Zawieranie umów z kontrahentami

Gazeta Podatkowa

Przedsiębiorca jako profesjonalista zobowiązany jest do zachowania podwyższonego wzorca staranności. Oczekuje się od niego więcej niż w przypadku analogicznej sytuacji prawnej konsumenta. Dodatkowo przedsiębiorca nie może uwolnić się od treści zawartej umowy, powołując się na brak doświadczenia czy przepisy o niedozwolonych klauzulach umownych. Powoduje to, że przedsiębiorca powinien przywiązywać dużą wagę do treści zawieranych umów.

Prawidłowo zawarta umowa powinna nie tylko zabezpieczać przedsiębiorcę na wypadek zdarzeń, które mogą wystąpić w trakcie jej wykonania, ale także nieuczciwego zachowania kontrahenta. O ile bowiem strony negocjując kontrakt powinny kierować się dobrą wolą, to biorąc pod uwagę fakt, że przedsiębiorca nie podlega szczególnej ochronie na wzór np. konsumenta, w treści umowy powinny znajdować się postanowienia, które zabezpieczają obie strony na wypadek nielojalnego zachowania drugiej strony umowy. Chociaż przygotowując umowę strony zazwyczaj darzą się zaufaniem, to nie powinno się ono sprowadzać do ustnych zapewnień, które nie znajdują odzwierciedlenia w treści umowy. Należy bowiem pamiętać, iż w razie sporu, w pierwszej kolejności trzeba ustalić treść umowy, która wiązała strony, a w takim przypadku najważniejsze jest to, co zostało ustalone na piśmie. Postanowienia zawarte w formie ustnej, które nie zostały w żaden sposób potwierdzone, są trudne do udowodnienia.

Zgodny zamiar stron

Zawieranie umów w obrocie gospodarczym odbywa się na zasadach określonych głównie w przepisach Kodeksu cywilnego. Jego przepisy nie zobowiązują przedsiębiorców do zawierania umów w konkretnej formie, dopuszczając formę ustną, elektroniczną, pisemną, czy nawet aktu notarialnego. Jednak zawieranie umów w formie ustnej, bez jakiegokolwiek utrwalenia jej treści (np. w formie wiadomości e-mail) rodzi duże ryzyko sporów na tle ustalenia rzeczywistej treści umowy łączącej strony, a co za tym idzie - ich wzajemnych praw i obowiązków określonych w umowie.

Spory pomiędzy przedsiębiorcami, które trafiają do sądu, bardzo często obejmują także ustalenie wzajemnych obowiązków kontrahentów. Nierzadko zdarza się, że ich dokładne sprecyzowanie nie jest łatwe nawet w przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej z uwagi na jej nieprecyzyjną redakcję. Natomiast kontrakty zawarte w formie ustnej są bardzo trudne do wykazania. Wymagają przy tym zazwyczaj zeznań świadków czy interpretacji poszczególnych zachowań stron umowy (tzw. faktów konkludentnych, jak np. zapłata zaliczki na poczet wykonania umowy). Dokonując wykładni umowy i ustalając jej treść należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Jednak pomimo różnych zasad wykładni nie sposób interpetować zgodnego zamiaru stron w sposób sprzeczny z treścią umowy. Jak bowiem wskazał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 26 stycznia 2018 r., sygn. akt I ACa 1705/16: "Przez zgodny zamiar stron należy rozumieć wspólne uzgodnienie istotnych dla danego typu czynności prawnej postanowień bądź w samej umowie, bądź poza nią (np. w rokowaniach). Decydująca jest zatem rzeczywista wola stron".

Podwyższona staranność

Niezależnie od skali prowadzonej działalności gospodarczej, wielkości dochodów czy ilości zatrudnianych pracowników status przedsiębiorcy powoduje konieczność profesjonalnego prowadzenia działalności, a co za tym idzie - zwiększone wymagania wobec przedsiębiorcy. Precyzuje je art. 355 § 2 K.c., który przewiduje określenie staranności przedsiębiorcy przy uwzględnieniu zawodowego charakteru jego działalności. Oznacza to, że od przedsiębiorcy wymaga się więcej niż od innych uczestników obrotu gospodarczego i nie jest on szczególnie chroniony na mocy obowiązujących przepisów. Na praktyczne zasady interpretacji tego pojęcia zwrócił uwagę Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 8 lutego 2018 r., sygn. akt III AUa 655/17, wskazując na różnice pomiędzy starannym działaniem a realizacją celu umowy. SA uznał, że: "Odpowiedzialność kontraktowa przyjmującego zlecenie powstanie wówczas, gdy przy wykonaniu zlecenia nie zachował wymaganej staranności, niezależnie od tego, czy oczekiwany przez dającego zlecenie rezultat nastąpił, czy nie. Z kolei należytą staranność zleceniobiorcy należy oceniać przez pryzmat art. 355 K.c.".

Należyta staranność ma szczególne znaczenie także z punktu widzenia odpowiedzialności przedsiębiorcy za nienależyte wykonanie umowy. Aby uwolnić się od odpowiedzialności kontraktowej określonej w art. 471 K.c., przedsiębiorca zobowiązany jest bowiem, co do zasady, do wykazania, że dochował należytej staranności, a więc świadczył swoje czynności profesjonalnie.

Elementy umowy

Mając na uwadze dobre relacje z kontrahentem, część przedsiębiorców unika zamieszczania w umowie postanowień dotyczących jego ewentualnej odpowiedzialności za nienależyte wykonanie umowy. Co prawda, nawet w braku tego rodzaju przepisów, obowiązują zasady ogólne wynikające z przepisów Kodeksu cywilnego (art. 471 K.c.). Jednak prawidłowo przygotowana umowa powinna uwzględniać szczególne sytuacje, które mogą wyniknąć na jej tle. Chodzi zatem o zabezpieczenie własnych interesów np. na wypadek niewłaściwego lub nieterminowego wykonania umowy przez kontrahenta.


Wszelkie ustalenia dotyczące sposobu wykonania umowy dokonane z kontrahentem już po jej zawarciu, ze względów dowodowych powinny być potwierdzone na piśmie.


Przedsiębiorca, mając na uwadze podwyższony wzorzec staranności, powinien zamieszczać w umowie postanowienia zabezpieczające jego interesy, takie jak: kara umowna, poręczenie, weksel, gwarancja umowna, zaliczka czy zadatek. Tego rodzaju postanowienia powinny być dostosowane do rodzaju umowy. Natomiast w przypadku powstania ewentualnego konfliktu na tle wykonania umowy nie tylko zmobilizują one kontrahenta do prawidłowego i terminowego wykonania umowy, ale także ułatwią ewentualne rozliczenia na wypadek sporu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.)


autor: Łukasz Wilmiński
Gazeta Podatkowa nr 97 (1554) z dnia 2018-12-03

Transakcje zagraniczne w interpretacjach indywidualnych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Zakładanie firmy