Kto, kiedy i jak przekazuje dane w formie JPK?

Gazeta Podatkowa 29.08.2019 05:37 (aktualizacja: )

Podatnicy prowadzący ewidencję zakupów i sprzedaży VAT muszą przesyłać co miesiąc informację JPK_VAT o zawartych w niej danych. Niezależnie od tego organy podatkowe mogą domagać się, w ramach prowadzonej sprawy, udostępnienia ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w postaci JPK. Za uchylanie się od tych obowiązków grożą dotkliwe kary.

Obowiązkowy JPK_VAT

Każdy podatnik prowadzący ewidencję zakupów i sprzedaży VAT ma obowiązek przekazywać co miesiąc informację JPK_VAT odzwierciedlającą zawarte w niej dane. Chodzi o ewidencję wskazaną w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

JPK_VAT składa się za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Obowiązek przekazywania informacji co miesiąc dotyczy również podatników rozliczających się kwartalnie z tytułu VAT. Dane wykazane przez nich w JPK_VAT powinny odzwierciedlać zapisy z ewidencji VAT z określonego miesiąca. Z wymogu wygenerowania i przesłania JPK_VAT nie zwalnia złożenie "zerowej" deklaracji VAT. W takim przypadku należy wypełnić jedynie nagłówek pliku oraz część zawierającą dane identyfikujące podatnika. Pozostałe pozycje pozostawia się puste.


JPK_VAT można przekazać za pośrednictwem Programu DRUKI Gofin.


JPK_VAT przekazuje się Szefowi KAS - wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej (patrz: Sposoby przekazywania JPK_VAT). Potrzebny jest do tego kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Podatnik będący osobą fizyczną może ponadto posłużyć się danymi autoryzującymi. Sprowadza się to do podania kilku informacji potwierdzających jego tożsamość. Są to jego: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wykazana dla celów PIT za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy niż rok przesyłania JPK_VAT. Pliki JPK_VAT składane w 2019 r. należy autoryzować przychodem z PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 albo PIT-40A za 2017 r. Jeżeli za 2017 r. nie zostało złożone żadne z wymienionych zeznań podatkowych lub roczne obliczenie podatku, wpisuje się "0" (zero).

Korekta informacji

Dane wykazane w JPK_VAT powinny odzwierciedlać ewidencję VAT oraz zgadzać się z danymi ujętymi w deklaracji VAT. Informację zawierającą błędy należy poprawić.

Korekta polega na ponownym wygenerowaniu pliku zawierającego wszystkie transakcje z danego miesiąca z poprawnymi danymi i wartościami. Konieczne jest złożenie na nowo kompletnej informacji JPK_VAT. Nie można przesłać pliku zawierającego tylko dane korygowane. Korekty JPK_VAT składa się obecnie według schematu JPK_VAT(3). Wersji tej należy użyć bez względu na to, według jakiego schematu został sporządzony błędny plik - stosuje się ją do korekt JPK_VAT za 2016 r., 2017 r., 2018 r. i 2019 r.

Struktura JPK_VAT(3) obowiązuje od 1 lutego 2018 r. Zawiera ona uproszczony system numerowania korekt. Pierwszą korektę pliku za dany miesiąc należy oznaczyć w polu "Cel złożenia" jako "1", następną korektę - "2", kolejną - "3" itd. We wcześniejszych wersjach JPK_VAT każda korekta miała numer "2". Szczególną uwagę należy więc zwrócić na numerację w przypadku korekty JPK_VAT za 2016 r. lub 2017 r. Jeżeli podatnik złożył za dany miesiąc 2016 r. lub 2017 r. tylko pierwotny JPK_VAT (z numerem "1"), a pierwszej jego korekty dokonuje w 2019 r., to korektę przekazuje na JPK_VAT(3) oznaczonym jako "2". Następne korekty za ten sam okres będą miały odpowiednio numer "3", "4", "5" itd. W przypadku gdy podatnik przed 1 lutego 2018 r. złożył korektę lub korekty JPK_VAT za dany miesiąc 2016 r. lub 2017 r. (z numerem "2"), a kolejnej korekty tego samego pliku dokonuje w 2019 r., to wpisuje "3" w polu "Cel złożenia". Następne korekty za ten sam okres należy oznaczyć jako "4", "5" itd.

