Przedsiębiorcy ponoszą spore koszty związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Obejmują one m.in. zakup specjalnego modułu do obsługi KSeF oraz opłaty za faktury przesłane lub pobrane z KseF. Warto dodać, że dostawcy oprogramowania służącego do zarządzania firmą wprowadzają dodatkowe opłaty za pakiety obsługi systemu. Czy jest szansa, aby system, który miał być w założeniu „bezkosztowy”, rzeczywiście takim się stał – albo przynajmniej kosztował mniej? Ministerstwo Finansów odpowiedziało na to pytanie.
Ministerstwo Finansów otrzymuje od przedstawicieli mediów wiele pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ostatnio często poruszana jest kwestia dodatkowych kosztów ponoszonych przez podatników i biura rachunkowe w związku z wprowadzeniem nowego systemu.
KSeF miał być „bezkosztowy”, a są duże wydatki
Kosztowne dla podatników zmiany spowodowane wprowadzeniem KSeF obejmują np. konieczność wykupienia specjalnego modułu do obsługi KSeF oraz opłaty za każdą fakturę przesłaną lub pobraną z KseF. Poza tym dostawcy oprogramowania służącego do zarządzania firmą wprowadzają dodatkowe opłaty za pakiety obsługi KSeF (tzw. zakup „punktów”), a biura rachunkowe w związku z obsługą systemu podnoszą ceny usług.
W związku z tym do Ministerstwa Finansów trafiło pytanie: czy przedsiębiorcy mogą liczyć na zmiany w KSeF idące w kierunku obniżenia wydatków z nim związanych, tak aby wprowadzenie „bezkosztowego” systemu KSEF stało się dla nich rzeczywiście bezkosztowe albo przynajmniej mniej kosztowne?
Jaka jest odpowiedź ministerstwa?
W odpowiedzi Ministerstwo Finansów przypomniało, że wypracowane, finalne rozwiązania prawne, techniczne i biznesowe dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur są efektem szerokich konsultacji dotyczących wdrożenia systemu, przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli JST, oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. W konsultacjach tych wzięło udział 10 tysięcy podmiotów.
Były to największe, przeprowadzone w historii resortu finansów konsultacje rozwiązań prawnych i biznesowych. W przygotowanych rozwiązaniach uwzględniono niemal wszystkie postulaty zgłoszone w ich toku” – zaznaczył resort. Szczegółowe odniesienie do wszystkich zgłoszonych postulatów zostało przedstawione w raportach z konsultacji, które są dostępne publicznie pod tym adresem.
Resort udostępnia bezpłatne narzędzia
Resort zwrócił uwagę, że określenie kosztów ponoszonych docelowo przez przedsiębiorców będzie bardzo zróżnicowane i zależne od dostawców programów komercyjnych. Projektowane rozwiązania w KSeF nie wymuszają na przedsiębiorcy wyłącznie samodzielnego korzystania z systemu. Każdy przedsiębiorca może nadać określone uprawnienia (np. do wystawiania faktur lub dostępu do faktur) innej osobie lub podmiotowi, którzy w jego imieniu będą działać w KSeF.
Ministerstwo dodało, że obsługa KSeF nie wymaga korzystania z komercyjnych systemów informatycznych ani zaawansowanej infrastruktury technicznej. W przypadku podmiotów otrzymujących niewielką liczbę faktur odbiór dokumentów może następować za pośrednictwem komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0 lub za pomocą bezpłatnych narzędzi oferowanych przez resort finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF 2.0 oraz e-mikrofirma).
Resort przypomina, że umożliwiają one najmniejszym podatnikom wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF. Są przeznaczone dla podatników, którzy nie zdecydują się na skorzystanie z komercyjnych narzędzi do e-fakturowania np. w związku z kosztami wykorzystywania tych narzędzi.
Darmowe materiały pomocnicze
Ministerstwo Finansów zwraca także szczególną uwagę na Aplikację Mobilną KSeF, możliwą do zainstalowania na smartfonie. Ta aplikacja pozwala wystawiać i odbierać e-faktury w każdym miejscu i czasie, w sposób intuicyjny i prosty, bez potrzeby korzystania ze sprzętu komputerowego z oprogramowaniem.
Informacje na temat bezpłatnych narzędzi można znaleźć na stronie ksef.podatki.gov.pl – przypomina Ministerstwo Finansów. Dodaje, że tej stronie został udostępniony cały pakiet materiałów pomocniczych, które mają na celu wsparcie podatników przy wdrożeniu KSeF. Wśród materiałów są udostępnione najważniejsze informacje na temat systemu, filmy instruktażowe, podręczniki, które kompleksowo omawiają tematykę KSeF, tutoriale oraz baza pytań i odpowiedzi.
MF: nie ingerujemy w politykę cenową
Jednocześnie Ministerstwo Finansów zaznacza, że nie ingeruje w politykę cenową dostawców oprogramowania komercyjnego. Działania podejmowane przez nie koncentrują się na budowaniu strategii bezpłatnej alternatywy, której jednym z celów jest ochrona najmniejszych przedsiębiorców przed wysokimi opłatami wdrożeniowymi.
Wskazuje też, że w 2026 r. podatnicy nie będą narażeni na sankcje za naruszenia obowiązków KSeF, co w praktyce oznacza, że za 2026 r. kary za błędy przy korzystaniu z KSeF nie będą stosowane. Kary pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy, będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje.
Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że podejmowane są intensywne działania szkoleniowe dotyczące KSeF oraz stała pomoc stacjonarna w każdym urzędzie skarbowym bądź zdalna za pomocą całodobowej infolinii Krajowej Informacji Skarbowej albo za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/
KSeF to wiele korzyści, które obniżą koszty biznesu
Na koniec resort – wciąż nie odpowiadając wprost na postawione pytanie – przypomina, że system KSeF niesie ze sobą szereg korzyści biznesowych i podatkowych. Jego zdaniem dzięki niemu poprawie ulegną warunki i bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej. Zwiększy się też szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawione faktury są udostępniane dla odbiorców przez administrację niemal w czasie rzeczywistym. Nastąpi usprawnienie i przyspieszenie weryfikacji zasadności zwrotów VAT w urzędach skarbowych z 60 do 40 dni. Dodatkowo, jak zaznacza resort, faktury są przechowywane przez administrację 10 lat, zatem koszty ich przechowywania po stronie podatników ulegną obniżeniu. Jego zdaniem wprowadzenie ustrukturyzowanego, jednolitego wzoru faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych i przyczyni się do redukcji liczby pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Źródło: eureka.mf.gov.pl