Najnowsze badania pokazują, że 70% biur rachunkowych wcale nie zaczęła prac związanych z przygotowaniem do KSeF. W przypadku przedsiębiorców dane są jeszcze bardziej alarmujące.
Symfonia opublikowała raport „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF” sprawdzający stan przygotowania właścicieli biur rachunkowych i księgowych na nadchodzące zmiany dotyczące e-fakturowania. Badanie pokazuje, że pomimo zbliżającego się terminu obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zdecydowana większość biur nie rozpoczęła jeszcze kluczowych działań przygotowawczych. Nieuporządkowanie procesów biznesowych i technologii przed wdrożeniem KSeF może zdestabilizować ich codzienną pracę.
Źródło: Symfonia
Niespełna pół roku pozostało do wdrożenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To przykład zmiany legislacyjnej, która niesie ze sobą nie tylko konsekwencje technologiczne, ale również głębokie zmiany w procesach i organizacji pracy firm oraz biur rachunkowych. Te ostatnie, jako podmioty odpowiedzialne za prawidłowe rozliczenia, odgrywają niezwykle ważną rolę – nie tylko operacyjną, ale coraz częściej również doradczą i konsultacyjną. Symfonia przeanalizowała poziom przygotowania biur do wdrożenia KSeF, identyfikując najczęstsze wyzwania, obszary budzące niepewność oraz preferowane modele współpracy.
Niski poziom gotowości i liczne obawy
Dane z raportu są alarmujące. Obowiązkowy KSeF zacznie obowiązywać za kilka miesięcy a jedynie symboliczny 1 proc. ankietowanych deklaruje pełną gotowość obejmującą procedury, narzędzia oraz przeszkolony zespół. Aż 69 proc. respondentów nie rozpoczęło jeszcze żadnych przygotowań do obsługi klientów w nowym modelu, a 72 proc. nie podjęło również decyzji dotyczącej sposobu integracji – jedynie co 10 biuro rachunkowe korzystało z oprogramowania zintegrowanego z KSeF. Pozostałe znajdują się na różnych etapach przygotowań – 13 proc. testuje wybrane rozwiązania, a 11 proc. jest w trakcie ich wdrażania.
Tak niski poziom gotowości w dużej mierze wynika z obaw technologicznych, jak i organizacyjnych – ponad 60 proc. biur obawia się ryzyka popełnienia błędów, 59 proc. zróżnicowania poziomu cyfryzacji klientów, a 57 proc. trudności w komunikowaniu zmian. Co trzecie biuro zwróciło uwagę na brak spójnych procedur współpracy z klientami, a co czwarte – na ograniczoną funkcjonalność dostępnych narzędzi.
- Wdrożenie KSeF to przede wszystkim transformacja sposobu pracy w biurach rachunkowych. Tymczasem, jak pokazuje raport, większość biur wciąż nie korzysta z narzędzi zintegrowanych z KSeF. To wyraźny sygnał, że rynek potrzebuje wsparcia technologicznego, edukacyjnego i procesowego. Dlatego w Symfonii stawiamy na kompleksowe podejście – oferujemy rozwiązania, które automatyzują wystawianie i odbieranie e-faktur, upraszczają komunikację z klientami, a przede wszystkim uwzględniają nowy, kluczowy etap w procesie biznesowym: akceptację merytoryczną faktur zakupowych przez klienta biura rachunkowego. Dzięki temu współpraca pomiędzy biurem a jego klientami staje się bardziej przejrzysta, uporządkowana i zgodna z wymogami KSeF. Naszym celem jest odciążyć księgowych i dać im pewność, że są gotowi na nadchodzące zmiany – komentuje Katarzyna Bruździńska-Wójcik, Kierownik ds. Komercjalizacji Produktu dla biur rachunkowych w Symfonii. – komentuje Katarzyna Bruździńska-Wójcik, Kierownik ds. Komercjalizacji Produktu dla biur rachunkowych w Symfonii.
