Firmy, które od lutego będą musiały korzystać z KSeF, mają na przygotowania zaledwie 70 dni. Choć mniejsze przedsiębiorstwa teoretycznie mogą liczyć na trochę więcej czasu, nie powinny odkładać swoich prac na później. Kiedy najlepiej zacząć przygotowania i ile czasu naprawdę zajmuje wdrożenie KSeF? Wyjaśniamy.
» KSeF krok po kroku w małych firmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Konieczność wdrożenia w swojej firmie Krajowego Systemu e-Faktur spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Obowiązek ten choć nie musi być wale taki straszny, budzi lęk nie tylko wśród dużych firm, lecz przede wszystkim wśród tych mniejszych. Ponieważ proces wdrożenia KSeF składa się z kilku etapów, w tym m.in. z diagnozy samych potrzeb firmy, postanowiliśmy sprawdzić ile faktycznie czasu może zająć wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. O tym, jakie prace powinien zaplanować przedsiębiorca, oraz ile czasu potrzebuje na przygotowanie firmy do obsługi KSeF - tłumaczy Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych wymagań prawnych w Symfonii.
Źródło: shutterstock / Andrzej Rostek
» KSeF demo. Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Luty 2026. Ważny termin dla dużych, jak i najmniejszych firm
Informacja o tym, że Krajowy System e-Faktur obejmie w lutym wyłącznie duże firmy, może wprowadzić przedsiębiorców w błąd. Faktycznie ustawa o tzw. KSeF wprost mówi, że firmy których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł - będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur już od lutego. Niestety już z początkiem roku o KSeF muszą pomyśleć również te mniejsze firmy.
- ,,Mniejsi podatnicy, choć obowiązek wystawiania obejmie ich od 1 kwietnia 2026 roku, zmierzą się z KSeF znacznie wcześniej. Chodzi o zdolność do odbierania faktur od swoich większych dostawców. Jest niemal pewne, że każdy przedsiębiorca z sektora MŚP już w lutym 2026 r. otrzyma fakturę przez KSeF, np. za usługi telekomunikacyjne, energię czy paliwo” - tłumaczy Bogdan Zatorski.
To jednak nie wszystko. Jak dodaje ekspert ,,Ten harmonogram wdrożenia KSeF wyraźnie pokazuje, że firmy muszą zadbać o dwie kluczowe perspektywy dostosowania systemu obsługi faktur. Pierwsza to zdolność do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Druga to gotowość do przyjmowania i przetwarzania faktur zakupowych z KSeF. Obie perspektywy są równie ważne i wymagają niezależnego przygotowania. Co więcej, oba projekty wdrożeniowe należy prowadzić równolegle. W idealnej sytuacji powinny być w nie zaangażowane osobne, dedykowane zespoły”.
Wystawianie faktur w KSeF: Jak długo potrwa wdrożenie?
Przygotowanie firmy do wdrożenia KSeF może potrwać nawet wiele tygodni. Zakres prac uzależniony jest nie tylko od wielkości firmy, lecz również od stopnia zaawansowania obecnie występujących w firmie procesów. Te należy koniecznie podzielić na procesy związane z wystawianiem faktur, jak i procesy związane z ich odbieraniem. Z jakimi zdaniami powinien zmierzyć się przedsiębiorca?
Jak tłumaczy Bogdan Zatorski z firmy Symfonia:
,,Z perspektywy obsługi fakturowania niezwykle istotne jest włączenie w projekt wdrożenia działów sprzedaży, bo to sprzedaż, a nie księgowość odpowiada w przedsiębiorstwie za procedury sprzedaży, których częścią jest wystawienie faktury. Nowość polega na tym, że faktura KSeF ma formę zapisu cyfrowego i nie ma postaci materialnej. Ta forma faktury wymusza dostosowanie procesów sprzedaży. To właśnie działy sprzedaży muszą zidentyfikować te etapy obsługi klienta, które wymagają modyfikacji ze względu na cyfrową postać dokumentu. Może się również okazać, że sprzedawca zechce wykorzystać pojemność informacyjną faktury ustrukturyzowanej, przesyłając informacje dodatkowe, np. numer zamówienia, dane o transporcie czy miejscu dostawy.
