Przedsiębiorcy ponoszą spore koszty związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Obejmują one m.in. zakup specjalnego modułu do obsługi KSeF oraz opłaty za faktury przesłane lub pobrane z KseF. Warto dodać, że dostawcy oprogramowania służącego do zarządzania firmą wprowadzają dodatkowe opłaty za pakiety obsługi systemu. Czy jest szansa, aby system, który miał być w założeniu „bezkosztowy”, rzeczywiście takim się stał – albo przynajmniej kosztował mniej? Ministerstwo Finansów odpowiedziało na to pytanie.
Ministerstwo Finansów otrzymuje od przedstawicieli mediów wiele pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ostatnio często poruszana jest kwestia dodatkowych kosztów ponoszonych przez podatników i biura rachunkowe w związku z wprowadzeniem nowego systemu.
KSeF miał być „bezkosztowy”, a są duże wydatki
Kosztowne dla podatników zmiany spowodowane wprowadzeniem KSeF obejmują np. konieczność wykupienia specjalnego modułu do obsługi KSeF oraz opłaty za każdą fakturę przesłaną lub pobraną z KseF. Poza tym dostawcy oprogramowania służącego do zarządzania firmą wprowadzają dodatkowe opłaty za pakiety obsługi KSeF (tzw. zakup „punktów”), a biura rachunkowe w związku z obsługą systemu podnoszą ceny usług.
W związku z tym do Ministerstwa Finansów trafiło pytanie: czy przedsiębiorcy mogą liczyć na zmiany w KSeF idące w kierunku obniżenia wydatków z nim związanych, tak aby wprowadzenie „bezkosztowego” systemu KSEF stało się dla nich rzeczywiście bezkosztowe albo przynajmniej mniej kosztowne?
Jaka jest odpowiedź ministerstwa?
W odpowiedzi Ministerstwo Finansów przypomniało, że wypracowane, finalne rozwiązania prawne, techniczne i biznesowe dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur są efektem szerokich konsultacji dotyczących wdrożenia systemu, przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli JST, oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. W konsultacjach tych wzięło udział 10 tysięcy podmiotów.
Były to największe, przeprowadzone w historii resortu finansów konsultacje rozwiązań prawnych i biznesowych. W przygotowanych rozwiązaniach uwzględniono niemal wszystkie postulaty zgłoszone w ich toku” – zaznaczył resort. Szczegółowe odniesienie do wszystkich zgłoszonych postulatów zostało przedstawione w raportach z konsultacji, które są dostępne publicznie pod tym adresem.
Resort udostępnia bezpłatne narzędzia
Resort zwrócił uwagę, że określenie kosztów ponoszonych docelowo przez przedsiębiorców będzie bardzo zróżnicowane i zależne od dostawców programów komercyjnych. Projektowane rozwiązania w KSeF nie wymuszają na przedsiębiorcy wyłącznie samodzielnego korzystania z systemu. Każdy przedsiębiorca może nadać określone uprawnienia (np. do wystawiania faktur lub dostępu do faktur) innej osobie lub podmiotowi, którzy w jego imieniu będą działać w KSeF.
Ministerstwo dodało, że obsługa KSeF nie wymaga korzystania z komercyjnych systemów informatycznych ani zaawansowanej infrastruktury technicznej. W przypadku podmiotów otrzymujących niewielką liczbę faktur odbiór dokumentów może następować za pośrednictwem komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0 lub za pomocą bezpłatnych narzędzi oferowanych przez resort finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF 2.0 oraz e-mikrofirma).
Resort przypomina, że umożliwiają one najmniejszym podatnikom wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF. Są przeznaczone dla podatników, którzy nie zdecydują się na skorzystanie z komercyjnych narzędzi do e-fakturowania np. w związku z kosztami wykorzystywania tych narzędzi.
Darmowe materiały pomocnicze
Ministerstwo Finansów zwraca także szczególną uwagę na Aplikację Mobilną KSeF, możliwą do zainstalowania na smartfonie. Ta aplikacja pozwala wystawiać i odbierać e-faktury w każdym miejscu i czasie, w sposób intuicyjny i prosty, bez potrzeby korzystania ze sprzętu komputerowego z oprogramowaniem.
