Krajowy System e-Faktur wprowadzi od lutego 2026 wiele zmian. Jedną z nich jest nowość, która jak się okazuje nie ma bezpośredniego umocowania w przepisach prawa. Mowa o dokumencie handlowym, który jak twierdzi ministerstwo finansów wynika z potrzeb sygnalizowanych przez przedsiębiorców.
» KSeF krok po kroku w małych firmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Nowy rok przyniesie wiele zmian w fakturowaniu. Jedną z nowości będzie wprowadzenie do obiegu tzw. dokumentu handlowego. Dokument ten ma pełnić rolę pomocniczą w obrocie gospodarczym, w szczególności tam, gdzie nie będzie możliwości bieżącego przekazania kontrahentowi faktury. Budzi on jednak wiele wątpliwości z uwagi na to, że nie ma on umocowania w przepisach prawa, a jego funkcjonowanie opierać się będzie głównie na założeniach i wytycznych Ministerstwa Finansów. O wyjaśnienie tej kwestii poprosiliśmy Bogdana Zatorskiego, kierownika ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
» Ile naprawdę trwa wdrożenie KSeF? Od 6 do nawet 18 tygodni. Zobacz, od czego to zależy ...
Źródło: shutterstock / Andrzej Rostek
» Wystawianie faktur przez nabywców w KSeF
Czemu będzie służył nowy dokument handlowy?
Przedsiębiorcy obawiają się zmian związanych z KSeF. Informacja o wprowadzeniu dodatkowego dokumentu, który nie jest uregulowany przepisami prawa, te obawy tylko pogłębia. Skąd zatem pomysł wprowadzenia dokumentu handlowego do obiegu od lutego 2026 roku?
Jak tłumaczy Bogdan Zatorski z Symfonii ,,Koncepcja dokumentu handlowego zwanego „potwierdzeniem transakcji” zrodziła się, według nieoficjalnych informacji, w Ministerstwie Finansów (MF) w wyniku rozmów z przedsiębiorcami. Nie ma ona jednak umocowania w przepisach podatkowych. Potrzeba ta wynika z faktu, że nabywca biznesowy, który zrealizował zakupy, stojąc przy kasie będzie oczekiwał natychmiastowego dowodu zakupu, jakim dotychczas była faktura. Tymczasem Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa inaczej.
Od lutego lub kwietnia 2026 roku zależnie od statusu dużego podatnika faktury wystawiamy i przesyłamy nabywcy za pośrednictwem KSeF. W praktyce oznacza to, że w trakcie obsługi sprzedaży system fakturujący musi połączyć się przez internet z KSeF i wysłać tam fakturę, która następnie musi pozytywnie przejść weryfikację schemy (zgodności ze wzorem). Zgodna faktura otrzyma numer KSeF i dopiero od tego momentu uznaje się ją za wystawioną.
Następnie sprzedawca może pobrać numer nadany w KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dopiero wtedy może on nanieść numer KSeF na wydruk danych faktury wraz z kodem QR linkującym do KSeF, wydrukować go i wydać klientowi. Ile to wszystko będzie trwało? Prawdopodobnie znacznie więcej niż 2-3 minuty.
Aby przyspieszyć proces fakturowania, sprzedawcy rozważają tryb offline 24. Metoda ta daje im kolejny dzień na wysłanie faktury do KSeF. Można zatem zebrać faktury z danego dnia i po zakończeniu sprzedaży przekazać je zbiorczo. Tego rodzaju optymalizacja przyspieszy bieżącą obsługę klientów, lecz niestety nie otrzymają oni wydruku faktury, a są do tego przyzwyczajeni. Dodatkowo, jeśli nabywcy zapłacą kartą, otrzymają potwierdzenie płatności z terminala. Przy płatności gotówkowej takiego potwierdzenia z terminala brakuje. Mogą zatem być rozczarowani, a nawet mieć pretensje do sprzedawcy, że „coś kręci”. Zapłacili, mają towar, ale gdzie jest faktura? Jak taki nabywca ma się rozliczyć z wydatku w firmie, skoro brakuje mu dowodu zakupu?".
Jak podkreśla ekspert ,,Rozwiązaniem tego właśnie problemu ma być wspomniane „potwierdzenie transakcji”, mające potwierdzać przyjęcie płatności do faktury, która dotrze do firmy nabywcy elektronicznie, bez pośrednictwa pracownika dokonującego zakupów. Instytucja potwierdzenia przyjęcia płatności jest doskonale znana w księgowości; to nic innego jak dowód „Kasa Przyjmie” (KP). MF proponuje jednak nowoczesny, drukowany dokument niemający formalnego oparcia w przepisach, będący analogiem KP.
Oczekuje się, aby taki dokument był dodatkowo oznaczony dwoma kodami QR:
- Jeden kod potwierdzałby prawo wystawcy do wystawiania faktury w trybie offline 24.
- Drugi to kod linkujący, który umożliwi odnalezienie faktury w KSeF, gdy ostatecznie tam trafi.
Dokument handlowy źródłem zbędnych komplikacji w obsłudze KSeF?
Ekspert dostrzega wiele trudności związanych z nowym dokumentem handlowym. Jak tłumaczy: ,,Nie jestem entuzjastą tego rozwiązania. To dodatkowa komplikacja w obsłudze komunikacji między systemem sprzedaży a KSeF i wymaga nieplanowanych prac koncepcyjnych, programistycznych i testowych, na które dostawcy oprogramowania i działy IT w firmach nie mają już czasu. Producenci systemów intensywnie pracują nad poprawną obsługą KSeF w systemach, bowiem poza szybkim i bezbłędnym wysyłaniem faktur należy je również sprawnie odbierać. Proponuję raczej odkurzyć funkcje wystawiania standardowego KP, dostępne w popularnych systemach sprzedaży”.