Już w 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Czasu na przygotowania będzie mało. Choć Ministerstwo Finansów przekonuje, że nowe rozwiązanie uprości wymianę faktur, rosną obawy, czy rynek zdąży się do niego przygotować.
O tym, że przedsiębiorcy będą mieli mało czasu na wdrożenie KSeF w swojej firmie, mówi się nie od dziś. Przedsiębiorcy, których obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie już w lutym, będą mieli zaledwie 4 miesiące na przygotowania. Testowe środowisko API, umożliwiające rozpoczęcie prac wdrożeniowych po stronie firm, zostanie udostępnione bowiem dopiero pod koniec września.
W trudnej sytuacji znajdują się jednak nie tylko przedsiębiorcy, którzy już niebawem zostaną postawieni przed koniecznością rozpoczęcia prac wdrożeniowych, lecz również sami dostawy oprogramowania. Ci bowiem choć zajmują się KSeF ,,od kuchni”, to również muszą zintegrować się z nowym systemem tworzonym na rzecz MF.
Źródło: shutterstock / Andrzej Rostek
Dostawcy oprogramowania alarmują. Terminy są zbyt napięte
Dostawcy oprogramowania już dziś alarmują, że terminy są bardzo napięte. Proces wdrażania KSeF wymaga nie tylko zmian w samych systemach księgowych i finansowych, ale też integracji z innymi narzędziami używanymi przez przedsiębiorstwa. Sytuacji nie poprawia również fakt, że dopiero pod koniec września zostanie udostępnione środowisko testowe API. Oznacza to, że ,, dopiero 30 września wszyscy programiści będą mogli zweryfikować to, co stworzyli na podstawie suchej teorii” – tłumaczy proszący o anonimowość programista, pracujący dla jednego z polskich dostawców oprogramowania.
Harmonogram wdrożeń KSeF zbyt ambitny?
Jak dodaje mój rozmówca termin 30. września to dopiero początek.
,,Upublicznienie bramki testowej sprawi, że deweloperzy oprogramowania będą dopiero wtedy mogli upewnić się co do działania. To sprawia, że realny termin przygotowania produktu do pełnej współpracy z KSeF przesuwa się przynajmniej na październik. A wszak jeszcze dochodzi temat certyfikatów, które zostaną udostępnione w listopadzie. Czyli żeby odbiorcy i użytkownikowi oprogramowania móc zaprezentować w sposób praktyczny działanie możliwe stanie się być może w pod koniec listopada lub w grudniu”.
Szkolenia kluczem dla prawidłowego korzystania z oprogramowania
Ważnym aspektem, który będzie bez wątpliwości dodatkowym wyzwaniem, jest kwestia szkolenia użytkowników oprogramowania. Zbyt krótki czas na wdrożenie KSeF oznacza, że wielu przedsiębiorców nie zdąży odpowiednio przygotować swoich pracowników do pracy w nowym systemie. Obsługa e-faktur wymaga bowiem nie tylko znajomości interfejsu, ale też zrozumienia procesów i obowiązków podatkowych, które się z nim wiążą.
- ,,Należałoby w tym momencie zadać pytanie - ile jest firm, dla których KSeF stanie się obligatoryjnym od 1 lutego 2026, a następnie podzielić przez ilość dostawców oprogramowania. Owszem, są mniejsi dostawcy, którzy być może mają kilkanaście takich odbiorców, ale są też tacy, co mają ich setki lub tysiące. Ile osób trzeba zaangażować do tego, aby w nieco ponad 30 dni roboczych przeprowadzić szkolenia? Ile czasu te firmy wewnętrznie będą potrzebowały na przekazanie wiedzy swoim pracownikom, przygotowanie całej struktury uprawnień i powiązań oraz niezbędną konfigurację (np. pobranie identyfikatorów jednostek) i wymianę między sobą tych informacji?” – pyta anonimowy dostawca oprogramowania.