Osoba prowadząca pozarolniczą działalność opłaca za siebie i inne osoby ubezpieczone zatrudnione w firmie m.in. składki społeczne i zdrowotną do ZUS. Ich rozliczenia dokonuje w odpowiednich dokumentach. Gdy przedsiębiorca spełnia określone warunki, wtedy może być zwolniony z comiesięcznego przekazywania tych dokumentów do ZUS.

Termin rozliczeń z ZUS

Zasadniczo płatnik składek będący osobą prowadzącą pozarolniczą działalność po upływie każdego miesiąca kalendarzowego przekazuje do ZUS prawidłowo sporządzone dokumenty rozliczeniowe. W drukach tych rozlicza składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń. O ile jednak rozlicza w nich składki:

• tylko za siebie - przekazuje wtedy do ZUS wyłącznie deklarację rozliczeniową,
   
• za siebie i inne osoby pomagające mu w prowadzeniu firmy, np. za osobę współpracującą - ich rozliczenia dokonuje wówczas w imiennym raporcie miesięcznym i deklaracji rozliczeniowej.

Zgodnie z zasadą określoną w art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową, formularze rozliczeniowe taki płatnik przekazuje do ZUS za dany miesiąc kalendarzowy w terminie nie później niż do:

• 10. dnia następnego miesiąca - gdy opłaca składki wyłącznie za siebie,
   
• 15. dnia następnego miesiąca - jeśli opłaca składki za siebie oraz np. za osobę współpracującą lub za zatrudnionych pracowników (a także gdy jest wspólnikiem spółki cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o.).

We wskazanych wyżej terminach jest też zobowiązany opłacać składki do ZUS. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy ostatni dzień terminu przewidzianego do rozliczeń z ZUS (tj. składania dokumentów rozliczeniowych i wpłacania należnych składek) przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Wtedy za ostatni dzień tego terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy. Wynika to z art. 12 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.). Przepis ten, jak stanowi art. 31 ustawy systemowej, ma zastosowanie do należności z tytułu składek.

Bez rozliczeń z ZUS

Przedsiębiorcy przysługuje prawo do określonych ulg w ZUS. Jedną z nich jest możliwość zwolnienia z obowiązku comiesięcznego przekazywania druków rozliczeniowych do tego organu. Może on jednak z tego skorzystać m.in. wtedy, gdy opłaca składki społeczne i/lub zdrowotną wyłącznie za siebie i:

• w stosunku do dokumentów przekazanych za siebie za poprzedni miesiąc nie nastąpiły żadne zmiany,
   
• w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych zadeklarował do podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej (lub tylko zdrowotnej) kwoty w wysokości najniższej obowiązującej go podstawy wymiaru składek, o których mowa w art. 18 ust. 8 i art. 18a ust. 1 ustawy systemowej.

Co istotne, za zmianę nie uważa się zmiany minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia, od których ustala się najniższe podstawy wymiaru składek ZUS przedsiębiorcy (art. 47 ust. 2c ustawy systemowej).

Ulga taka przewidziana jest też dla przedsiębiorcy opłacającego składki społeczne od podstawy wymiaru uzależnionej od wysokości przychodu uzyskanego z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym. Reguluje to art. 47 ust. 2g ustawy systemowej. Przedsiębiorca opłacający składki wyłącznie za siebie i ustalający najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 18c ustawy systemowej jest zwolniony z obowiązku składania rozliczeń do ZUS (tj. deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych) za kolejny miesiąc po złożeniu deklaracji rozliczeniowej za pierwszy pełny miesiąc, do końca roku kalendarzowego, na który ustalił tę podstawę. Taka osoba jest jednak zobowiązana do złożenia deklaracji rozliczeniowej za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej każdego kolejnego roku, na który ustaliła najniższą podstawę wymiaru składek w oparciu o uzyskany przychód.

Ulga także za inne osoby

Zdarza się, że przedsiębiorca do pomocy w prowadzeniu swojej firmy zatrudnia np. na podstawie umowy o pracę członków rodziny. Jeżeli taka osoba została zgłoszona do ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnego jako osoba współpracująca, to przedsiębiorca także za nią może być zwolniony z obowiązku comiesięcznego przekazywania rozliczeń do ZUS. Także tutaj muszą być spełnione określone warunki, tj. brak zmian w stosunku do miesiąca poprzedniego oraz zadeklarowanie do podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej lub tylko zdrowotnej) kwot w wysokości najniższej obowiązującej współpracownika podstawy wymiaru.

Preferencja nie od pierwszego miesiąca

Zwolnienie przedsiębiorcy z comiesięcznego przekazywania rozliczeń do ZUS nie dotyczy pierwszego miesiąca prowadzenia przez niego działalności gospodarczej. Jest tak nawet wtedy, gdy opłaci on składki do ZUS za siebie (a także za osobę współpracującą) od najniższych obowiązujących podstaw wymiaru. Za ten miesiąc ma on obowiązek przekazać prawidłowo sporządzone dokumenty rozliczeniowe do ZUS. Dopiero za kolejny miesiąc prowadzenia firmy może być zwolniony z ich przekazania (o ile spełnia wymagane warunki).

Natomiast gdy przedsiębiorca rozpocznie wykonywanie działalności gospodarczej w trakcie miesiąca kalendarzowego, wtedy za pierwszy miesiąc jej prowadzenia rozliczy w drukach ZUS składki społeczne od najniższej podstawy wymiaru, ale proporcjonalnie pomniejszonej o dni, w których działalność nie była przez niego w tym miesiącu prowadzona. Z kolei w drugim miesiącu (zakładając, że ubezpieczenia społeczne będą trwały przez cały miesiąc) wyliczy je od pełnej obowiązującej go najniższej podstawy wymiaru, tj. za cały miesiąc. Taka osoba nie będzie musiała składać rozliczeń do ZUS dopiero od trzeciego miesiąca prowadzenia firmy, zakładając, że będzie spełniać warunki wymagane dla tego zwolnienia.

W każdym miesiącu składkę zdrowotną taki przedsiębiorca rozliczy od pełnej podstawy wymiaru (jest ona miesięczna i niepodzielna).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.)

autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 30 (1592) z dnia 2019-04-15

Rozliczanie VAT w orzecznictwie i wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZUSNiski ZUS