Nieterminowe płatności w podatku dochodowym

Podmioty wykonujące działalność gospodarczą w ramach jej prowadzenia regulują szereg zobowiązań. Czasami ich spełnienie - z różnych przyczyn - odbywa się z opóźnieniem, co często wiąże się z ponoszeniem dodatkowych opłat za nieterminowość. Rodzaj spóźnionego zobowiązania decyduje o możliwości i sposobie ujęcia w firmowych kosztach podatkowych zarówno jego głównej kwoty, jak i związanych z nią dodatkowych należności.

Stosunki kontrahenckie

Opóźnienia w płatnościach w podmiotach gospodarczych najczęściej dotyczą zapłaty za towary lub usługi. Przedsiębiorca, który spóźnia się z regulowaniem zobowiązań z tego tytułu, zazwyczaj w pierwszej kolejności otrzymuje od kontrahenta upomnienie wzywające do uregulowania zaległości. Wydatki związane z tymi upomnieniami - podobnie jak kwota samej należności głównej do zapłaty wynikająca z dokumentu zakupu - spełniają warunki pozwalające na rozliczenie ich w firmowych kosztach podatkowych. Obciążają one rachunek kosztowy przedsiębiorcy kasowo - tym samym podlegają ujęciu w kosztach w dacie ich faktycznego uregulowania (zapłaty).

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Wskaźniki przydatne w rozliczeniach podatku dochodowego dostępne w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Uchybianie terminom regulowania zobowiązań w obrocie gospodarczym związane jest również z koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę. Wartość tego typu odsetek może stanowić firmowe koszty uzyskania przychodów. Trzeba jednak zaznaczyć, że przepisy obu ustaw o podatku dochodowym (art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdop) wyłączają z tej kategorii podatkowej naliczone, lecz niezapłacone odsetki od zobowiązań. W efekcie wartość odsetek kontrahenckich podlega rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów dopiero wtedy, gdy zostaną one zapłacone, czyli podobnie jak koszty upomnienia w dacie uregulowania (kasowo). Nie ma tu znaczenia moment, w jakim zostały wystawione dokumentujące je noty obciążeniowe. Żeby jednak stały się firmowym kosztem podatkowym, muszą spełniać jeszcze dodatkowy warunek: nie mogą one ulec przedawnieniu. Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. b) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 10 lit. b) ustawy o pdop, kosztów podatkowych nie stanowią m.in. wydatki na spłatę innych zobowiązań, w tym z tytułu udzielonych gwarancji i poręczeń. Do kategorii innych zobowiązań, o których mowa w powołanym przepisie, należy zaliczyć zobowiązania przedawnione.

Bywa tak, że strona, która jako wierzyciel dochodzi zapłaty zaległych zobowiązań, czasami dla skuteczności swoich działań zmuszona jest korzystać z pomocy sądu oraz komornika. To z kolei wymaga ponoszenia szeregu opłat, w tym m.in. sądowej oraz dla komornika w związku z poszukiwaniem majątku dłużnika. Zarówno opłatę za poszukiwanie majątku dłużnika, jak i opłatę sądową, jako wydatki racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a ponadto poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, wierzyciel ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Opłaty sądowe i komornicze dotyczą ogólnego funkcjonowania podmiotu gospodarczego, co powoduje, że w podatku dochodowym należy je klasyfikować do kosztów pośrednio związanych z przychodami i w konsekwencji obciążać nimi koszty w dacie poniesienia. Jeżeli jednak wierzyciel uzyska zwrot opłaty sądowej, będzie to u niego skutkowało powstaniem przychodu podatkowego. Przychód ten powstanie przy tym dopiero w dacie faktycznego otrzymania zwrotu.

Zobowiązania pracownicze i zleceniobiorców

Podmioty zatrudniające pracowników, jeżeli dotrzymują wynikających z uregulowań ustaw o pdof i o pdop terminów wypłacania im (stawiania do dyspozycji) wynagrodzeń i innych należności ze stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, obciążają ich wartością firmowe koszty podatkowe, stosując metodę memoriałową. Metoda ta polega na rozliczaniu w kosztach ponoszonych wydatków już w miesiącu, za który są one należne. W przypadku omawianych zobowiązań jest to jednak możliwe jedynie wówczas, gdy ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika następuje w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof i odpowiednio art. 15 ust. 4g ustawy o pdop). W sytuacji gdy pracodawca nie dotrzyma wskazanych terminów, wynagrodzenia pracownicze podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach dopiero w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników.

Natomiast zobowiązania wynikające z umów zlecenia oraz o dzieło, w przeciwieństwie do należności ze stosunku pracy, obciążają koszty przedsiębiorcy-zleceniodawcy w dacie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop). Stąd niedotrzymanie umownych terminów ich wypłaty pozostaje bez wpływu na ich kosztowe rozliczenie, gdyż zawsze stają się one kosztami na zasadzie kasowej.

Należności budżetowe

Gdy opóźnienia przedsiębiorcy dotyczą terminowego płacenia należności budżetowych, wiąże się to z koniecznością ich uregulowania wraz z odsetkami. Są to odsetki od nieterminowo opłaconych podatków (np. dochodowego, VAT, akcyzowego, PCC, od nieruchomości), od należności celnych, od składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, składek na FP, FS oraz FGŚP. Tego typu odsetki zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych zarówno w ustawie o pdof, jak i ustawie o pdop (art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 21 ustawy o pdop).

Zapłata tych odsetek nazywanych zbiorczo budżetowymi poprzedzona jest zazwyczaj upomnieniem wydanym np. przez urząd skarbowy czy ZUS. W przeciwieństwie do upomnień wystawianych przez kontrahentów nie podlegają one ujęciu w firmowych kosztach podatkowych. Zaległości w opłacaniu m.in. składek ZUS czy podatków są bowiem wynikiem niewywiązania się podatnika z ciążącego na nim ustawowo nałożonego obowiązku. Stąd nie można uznać, że koszty upomnienia, ponoszone przez podatnika w sytuacji przymusowego dochodzenia należności przez ZUS czy urząd skarbowy, są celowe i racjonalnie uzasadnione oraz służą uzyskaniu firmowych przychodów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 88 (2276) z dnia 2025-11-03

Prowadzenie PKPiR w praktyce. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

OdsetkiKontrolaPrzedsiębiorcaHome 4