Wejście w życie obowiązku elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg do urzędu skarbowego zostało rozłożone na etapy. Za 2025 r. wysyłce podlegają tylko księgi rachunkowe dużych podmiotów objętych ustawą o pdop. Za 2026 r. będą też wysyłane księgi rachunkowe, jak i podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje przychodów prowadzone dla potrzeb rozliczenia ryczałtu tych podmiotów, które na dzień ich założenia w tym roku miały obowiązek przesyłania JPK_V7M. Za 2027 r. swoje księgi do urzędu skarbowego będą przesyłać już wszyscy objęci tym obowiązkiem.

Podmioty objęte ustawą o pdop

W myśl art. 9 ust. 1c ustawy o pdop (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.) podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 27 ust. 1 tej ustawy (zeznania rocznego), albo deklaracji, o której mowa w art. 28r ust. 1 tej ustawy (deklaracja roczna podatników na estońskim CIT), za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej odpowiedniej strukturze logicznej. Ponadto, stosownie do art. 9 ust. 1e ustawy o pdop, w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych i przesyłania tych ksiąg właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego są obowiązane te spółki. Przy czym księgi te są przekazywane w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego tych spółek.

Jak jednak stanowi art. 66 ust. 2 ustawy nowelizującej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.), księgi, o których mowa w art. 9 ust. 1c i ust. 1e ustawy o pdop, są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy, a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – za rok obrotowy rozpoczynający się po dniu:

1) 31 grudnia 2024 r. – w przypadku:

a) podatkowych grup kapitałowych,

b) podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, u których wartość przychodu, uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego (w sytuacji gdy rok podatkowy/obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, za 2025 r. księgi będą musieli przesłać podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których przychody uzyskane za 2024 r. przekroczyły 213.650.000 zł),

2) 31 grudnia 2025 r. – w przypadku podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, obowiązanych do przesyłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zgodnie z art. 109 ust. 3b tej ustawy (z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania naszego Wydawnictwa z dnia 17 października 2025 r. i dnia 12 listopada 2025 r. wynika, że chodzi tu o podatników, którzy rozliczają się z VAT miesięcznie i składają JPK_V7M na dzień założenia ksiąg przypadający w tym roku),

3) 31 grudnia 2026 r. – w przypadku pozostałych podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, w tym tych, którzy na dzień założenia ksiąg w 2026 r. byli na kwartalnym VAT lub byli zwolnieni z VAT.

W przypadku, o którym mowa w pkt 1, jeżeli odpowiednio rok podatkowy albo rok obrotowy, za który mają być przesłane księgi, zakończy się przed dniem 31 grudnia 2025 r., księgi te są przesyłane w terminie do końca marca 2026 r.

Podmioty objęte ustawą o pdop realizują obowiązek wysłania ksiąg rachunkowych poprzez przesłanie pliku JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, przy czym na mocy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnienia z obowiązku przesyłania części ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1861) nie ma obowiązku przesyłania JPK_ST_KR za rok podatkowy/obrotowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r.

Zgodnie z art. 9 ust. 1d ustawy o pdop z obowiązku elektronicznego przesyłania ksiąg są zwolnieni podatnicy:

• zwolnieni od podatku na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o pdop, z wyjątkiem fundacji rodzinnych,
• o których mowa w art. 27a ustawy o pdop,
• prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Obowiązku przekazywania naczelnikowi urzędu skarbowego ksiąg rachunkowych w formie JPK_KR_PD nie mają też zakłady podatkowe rozliczające działalność na podstawie uproszczonej ewidencji na cele podatkowe określonej w art. 9 ust. 4 ustawy o pdop. Tak uznał Dyrektor KIS m.in. w interpretacjach indywidualnych: z dnia 19 grudnia 2024 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.556.2024.2.SJ, z dnia 21 lutego 2025 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.714.2024.1.PK, z dnia 3 lipca 2025 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.245.2025.1.DD.