Osobnym zagadnieniem są załączniki. Warto zauważyć, że schemat faktury ustrukturyzowanej obowiązujący w 2026 roku FA(3) pozwoli na osadzanie wewnątrz faktury specyficznych „załączników” dedykowanych branżowo np. odczytu gazomierzy dla potrzeb uzasadnienia kwot wykazanych na fakturze. Rozwiązanie to nie obsłuży natomiast osadzenia w pliku faktury dodatkowych załączników o charakterze biznesowym powszechnie wykorzystywanych w niektórych branżach np. budowlanej, takich jak protokół odbioru. Firmy muszą więc wypracować dla nich odrębny obieg informacji, aby równolegle do faktury sprzedaży przesłanej przez KSeF przekazać nabywcy dodatkowe dane.".
To jednak nie wszystko. Jak uczyla ekspert ,,Kolejną odrębną kwestią jest odpowiedź na fundamentalne pytanie: kto konkretnie będzie fakturował? Pozwoli to przygotować odpowiednią strukturę uprawnień i dostępów do KSeF.
Wreszcie, pozostaje zagadnienie technicznej, czyli informatycznej obsługi fakturowania. Podatnik musi zdecydować: Czy będzie używał darmowych narzędzi MF (Ministerstwa Finansów), które pozwalają na poprawne wystawienie faktury, ale są oderwane od procesów biznesowych? To rozwiązanie sprawdzi się w mikrofirmach wystawiających pojedyncze faktury. Czy zechce skorzystać z komercyjnych programów do obsługi sprzedaży, standardowo łączonych przez producentów z KSeF? A może przedsiębiorstwo używa specjalistycznych, korporacyjnych rozwiązań do obsługi klienta, gdzie fakturowanie jest tylko małym fragmentem procesu? Takie oprogramowanie wymaga indywidualnej integracji z KSeF, która zwykle jest kosztowna i czasochłonna”.
Jak widać nowych zadań związanych z KSeF może być sporo. Pojawia się więc pytanie - z jakim czasem wdrożenia musi liczyć się zarówno duża jak i mniejsza firma?
Zdaniem Bogdana Zatorskiego ,,Wszystkie wymienione procesy wymagają czasu na rozpoznanie problemu i znalezienie sposobu jego obsługi. Zależnie od złożoności, projekt po stronie sprzedaży może zająć od 6 tygodni w małej firmie do 18 tygodni w średnich i dużych przedsiębiorstwach. W największych firmach, masowo fakturujących klientów, 18 tygodni to może być za mało”.
| Wielkość firmy | Wystawianie faktur w KSeF - czas potrzebny na wdrożenie |
|---|---|
| Małe firmy | Do 6 tygodni |
| Średnie i duże firmy | Do 18 tygodni |
| Największe firmy | Więcej niż 18 tygodni |
*dokładny czas uzależniony jest od stopnia zaawansowania obecnie występujących w firmie procesów
Odbieranie faktur w KSeF: Ile czasu na wdrożenie?
Drugą perspektywą przygotowania firmy na korzystanie z Krajowego Systemu, jest odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej. Jak wcześniej wspomnieliśmy z tą formą faktury będą miały styczność prawie wszystkie firmy z sektora MŚP już w lutym 2026 roku. Ile czasu może zająć wdrożenie zmian i jakie procesy warto zaplanować?
Jak wyjaśnia Bogdan Zatorski, ekspert z firmy Symfonia ,,Podobnie jest z perspektywą przyjmowania faktur. Zespół wdrażający KSeF musi skoncentrować się na procedurach przyjmowania, weryfikowania i akceptacji faktur zakupu. W dużych organizacjach zajmują się tym wyspecjalizowane działy zakupów. To w procesach zakupowych realizowane są procedury przyjmowania i obsługi faktur. Tu również pojawią się wyzwania wynikające z procedowania dowodu zakupu, który jest zapisem cyfrowym. Ale dokładnie tak samo jak dokument papierowy, wymaga on sprawdzenia, porównania z zamówieniem, weryfikacji danych i akceptacji merytorycznej. Organizacja musi wdrożyć lub dostosować systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Bez tego rodzaju rozwiązań nie da się sprawnie procedować i akceptować dowodów, które nie mają postaci materialnej”.
