaznaczyć, że przekwalifikowanie towaru może również dotyczyć kosztów związanych z jego zakupem ujętych w kolumnie 11 "Koszty uboczne zakupu", które trzeba wyksięgować z tej kolumny i wpisać do kolumny 13, a w przypadku przekwalifikowania towarów do środków trwałych odnieść na zwiększenie ich wartości początkowej.


autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 28 (1903) z dnia 2022-04-07

Wydatki na samochody osobowe - objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Księgowość