Podmioty objęte ustawą o pdof i ustawą o ryczałcie

Na podstawie art. 24a ust. 1e ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej rozliczający się na podstawie takich ksiąg (obowiązkowo lub dobrowolnie) są obowiązani prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1 ustawy o pdof (zeznania rocznego), za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej w odpowiedniej strukturze logicznej.

Z kolei w art. 15 ust. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.) wskazano, że podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, prowadzący ewidencję lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązani prowadzić tę ewidencję i wykaz przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego tę ewidencję i wykaz po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 21 ust. 2 pkt 2 tej ustawy (zeznanie roczne ryczałtowców), za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej w odpowiedniej strukturze logicznej.

Przy czym, w myśl art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej księgi i ewidencje o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o pdof oraz w art. 15 ust. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku (…), są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

1) 31 grudnia 2025 r. – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, zgodnie z art. 109 ust. 3b tej ustawy (jak wynika z odpowiedzi MF na pytania naszego Wydawnictwa z dnia 17 października 2025 r. i dnia 12 listopada 2025 r., chodzi tu o podatników, którzy rozliczają się z VAT miesięcznie i składają JPK_V7M na dzień założenia ksiąg i ewidencji przypadający w tym roku),

2) 31 grudnia 2026 r. – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1, w tym tych, które na dzień założenia ksiąg w 2026 r. były na kwartalnym VAT lub były zwolnione z VAT.

Dla podmiotów na księdze podatkowej przewidziane są struktury JPK_PKPIR i JPK_ST, a dla podmiotów na ryczałcie JPK_EWP i JPK_ST.

Dodatkowe kwestie

Warto zauważyć, że obowiązek przesyłania ksiąg jest powiązany z obowiązkiem ich elektronicznego prowadzenia. O ile księgi rachunkowe są powszechnie prowadzone elektronicznie, o tyle podatkowe księgi przychodów i rozchodów i ewidencje przychodów dla potrzeb rozliczenia ryczałtu nie muszą być prowadzone elektronicznie za rok, za który nie muszą być wysyłane do urzędu skarbowego. Mogą być wówczas prowadzone w formie papierowej, np. w stosownych broszurach.

Porady dotyczące elektronicznego prowadzenia ksiąg i ewidencji oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego w formie plików JPK dostępne w  zakładce JPK_PD w serwisie gazetapodatkowa.gofin.pl

Trzeba też wspomnieć, że w procesie legislacyjnym znajduje się projekt ustawy o zmianie ustawy o pdof, ustawy o pdop oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (druk nr UD350 z wykazu RCL), w którym proponuje się wydłużenie terminu na elektroniczne przesyłanie ksiąg rachunkowych dla podatników pdop i podmiotów objętych ustawą o pdof prowadzących te księgi – do końca 7. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego. Wynika to z tego, że obecnie termin ich wysłania poprzedza termin zatwierdzenia rocznych sprawozdań finansowych oraz ostatecznego zamknięcia ksiąg, co może powodować praktyczne problemy przy realizacji wysyłki ksiąg. Nie planuje się natomiast wydłużenia terminu elektronicznej wysyłki podatnikom prowadzącym inne księgi, tj. podatkową księgę przychodów i rozchodów czy ewidencję przychodów dla potrzeb opodatkowania ryczałtem, bowiem w ich przypadku wykonanie obowiązku przesłania ksiąg nie jest uwarunkowane zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Przepisy projektowanej nowelizacji mają wejść w życie w I kwartale 2026 r.

Aby księgi, ewidencje i wykazy mogły zostać wysłane w formie odpowiednich plików, trzeba je dodatkowo uzupełnić. W tej sprawie wydano przepisy:

• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1314 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1311).

Wszystkie akty prawne dotyczące sporządzania plików JPK_PD są dostępne na stronie internetowej przepisy.gofin.pl.

Gazeta Podatkowa nr 9 (2301) z dnia 2026-01-29

Koszty i przychody na przełomie dwóch lat obrotowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl