Przykładowe zapisy w polityce rachunkowości (cz. I)

Gazeta Podatkowa

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe, na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, są zobowiązane do opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Tworzy się ją biorąc pod uwagę specyfikę danej jednostki, m.in. jej wielkość oraz rodzaj i charakter prowadzonej działalności.

Ustalenie polityki rachunkowości

Zasady (polityka) rachunkowości to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą o rachunkowości, w tym także określone w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Tak określa art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości.


Źródło: shutterstock.com

Opisaniu w polityce rachunkowości nie podlegają regulacje wprost wynikające z ustawy o rachunkowości. Ujmuje się w niej stosowane rozwiązania w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości daje prawo wyboru lub w jakim dopuszcza uproszczenia. Trzeba zaznaczyć, że jednostki mogą stosować w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, przewidziane ustawą o rachunkowości uproszczenia, o ile nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą dobrowolnie stosować Krajowe Standardy Rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Dla pracowników księgowości obowiązujące zasady rachunkowości są podstawą do stosowania specyficznych rozwiązań ewidencyjnych w jednostce.

Przyjęte zasady rachunkowości powinny być stosowane w sposób ciągły. Oznacza to, że w kolejnych latach obrotowych dokonuje się jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Stanowi o tym art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Tak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Szczegółowe regulacje z tym związane określono w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 2). Można więc dokonać zmian polityki rachunkowości w każdym momencie roku, ale będą one skutkować z pierwszym dniem roku obrotowego (bieżącego lub następnego). Wprowadzając zmiany w stosowanych dotychczas zasadach rachunkowości, można w decyzji (w formie uchwały lub zarządzenie) zawrzeć informację o wprowadzanej zmianie, podając tekst konkretnego punktu lub paragrafu oraz zakres wprowadzonych modyfikacji. Można także zaktualizować cały tekst polityki rachunkowości.

Forma

Politykę rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zatem np. w spółkach kapitałowych może ona zostać wprowadzona uchwałą zarządu, a w przedsiębiorstwie osoby fizycznej zarządzeniem właściciela. Część stosowanych w ramach polityki rachunkowości reguł może mieć formę załączników będących integralnym elementem decyzji wprowadzającej zasady rachunkowości. Dotyczy to m.in. planu kont, sposobu wyceny aktywów i pasywów, metody ustalania wyniku finansowego, instrukcji obiegu dokumentów czy instrukcji inwentaryzacyjnej.

Przyjętą dokumentację określającą zasady rachunkowości należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przechowuje się ją przez co najmniej 5 lat od daty upływu jej ważności.

Zakres polityki rachunkowości

W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości trzeba zawrzeć przede wszystkim informacje o stosowanych rozwiązaniach w zakresie wskazanym w art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dotyczą one w szczególności:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Z kolei według KSR nr 7 przyjęte zasady (polityka) rachunkowości, czyli wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą oraz określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych, powinny określać m.in.:

1) zasady klasyfikacji i grupowania zdarzeń gospodarczych do odpowiednich pozycji sprawozdania finansowego zgodnie z ich charakterem, jako składników aktywów i pasywów, przychodów i zysków lub kosztów i strat, bądź przepływów pieniężnych; metody wyceny aktywów i pasywów na moment początkowego ujęcia w księgach rachunkowych i na dzień bilansowy; metody ustalania wyniku finansowego; sposób prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym,

2) techniczno-organizacyjny sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i ich ochrony.

Wskazanie roku obrotowego

Do polityki rachunkowości trzeba wprowadzić informację o roku obrotowym przyjętym przez jednostkę. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

W zasadach rachunkowości wskazuje się również krótsze okresy sprawozdawcze składające się na rok obrotowy. Okresem sprawozdawczym, według art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości, jest okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych. Zatem krótszymi okresami sprawozdawczymi składającymi się na rok obrotowy może być np. miesiąc, kwartał lub półrocze.

Sprawozdanie finansowe

W polityce rachunkowości trzeba zamieścić informację, według którego załącznika do ustawy o rachunkowości jednostka sporządza poszczególne elementy sprawozdania finansowego. Podstawową wersję sprawozdania finansowego określa załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie według tego załącznika sporządzają jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji. Natomiast sprawozdania uproszczone dotyczą:

1) jednostek mikro - załącznik nr 4,

2) jednostek małych - załącznik nr 5,

3) organizacji pozarządowych, w tym fundacji i stowarzyszeń - załącznik nr 6.

