Znowu nie możesz zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur przy pomocy Profilu Zaufanego? Przypominamy, że są też inne metody logowania. Z jakich opcji mogą korzystać przedsiębiorcy?
Z początkiem lutego w Polsce wystartował Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pierwsze dni „działania” systemu upłynęły pod znakiem wielogodzinnych awarii Profilu Zaufanego. W efekcie wielu przedsiębiorców nie miało możliwości zalogowania się do KSeF. Aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości, warto rozważyć inne metody logowania, o czym przypomina w komunikatach o awariach również Ministerstwo Finansów.
Od razu powiedzmy o ważnej kwestii – Profil Zaufany jest darmowy, natomiast niektóre alternatywne metody bezpłatne nie są. Jak jednak mówią eksperci, warto pomyśleć o innej opcji, aby nie być zdanym tylko na jedna metodę logowania, która w dodatku często szwankuje.
KSeF: do wyboru kilka metod logowania
Jak przypomina Ministerstwo Finansów, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, użytkownik nie musi zakładać w nim konta. Wymagana jest jednak weryfikacja posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienie się w systemie – czyli potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp.
Osoby fizyczne mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą:
- Profilu Zaufanego (a od 1 kwietnia przy użyciu Węzła krajowego)
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- tokena (dostępne do końca 2026 r.),
- certyfikatu KSeF.
Natomiast podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki z ograniczoną odpowiedzlnością) mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą:
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
- tokena (dostępne do końca 2026 r.),
- certyfikatu KSeF.
Logowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Do KSeF można zalogować się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jego moc prawna jest taka sama jak własnoręcznego podpisu. Taki podpis jest poświadczony certyfikatem kwalifikowanym, który zapewnia weryfikację tożsamości osoby posługującej się taką formą. Co istotne – z podpisu kwalifikowanego może korzystać tylko ta osoba fizyczna, do której poporządkowany jest certyfikat. Narzędzia do jego składania nie można udostępniać innym osobom.
Są dwie opcje – część takich podpisów posiada identyfikator podatkowy NIP lub PESEL, ale niektóre mogą takiego identyfikatora nie mieć. KSeF akceptuje uwierzytelnienie każdym z tych podpisów. W przypadku, gdy kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera identyfikatora podatkowego NIP lub PESEL, można zgłosić tzw. odcisk palca podpisu.
Taki podpis można stosować zarówno w sprawach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (nie tylko KSeF, ale też np. ZUS, podpisywanie umów i inne sprawy urzędowe), jak i w celach prywatnych. Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie płatne. Może on być ważny przez rok, dwa lub trzy lata. Koszt korzystania z tego rozwiązania to ok. 300-500 zł.
Kolejna opcja: token. Tylko do końca roku
Następnym sposobem jest token. Jest to ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień. Token jest generowany po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w systemie Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
Token to klucz dostępu działający w oprogramowaniu automatycznie łączącym się z KSeF. Nie wymaga on każdorazowego uwierzytelniania podpisem użytkownika. Trzeba jednak podkreślić, że tokeny są rozwiązaniem tymczasowym. Będą dostępne tylko do 31 grudnia tego roku. Natomiast od 2027 r. integracje z systemem będą możliwe przez certyfikaty KSeF.
Kiedy przedsiębiorcy najczęściej stosują tokeny? Gdy korzystają z programu do wystawiania faktur lub systemu księgowego połączonego z KSeF. Token można wygenerować samodzielnie po uwierzytelnieniu w KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Podatnik nadaje tokenowi nazwę, po czym kopiuje wygenerowany klucz i wkleja w programie do faktur. Po wykonaniu tych czynności program może automatycznie wysyłać i odbierać faktury w KSeF – nie jest do tego potrzebna dodatkowa aktywność przedsiębiorcy.
Uwierzytelnienie tokenem w KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. jest możliwe w ramach sesji interaktywnej, jak i wsadowej. Przepisy nie określają okresu ważności tokena. Można go używać do czasu jego unieważnienia przez użytkownika.
Wejście do KSeF dzięki certyfikatowi
Na potrzeby pełnej automatyzacji i integracji z nowa elektroniczną platformą stworzono certyfikaty KSeF. To cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu i wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Do końca stycznia takie certyfikaty można było odebrać w Module Certyfikatów i Uprawnień. Z początkiem lutego uprawnienia nadane w tym module zostały przeniesione do KSeF 2.0 oraz do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Możesz spotkać się z dwoma rodzajami certyfikatów KSeF. Certyfikat typu 1 przeznaczony jest do uwierzytelniania się w KSeF – jako jedna z dopuszczalnych metod. Natomiast typ 2 wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie Offline. Co istotne, certyfikaty KSeF obu typów są generowane osobno. Nie ma możliwości wygenerowania jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie oba zastosowania.
Wydany certyfikat KSeF ma dwa lata ważności. Mając go, logujemy się do systemu bez używania Profilu Zaufanego. Dużą zaletą korzystania z tego rozwiązania jest możliwość pracy w tle bez konieczności każdorazowego uwierzytelniania. Certyfikaty dają też dużą stabilność integracji. W tym przypadku nie trzeba martwić się o „odświeżanie”, jak jest w przypadku tokenów.
Podpis firmy, czyli pieczęć elektroniczna
Jak wspomnieliśmy wyżej, podmioty niebędące osobą fizyczną mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Taka pieczęć jest odpowiednikiem podpisu elektronicznego, z tym że stosujący ją reprezentuje organizację.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rodzaj certyfikatu zawierającego firmowe dane, w tym informację o NIP firmy, który stanowi jej identyfikator. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, gdy pracownik danej firmy posługuje się jej pieczęcią kwalifikowaną, np. odbierając fakturę, w KSeF znajdą się dane właściciela tej pieczęci, czyli np. spółki, a nie osoby, która z tej pieczęci w danym momencie korzysta.
Taka pieczęć może mieć formę certyfikatu na karcie – wtedy ma czytnik podłączany do komputera za pomocą USB. Występuje też w formie online — w takim przypadku użytkownik łączy się poprzez aplikację z certyfikatem i oznacza dokumenty elektroniczną pieczęcią. Za jej pomocą można wygenerować do stu certyfikatów.
Eksperci zwracają uwagę, że w przypadku pieczęci trzeba szczególnie zadbać o procedury wewnętrzne zabezpieczające firmę przed jej nieuprawnionym użyciem. Pieczęć jest rozwiązaniem płatnym. Ma ona określony termin ważności, np. rok, dwa lub trzy lata. Jest to wydatek rzędu kilkuset złotych.
Kogo obejmują obowiązki dotyczące KSeF
Przypomnijmy, Krajowy System e-Faktur wystartował 1 lutego. Od tego dnia obowiązek wystawiania na tej nowej platformie faktur ustrukturyzowanych mają największe firmy, czyli takie, które w 2024 r. miały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Takich firm – według szacunków Ministerstwa Finansów – jest ok. 4,2 tys.
W drugim etapie, który rozpocznie się 1 kwietnia, faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać pozostałe firmy – z wyjątkiem najmniejszych, które mają być objęte tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Chodzi o przedsiębiorstwa, których miesięczne obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie przekraczają 10 tys. zł.
Tyle w kwestii wystawiania faktur. Natomiast jeśli chodzi o ich odbieranie – ten obowiązek obejmuje wszystkie firmy już od 1 lutego.
