Przedsiębiorcy czekają na miliardy z faktur, których ich kontrahenci wciąż nie opłacili. Skala zjawiska jest ogromna. Tymczasem – przypominamy – z końcem tego roku faktury wystawione przez przedsiębiorców w 2023 r. ulegną przedawnieniu. Co zrobić, aby tego uniknąć?
Firmy z sektora MŚP wystawiają coraz więcej faktur. W II kwartale tego każde przedsiębiorstwo wystawiło średnio 24,4 faktury. To oznacza wzrost w porównaniu z adekwatnym okresem 2024 r., kiedy firma wypuszczała średnio 22 dokumenty. Duży wzrost pod tym względem nastąpił w firmach transportowych - porównując rok do roku wystawiły one średnio 12 faktur więcej, natomiast przedsiębiorcy z sektorów handlu hurtowego i detalicznego - o pięć więcej.
Niestety, znaczna część wystawianych faktur miesiącami lub latami czeka na zapłatę. Ich łączna wartość sięga wielu miliardów złotych - i to tylko w sektorze MŚP. Niesolidni kontrahenci zwlekający z zapłatą należności wciąż są plagą polskiego handlu. Przypominamy o tym, ponieważ zbliża się ważny termin. Z końcem roku przedawnią sięniezapłacone fakturywystawione przez firmy w 2023 r. – jeśli przedsiębiorcy nie podejmą żadnych kroków.
Jak liczy się termin przedawnienia?
Według przepisów Kodeksu cywilnego termin przedawnienia faktur w przypadku sprzedaży towarów i większości usług wynosi dwa lata, natomiast dla usług transportowych - rok. Jednak warto pochylić się nad tym, w jaki sposób liczony jest ten okres. Nie są to dwa lata od daty wystawienia faktury czy od terminu płatności, tylko od końca roku kalendarzowego, w którym roszczenie stało się wymagalne.
To oznacza, że np. w sytuacji, gdy firma wystawiła fakturę w lipcu 2023 r., a termin płatności powinien nastąpić w sierpniu, właściciel przedsiębiorstwa może skutecznie dochodzić swoich należności do 31 grudnia 2025 r. Gdy ta data minie, dług co prawda nie będzie anulowany, ale gdy sprawa trafi do sądu i dłużnik powoła się na przedawnienie, pozew wierzyciela zostanie oddalony.
Fot. Idutko / Shutterstock
- Pilnowanie terminów przedawnienia faktur to niedoceniana część zarządzania płynnością finansową. Wielu przedsiębiorców skupia się na bieżącej działalności, na tym, czy klient zapłaci za towar z zeszłego miesiąca, a zaległe faktury z poprzednich lat odkłada na później. Niestety to „później” w wielu przypadkach oznacza utratę pieniędzy, które mogłyby jeszcze wrócić do firmy. Dlatego ostatnie miesiące roku warto poświęcić na remanent w fakturach. Może się okazać, że są w nich zamrożone dziesiątki tysięcy złotych, które utknęły u niesolidnych klientów. A przecież dałoby się za nie kupić nowy sprzęt do firmy czy przeprowadzić niezbędny remont – mówi Jakub Kostecki, prezes firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.
Jak zablokować bieg przedawnienia?
Czy bieg przedawnienia można zatrzymać? Tak, jest na to kilka sposobów. Pierwszym i najprostszym jest dojście do porozumienia przez wierzyciela oraz dłużnika i podpisanie ugody jeszcze przed upływem terminu - samodzielnie lub z pomocą firmy windykacyjnej, która może ułatwić kontakt i negocjacje. Taki dokument oznacza przerwanie biegu przedawnienia, który zaczyna się liczyć od nowa. To oznacza, że gdy po 1 stycznia dłużnik nie wywiąże się z ugody, nie będzie mógł twierdzić, że nastąpiło przedawnienie.
Drugą możliwością jest skierowanie sprawy do sądu, zanim roszczenie się przedawni. W tym przypadku przedsiębiorca czekający na zapłatę zachowuje pełne prawo do jej dochodzenia.
Natomiast trzecim sposobem jestdoprowadzenie do pisemnego uznania długu przez klienta. W takim przypadku również termin przedawnienia zaczyna liczyć się od nowa.
- Oczywiście samo to, że przedsiębiorca przekazał faktury do windykacji, nie zatrzymuje biegu przedawnienia. Do 31 grudnia musi dojść do podpisania ugody między dłużnikiem a wierzycielem i dopiero wtedy możemy mówić o sukcesie. Przy wsparciu wyspecjalizowanych negocjatorów jest to jednak realne. To kwestia technik mediacyjnych i doświadczenia w takich sprawach, ale też przygotowanie operacyjne, takie jak szybka weryfikacja roszczenia, gotowy projekt ugody z harmonogramem spłat czy komplet pełnomocnictw i danych identyfikacyjnych. Czas ma tu decydujące znaczenie. Im wcześniej zaczniemy rozmowy i wyślemy dokumenty do akceptacji, tym większa szansa, że ugoda zostanie skutecznie zawarta do 31 grudnia, a wierzyciel zachowa pełne prawo do dochodzenia należności – wyjaśnia Jakub Kostecki.
Słaba znajomość przepisów dotyczących przedawnienia
Problemem jest mała wiedza przedsiębiorców dotycząca tego, jak działa przedawnienie. Z badania „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”, przeprowadzonego na zlecenie Kaczmarski Inkasso w I kwartale 2025 r., wynika, że prawie połowa małych i średnich firm błędnie rozumie przepisy z tego obszaru. I tak aż 47 proc., przedsiębiorców mylnie uważa, że przedawnienie długu oznacza jego automatyczne anulowanie, a 32 proc. sądzi, że przechodzi on wtedy na państwo.