Dany podmiot może przygotować uproszczone sprawozdanie finansowe według załącznika nr 4 lub nr 5, jeśli spełnia odpowiednie warunki określone w ustawie o rachunkowości, a jego organ zatwierdzający podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń. Można przyjąć wszystkie dopuszczone ustawą uproszczenia w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych według danego załącznika albo tylko niektóre z nich. Decyduje o tym organ zatwierdzający, który w decyzji o stosowaniu uproszczeń podaje zakres, w jakim będą one stosowane. Przykładowo może on zdecydować, że podmiot posiadający status jednostki małej będzie sporządzał bilans oraz informację dodatkową według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości, a rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym w zakresie określonym w załączniku nr 1.

Jednostka powinna wskazać, jaki wariant rachunku zysków i strat sporządza, a jeżeli przygotowuje także rachunek przepływów pieniężnych, trzeba w zasadach rachunkowości wskazać, czy sporządza go metodą pośrednią, czy bezpośrednią.

Plan kont

Jednym z elementów polityki rachunkowości jednostki jest plan kont. Ustala on wykaz kont księgi głównej, czyli kont syntetycznych, przyjęte reguły klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, tj. kont analitycznych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zazwyczaj jednostki korzystają ze wzorcowych planów kont dostępnych na rynku wydawniczym, które dostosowują do swojej specyfiki. Jak bowiem wynika z art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustaleniem zakładowych planów kont mogą być stosowane wzorcowe plany kont. W ramach uproszczeń można zrezygnować z wykorzystywania niektórych kont lub uprościć dokonywane na nich zapisy.

Rachunek kosztów

Jeśli jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów działalności operacyjnej, ewidencjonuje je na kontach zespołu 4, czyli według rodzajów, i jednocześnie na kontach zespołu 5, tj. według funkcji. Gdy stosuje uproszczoną ewidencję, ujmuje je wyłącznie na kontach zespołu 4 lub tylko zespołu 5. Przyjmując niepełny rachunek kosztów, trzeba wziąć pod uwagę, czy jednostka będzie w stanie uzyskać wszystkie niezbędne jej dane do m.in. skalkulowania kosztu wytworzenia produktów lub świadczonych usług, ustalenia wyniku na poszczególnych rodzajach działalności. Stosując uproszczony rachunek kosztów, jednostki ewidencjonujące koszty działalności operacyjnej jedynie na kontach zespołu 4 sporządzają rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym, a podmioty stosujące tylko zespół 5 - w wariancie kalkulacyjnym.

Przykładowe zapisy zawarte w polityce rachunkowości

Uchwała Sp. z o.o. ZYGZAK z dnia 8 stycznia 2021 r.
w sprawie zasad (polityki) rachunkowości (fragment)

  1. Rokiem obrotowym ZYGZAK Sp. z o.o. jest rok kalendarzowy.
  2. Na rok obrotowy składają się okresy sprawozdawcze. Za okres sprawozdawczy przyjmuje się jeden miesiąc.
  3. Księgi rachunkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe "Buchalter" Sp. z o.o. i znajdują się pod adresem: ul. Walczaka 10, 25-004 Kielce.
  4. Bilans oraz informację dodatkową sporządza się w zakresie wskazanym w załączniku nr 5 do ustawy o rachunkowości
  5. Rachunek zysków i strat sporządza się w wariancie porównawczym ze szczegółowością określoną w załączniku nr 5 do ustawy o rachunkowości.
  6. Ustala się trzycyfrowy symbol kont syntetycznych (wykaz kont syntetycznych stanowi załącznik nr 1 do uchwały). Wykaz kont syntetycznych aktualizuje się co najmniej raz na zakończenie roku obrotowego.
  7. Konta ksiąg pomocniczych, zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów księgi głównej, prowadzone są w miarę potrzeb.
  8. Spółka prowadzi księgi rachunkowe w technice komputerowej, korzystając z oprogramowania opisanego w załączniku nr 2 do niniejszej uchwały.
  9. Ewidencję i rozliczanie kosztów prowadzi się według rodzajów - na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji - na kontach zespołu 5. Przeniesienie kosztów za pośrednictwem konta 490, na odpowiednie stanowiska kosztów w zespole 5 następuje równolegle do zapisów na kontach zespołu 4.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217)


autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 31 (1802) z dnia 2021-04-19

Prawa i obowiązki podatnika w postępowaniu podatkowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl