Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania zdają egzamin jako rozwiązanie ograniczające koszty firm i upraszczające prowadzenie biznesu. Kiedy zostanie rozszerzona możliwość ich stosowania? – takie pytanie pada w interpelacji poselskiej do Ministerstwa Finansów. Resort odpowiada i przedstawia swoje plany w tym zakresie. Najważniejsze jest dla niego wdrożenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej. Na jaki termin jest planowane?
Ministerstwo Finansów otrzymało w ostatnim czasie interpelację dotyczącą rozszerzenia możliwości stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Poseł Michał Połuboczek zwraca w niej uwagę, że kasy rejestrujące mające postać oprogramowania, określane powszechnie jako kasy wirtualne, są rozwiązaniem, które pozwala ograniczyć koszty ponoszone przez przedsiębiorców, uprościć prowadzenie działalności gospodarczej oraz zwiększać poziom cyfryzacji polskiej gospodarki.
Kiedy rozszerzenie możliwości stosowania?
Dodaje, że pomimo tych atutów możliwość stosowania tego rozwiązania pozostaje ograniczona do określonych grup podatników. Ministerstwo Finansów w przeszłości wielokrotnie deklarowało możliwość rozszerzania katalogu branż uprawnionych do korzystania z kas wirtualnych, jednak dotychczas przedsiębiorcom nie przedstawiono czytelnego harmonogramu zmian.
Jak stwierdził poseł, „taki stan rzeczy budzi wątpliwości” – jeżeli dotychczasowe funkcjonowanie kas wirtualnych potwierdziło bezpieczeństwo tego rozwiązania z punktu widzenia interesów fiskalnych państwa, trudno znaleźć uzasadnienie dla przewlekłego utrzymywania ograniczeń w dostępie do technologii, która może zmniejszać koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Jego zdaniem przedsiębiorcy powinni również mieć możliwość odpowiednio wczesnego poznania kierunku zmian regulacyjnych, tak aby mogli podejmować racjonalne decyzje dotyczące wykorzystywanych systemów sprzedażowych i ponoszonych nakładów inwestycyjnych. Wielokrotne deklarowanie dalszego rozszerzania systemu bez wskazania konkretnych terminów nie zapewnia takiej przewidywalności.
Poseł pyta ministra, czy jego resort zamierza rozszerzyć katalog podatników uprawnionych do stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania? A jeżeli tak, kiedy nastąpi najbliższe rozszerzenie i jakie branże lub rodzaje działalności gospodarczej są obecnie analizowane pod kątem dopuszczenia możliwości stosowania kas wirtualnych?
Co odpowiedziało Ministerstwo Finansów?
Na pytania posła Michała Połuboczka w sprawie rozszerzenia możliwości stosowania kas rejestrujących odpowiedział podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Jarosław Neneman. Na początku przypomniał, że katalog podmiotów uprawnionych do stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania został rozszerzony 1 kwietnia 2026 r. Od tej daty z kas mających postać oprogramowania mogą korzystać również podatnicy dokonujący dostaw towarów i świadczenia usług przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, a także podatnicy świadczący usługi parkingu samochodów i innych pojazdów, za które należność jest regulowana drogą elektroniczną, w tym przy użyciu aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej.
Jarosław Neneman podkreślił, że priorytetem Ministerstwa Finansów jest wdrożenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej (KeKR), przewidzianej w projekcie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (UD473). Projektowane rozwiązanie ma stanowić bezpłatne narzędzie do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej, dostępne dla wszystkich zainteresowanych podatników, w szczególności najmniejszych przedsiębiorców, podatników rozpoczynających działalność gospodarczą oraz prowadzących działalność sezonową. Rozwiązanie to ma zapewnić przedsiębiorcom większą swobodę wyboru sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz dostęp do niezależnego narzędzia cyfrowego udostępnianego przez administrację skarbową.
Harmonogram prac nie przewiduje rozszerzenia
Podsekretarz stanu stwierdził, że Ministerstwo Finansów nie prowadzi obecnie prac nad dalszym rozszerzeniem możliwości stosowania kas mających postać oprogramowania. W związku z prowadzonymi pracami nad wdrożeniem Krajowej e-Kasy Rejestrującej działania resortu koncentrują się obecnie na tym projekcie.
Dodał, że na potrzeby projektu Krajowej e-Kasy Rejestrującej (KeKR) przeprowadzono analizy dotyczące funkcjonowania systemu ewidencji sprzedaży detalicznej. Wskazują one, że rozwiązania umożliwiające bieżące przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas wspierają procesy analityczne Krajowej Administracji Skarbowej oraz zwiększają dostęp administracji skarbowej do danych o sprzedaży. Analizy wykazały również, że stosowanie tradycyjnych urządzeń fiskalnych wiąże się dla przedsiębiorców z kosztami związanymi m.in. z zakupem, serwisowaniem oraz utrzymywaniem tych urządzeń. Jednym z celów projektu KeKR jest ograniczenie tych kosztów poprzez udostępnienie bezpłatnego narzędzia do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Jednocześnie nie przygotowano odrębnego raportu podsumowującego funkcjonowanie kas mających postać oprogramowania w zakresie wskazanym w interpelacji.
Jakie są różnice między tymi kasami?
Kasy mające postać oprogramowania różnią się od kas online o konstrukcji sprzętowej pod względem technicznym. Dane są przechowywane na urządzeniu, na którym zainstalowano oprogramowanie kasy, co w przypadku uszkodzenia tego urządzenia może utrudniać dostęp do zapisanych danych lub prowadzić do ich utraty. Doświadczenia organów Krajowej Administracji Skarbowej wskazały również na potrzebę zapewnienia użytkownikom kas mających postać oprogramowania odpowiedniego wsparcia serwisowego. W praktyce występowały bowiem problemy związane w szczególności z rejestracją i wyrejestrowaniem tych kas w systemie CEKR II. W związku z tym w ustawie z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270) przewidziano rozwiązania umożliwiające określenie zasad organizacji i prowadzenia serwisu kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Jarosław Neneman dodał, że Ministerstwo Finansów nie przewiduje publikacji w 2026 r. harmonogramu dalszego rozszerzania możliwości stosowania kas mających postać oprogramowania. Jak wskazano wyżej, aktualnie działania resortu koncentrują się na wdrożeniu Krajowej e-Kasy Rejestrującej. Zgodnie z założeniami projektu UD473 rozwiązania związane z elektronizacją sprzedaży detalicznej, w tym Krajowa e-Kasa Rejestrująca, mają wejść w życie od 1 lipca 2028 r.
Zdaniem resortu wdrożenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej będzie skuteczniejszym sposobem zapewnienia przedsiębiorcom dostępu do nowoczesnych narzędzi cyfrowych służących prowadzeniu ewidencji sprzedaży niż dalsze rozszerzanie katalogu podmiotów uprawnionych do stosowania kas mających postać oprogramowania w obecnym modelu regulacyjnym.