To jednak nie wszystko. Jak uczula ekspert ,,Osobną kwestią są zagadnienia organizacyjne: kto w firmie będzie miał dostęp do wszystkich faktur zakupu przesyłanych przez KSeF? Platforma zgromadzi w jednym miejscu zarówno faktury za towary, jak i np. poufne faktury usługowe za wynagrodzenia zarządu. Kluczowa będzie też integracja z istniejącymi systemami. Celem jest płynne przyjmowanie strumieni faktur z KSeF i automatyczne kierowanie (routing) ich do akceptacji w odpowiedniej komórce, a następnie sprawne ujęcie w ewidencji księgowej”.
Ile więc czasu będzie potrzebował przedsiębiorca na pełne dostosowanie firmy na odbiór faktur w KSeF?
Zdaniem Bogdana Zatorskiego ,,W przypadku procesów obsługi faktur zakupowych czas potrzebny na przygotowanie jest nieco krótszy: od 6 tygodni w małych JDG do 12 tygodni w złożonych organizacjach. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie w organizacjach wielooddziałowych, grupach VAT czy jednostkach samorządowych może wymagać znacznie więcej czasu”.
| Wielkość firmy | Odbieranie faktur w KseF - czas potrzebny na wdrożenie |
|---|---|
| Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) | Do 6 tygodni* |
| Złożone organizacje | Do 12 tygodni* |
*dokładny czas uzależniony jest od stopnia zaawansowania obecnie występujących w firmie procesów
Co, gdy przedsiębiorca nie zdąży ze zmianami?
Krajowy System e-Faktur można wdrożyć bez większych trudności, po warunkiem, że nie zostawimy prac wdrożeniowych na ostatnią chwilę. Co jednak w sytuacji, gdy z różnych przyczyn przedsiębiorstwo nie przygotuje się na czas?
- ,,Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur od 2026 roku. Jednocześnie kary przewidziane w ustawie za złamanie tego nakazu nie będą nakładane na podatników do końca 2026 roku. Może zatem nie ma sensu się spieszyć? To błędne myślenie. Niezależnie od tego, jak nasza organizacja wdroży KSeF, i tak będziemy w nim uczestniczyć, bo otrzymamy faktury tą metodą i będziemy musieli je obsłużyć. To zatem cenny czas, który warto wykorzystać na zaznajomienie i oswojenie się z nowym systemem. Teoretycznie można sobie wyobrazić, że będziemy nadawać fakturom ustrukturyzowanym postać materialną (np. drukować je), aby w ten sposób nadal procedować je w organizacji. Działając w ten sposób, nie tylko nie uzyskamy korzyści w postaci wzrostu efektywności wynikającego z cyfryzacji procesów, ale poniesiemy również dodatkowe koszty i stracimy czas. Obniży to dodatkowo efektywność organizacyjną. W dłuższej perspektywie tradycyjne, „analogowe” przedsiębiorstwo straci przewagę rynkową i może przegrać walkę o klienta". - tłumaczy ekspert.
Czasu jest coraz mniej
Niestety zzasu na wdrożenie KSeF jest coraz mniej. Organizacje, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań lub są na ich wczesnym etapie, mogą wkrótce stanąć przed koniecznością wprowadzania zmian w pośpiechu. Jak uczula Bogdan Zatorski, ekspert Symfonii ,,Na przygotowanie do tej rewolucji prawnej, technicznej, a przede wszystkim organizacyjnej pozostało bardzo mało czasu. Należy jak najszybciej rozpocząć przygotowania, zaczynając od wyznaczenia kierownika wdrożenia KSeF, osoby kompetentnej, sprawnej organizacyjnie, mającej czas na zaangażowanie w projekt. Osoby odpowiednio umocowanej przez zarząd do zbudowania zespołu wdrożenia i angażowania specjalistów sprzedaży, administracji, IT i księgowości”.
/ Tekst powstał przy współpracy z firmą Symfonia - dostawcą oprogramowania do zarządzania mikro, małymi i średnimi przedsiębiorstwami.