Preferowane modele współpracy i oczekiwane korzyści
W obliczu nowych regulacji biura rachunkowe szukają optymalnych modeli współpracy z klientami. Najczęściej wskazywanym jest podejście mieszane (36 proc. biur), które zakłada elastyczne dostosowanie zakresu usług do potrzeb przedsiębiorców. Co piąte biuro (20 proc.) deklaruje jednak, że zamierza przejąć na siebie pełną obsługę faktur przesyłanych za pomocą KSeF, pobierając je z systemu na podstawie pełnomocnictwa ZAW-FA.
Wśród spodziewanych korzyści dominują te o charakterze operacyjnym – 56 proc. biur liczy na szybszy dostęp do faktur kosztowych, połowa na zmniejszenie ryzyka ich zagubienia lub przekazania po terminie, a 48 proc. na uproszczenie obiegu dokumentów między klientem a biurem. Co trzecie biuro (35 proc.) dostrzega potencjał automatyzacji procesów księgowych.
Mniej popularne, choć wciąż istotne, są wskazania związane z uporządkowaniem danych księgowych (30 proc.) oraz rozwojem usług doradczych i cyfrowych. Blisko 23 proc. ankietowanych nie widzi jednak żadnych pozytywnych stron wdrożenia KSeF.
Ceny na takim samym lub podobnym poziomie
Wdrożenie KSeF nie powinno mieć większego wpływu na stawki biur rachunkowych. Zdaniem 27 proc. ceny usług w ich biurach nie zmienią się, choć taka sama grupa przewiduje, że mogą być wyższe z uwagi na dodatkowe koszty technologiczne i proceduralne. 5 proc. przyznaje, że ewentualne podwyżki mogą wiązać się z presją konkurencyjną.
Zegar odlicza do KSeF
Wdrożenie KSeF to zmiana, która niesie konsekwencje na wielu poziomach – nie tylko technologicznym, ale również organizacyjnym, operacyjnym i procesowym – Wyniki raportu Symfonii pokazują wyraźnie, że to ostatni moment na podjęcie kluczowych decyzji. Tak duży odsetek nieprzygotowanych biur to ogromna grupa, która nie może już dłużej odkładać integracji. KSeF to nie tylko nowa technologia, to konieczność przedefiniowania procesów współpracy z klientami i uporządkowania obiegu dokumentów. Największe obawy biur, czyli ryzyko błędu i komunikacja z klientami, tylko potwierdzają, że samo narzędzie nie wystarczy – dodaje Bruździńska-Wójcik.
Wyniki badania pokazują, że mimo zbliżającego się terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF, wiele biur wciąż znajduje się na etapie przygotowań lub podejmowania kluczowych decyzji. Aby przejść przez ten proces sprawnie, potrzebne jest podejście kompleksowe – łączące wdrożenie odpowiednich narzędzi z uporządkowaniem procedur i komunikacji. Dwa ostatnie aspekty mogą się okazać równie ważne – jeśli nie ważniejsze – co sama technologia.
– W Symfonii traktujemy KSeF nie tylko jako obowiązek, lecz jako szansę na nowy, bardziej partnerski model współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Technologia staje się tu więc realnym sprzymierzeńcem i wsparciem, na którym skorzystają biura rachunkowe. Dlatego koncentrujemy się na dostarczaniu narzędzi zgodnych z KSeF, które ułatwiają życie księgowym, ograniczają ręczne operacje i wspierają transformację całego biura. To ostatni moment, by wybrać odpowiedni model obsługi, wdrożyć jego integrację i przygotować cały zespół tak, by zyskać spokój i operacyjną skuteczność. – dodaje Aneta Jarczyńska, Dyrektorka ds. Rozwoju Produktu i Komercjalizacji.
***
O raporcie: Raport „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF” powstał w oparciu o przebadanie 153 biur rachunkowych w całej Polsce. Większość ankietowanych reprezentowała małe biura rachunkowe – 57 proc. stanowiły jednoosobowe działalności, a 37 proc. biura zatrudniające do 5 osób. Aż 62 proc. respondentów zadeklarowało, że prowadzi księgowość dla maksymalnie 30 firm miesięcznie. Co piąte biuro obsługiwało jednak od 51 do 100 klientów.
W przypadku 66 proc. przebadanych biur liczba dokumentów księgowanych miesięcznie nie przekraczała 1 000. W co czwartym biurze ich wolumen dochodził jednak do 5 000.