Ryzyko grzywny

Za niezłożenie JPK_VAT w terminie grozi grzywna. Przewiduje ją art. 80 § 1 i § 4 Kodeksu karnego skarbowego.

Uchybienie to może być potraktowane jako przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Przestępstwo skarbowe karane jest grzywną od 10 do 120 stawek dziennych (obecnie od 750 zł do 3.600.000 zł), a wykroczenie skarbowe - grzywną od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnej pensji (aktualnie od 225 zł do 45.000 zł). Wymiar grzywny w konkretnym przypadku zależy od okoliczności sprawy, a także sytuacji karanego: stanu majątkowego, dochodów, możliwości zarobkowania itp.

Sankcje karne skarbowe wymierzane są konkretnej osobie fizycznej (sprawcy). Odpowiedzialność za uchybienia firmy - indywidualnego przedsiębiorcy, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej - ponosi osoba, która zajmuje się jej sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi. Kompetencje w tym zakresie mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności. Karani są zasadniczo kierownicy jednostek: osoby prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, członkowie zarządu, wspólnicy spółek osobowych.

Termin złożenia JPK_VAT może zostać odroczony na podstawie art. 48 Ordynacji podatkowej. Odroczenie jest dopuszczalne, na wniosek zainteresowanego, w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem lub interesem publicznym. Powinien on wykazać, co i dlaczego przemawia za wyznaczeniem innej - indywidualnej - daty przesłania pliku za dany miesiąc. Wniosek w tej sprawie trzeba wnieść przed upływem terminu złożenia JPK_VAT. W przeciwnym razie będzie bezzasadny. Terminu, który już upłynął, nie wolno bowiem odroczyć. Wniosek rozpatruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika w sprawie VAT.

JPK na żądanie

Niezależnie od wymogu składania co miesiąc JPK_VAT organ podatkowy ma prawo zażądać przekazania w formie JPK całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych. Wezwanie do udostępnienia danych w tej postaci można otrzymać w czasie czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej czy celno-skarbowej.

Struktury JPK przekazywane na żądanie to: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury (JPK_FA), podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencja przychodów (JPK_EWP). Warunkiem realizacji wezwania jest prowadzenie księgi podatkowej lub tworzenie dowodu księgowego przy użyciu programu komputerowego. Przykładowo podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów w formie papierowej, przedkłada ją na żądanie organu podatkowej w takiej formie - nie musi przetwarzać jej na format JPK_PKPIR.

Organ podatkowy określa w wezwaniu zakres raportowanych danych. Zależy on od przedmiotu i stanu prowadzonej sprawy oraz od okresu objętego weryfikacją, np. żądanie może dotyczyć wygenerowania JPK_FA według daty wystawienia faktur, waluty czy kontrahenta. Pliki mogą obejmować dane z miesiąca, kwartału lub innego okresu. Należy jednak zaznaczyć, że największe podmioty mają obowiązek udostępnić w formie JPK księgi podatkowe i dowody księgowe odnoszące się do okresów począwszy od 1 lipca 2016 r., a pozostali - tj. mikro-, mali oraz średni przedsiębiorcy - od 1 lipca 2018 r.

Sposoby przekazywania JPK_VAT:

»użycie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji Klient JPK 2.0,
»użycie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-mikrofirma,
»utworzenie JPK_VAT przy pomocy uaktualnianego programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji on-line,
»skorzystanie z e-bramki JPK_VAT.

Sposoby przekazywania plików JPK na żądanie:

»wysyłka za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. przy użyciu:
 -udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji Klient JPK 2.0,
 -udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-mikrofirma (z tym że umożliwia ona generowanie tylko JPK_FA oraz JPK_VAT i jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą),
 -odpowiednio przystosowanego programu księgowego lub komercyjnej aplikacji on-line,
»udostępnienie na informatycznych nośnikach danych, np. pendrive, karcie pamięci, CD/DVD.

Kara porządkowa

Termin przekazania plików ustala organ podatkowy - uwzględniając charakter dowodu i stan sprawy - ale nie może być on krótszy niż 3 dni. W uzasadnionych przypadkach, np. gdy trzeba przekazać znaczną ilość danych lub w razie nieobecności osoby odpowiedzialnej za ich udostępnienie, można zwrócić się o wydłużenie wyznaczonego terminu.

Pliki udostępniane na żądanie organu podatkowego można przekazać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub danymi autoryzacyjnymi) albo na nośnikach danych (patrz ramka). Pliki zapisane na nośnikach danych można przekazać bezpośrednio urzędnikowi prowadzącemu sprawę. Spisuje on wówczas protokół pobrania danych w formie elektronicznej zawierający informacje o plikach, np. ich rozmiar, sumy kontrolne, format, datę utworzenia. Protokół podpisuje osoba przekazująca dane i urzędnik prowadzący sprawę. Nośnik z plikami można również przesłać tradycyjną pocztą. Urzędnik, otrzymawszy go, sporządza adnotację służbową. Plików JPK nie można przesłać e-mailem na skrzynkę organu podatkowego.

Podatnik, który bezzasadnie odmówi przekazania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK lub nie uczyni tego w wyznaczonym terminie, naraża się na karę porządkową do 2.800 zł. W przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej ukarany może być ustawowy reprezentant, członek organu uprawnionego do reprezentowania lub osoba upoważniona do prowadzenia spraw danego podmiotu. Kara porządkowa może być nałożona również na właściciela biura rachunkowego, któremu podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych i dowodów księgowych, jeżeli bezzasadnie odmówi okazania czy nie przedłoży w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych swojego klienta lub dokumentów będących podstawą dokonywania w nich zapisów. Ukarany może złożyć zażalenie na postanowienie o nałożeniu kary porządkowej albo wniosek o jej uchylenie.

NOWE PRAWO 2020

Plik JPK_VAT obejmie deklarację VAT

Zmiany w zakresie raportowania danych związanych z rozliczeniem VAT wprowadza ustawa z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1520). Zakłada ona włączenie do JPK_VAT danych wykazywanych w deklaracjach VAT. Przewiduje ponadto dotkliwe sankcje za błędy.

Nowy plik JPK_VAT ma składać się z części deklaracyjnej - odzwierciedlającej dane przesyłane w deklaracjach VAT (VAT-7, VAT-7K, a także VAT-27) oraz części ewidencyjnej - zawierającej dane przekazywane obecnie w JPK_VAT. Będzie przesyłany za każdy miesiąc do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Duzi przedsiębiorcy będą mieli obowiązek składać nowy plik JPK_VAT od 1 kwietnia 2020 r., a pozostali - od 1 lipca 2020 r.

Pliki muszą być rzetelnie sporządzone. Do zachowania należytej staranności przy wypełnianiu części ewidencyjnej mają mobilizować kary administracyjne. Jeżeli podatnik prześle ewidencję zawierającą błędy uniemożliwiające przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, otrzyma z urzędu skarbowego wezwanie do ich skorygowania. Będzie miał 14 dni na przesłanie poprawionej ewidencji lub złożenie wyjaśnień wykazujących brak uchybień. Podatnik, który tego nie zrobi, otrzyma za każdą stwierdzoną nieprawidłowość karę pieniężną w wysokości 500 zł. Nałoży ją naczelnik urzędu skarbowego w formie decyzji. Karę pieniężną trzeba będzie uiścić w terminie 14 dni od dnia doręczenia tej decyzji. Sankcja nie będzie nakładana na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które za złożenie nierzetelnej ewidencji poniosą odpowiedzialność karną skarbową.

Dane z nowych plików JPK_VAT trafią do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (CRDP). Będą mogły być analizowane i przetwarzane przez organy KAS.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.)

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958 ze zm.)


autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 69 (1631) z dnia 2019-08-29

Przychody ze sprzedaży według ustawy o rachunkowości i MSR. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

JPK Jednolity Plik Kontrolny