Informacje na temat bezpłatnych narzędzi można znaleźć na stronie ksef.podatki.gov.pl – przypomina Ministerstwo Finansów. Dodaje, że tej stronie został udostępniony cały pakiet materiałów pomocniczych, które mają na celu wsparcie podatników przy wdrożeniu KSeF. Wśród materiałów są udostępnione najważniejsze informacje na temat systemu, filmy instruktażowe, podręczniki, które kompleksowo omawiają tematykę KSeF, tutoriale oraz baza pytań i odpowiedzi.
MF: nie ingerujemy w politykę cenową
Jednocześnie Ministerstwo Finansów zaznacza, że nie ingeruje w politykę cenową dostawców oprogramowania komercyjnego. Działania podejmowane przez nie koncentrują się na budowaniu strategii bezpłatnej alternatywy, której jednym z celów jest ochrona najmniejszych przedsiębiorców przed wysokimi opłatami wdrożeniowymi.
Wskazuje też, że w 2026 r. podatnicy nie będą narażeni na sankcje za naruszenia obowiązków KSeF, co w praktyce oznacza, że za 2026 r. kary za błędy przy korzystaniu z KSeF nie będą stosowane. Kary pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy, będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje.
Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że podejmowane są intensywne działania szkoleniowe dotyczące KSeF oraz stała pomoc stacjonarna w każdym urzędzie skarbowym bądź zdalna za pomocą całodobowej infolinii Krajowej Informacji Skarbowej albo za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/
KSeF to wiele korzyści, które obniżą koszty biznesu
Na koniec resort – wciąż nie odpowiadając wprost na postawione pytanie – przypomina, że system KSeF niesie ze sobą szereg korzyści biznesowych i podatkowych. Jego zdaniem dzięki niemu poprawie ulegną warunki i bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej. Zwiększy się też szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawione faktury są udostępniane dla odbiorców przez administrację niemal w czasie rzeczywistym. Nastąpi usprawnienie i przyspieszenie weryfikacji zasadności zwrotów VAT w urzędach skarbowych z 60 do 40 dni. Dodatkowo, jak zaznacza resort, faktury są przechowywane przez administrację 10 lat, zatem koszty ich przechowywania po stronie podatników ulegną obniżeniu. Jego zdaniem wprowadzenie ustrukturyzowanego, jednolitego wzoru faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych i przyczyni się do redukcji liczby pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Źródło: eureka.mf.gov.pl
Tw tzw. „darmowe narzędzia” do ksyf są żenująco prymitywne i niewygodne w użyciu. Rozumiem, że na posadach w ministerstwach nie pracują dobrzy informatycy tylko miernoty, ale za te koszmarne pieniądze, jakie z naszych podatków rząd wywala na skarbówkę można by oczekiwać czegoś lepszego.
Zacznijmy od tego, sam sama struktura pliku ksyf jest debilna, przede wszystkim nie ma w niej numeru ksyf! Jest on jedynie zwracany w nazwie pliku ksyf. Nazwa ta może być (celowo lub przypadkiem) swobodnie zmieniana i nie ma nad tym żadnej kontroli.
Żałosna „aplikacja podatnika” wyrzuca debilne komunikaty o błędach nie podając nawet wskazówek co jej się nie podoba. Faktury trzeba do niej wpisywać pojedynczo bez możliwości choćby pobrania plików w paczce, choćby w postaci pliku .zip z tymi żałosnymi wypocinami w środku.
To jedynie początek długiej listy braków i niedociągnięć. Nie będę jej ciągnął, bo to i tak nic nie da. W końcu ksyf wprowadzono jedynie po to, żeby banda u żłoba mogła więcej nakraść. Nie wiem po co opowiadają brednie o tym jak niby ksyf „ułatwia działalność” firmom, przecież nawet dziecko się na to nie nabierze.
Jak widać „konsultacje” nie miały na celu przygotowanie aplikacji użytecznej dla małych podatników a raczej zagwarantowanie dużym firmom softwarowym, że dobrze zarobią. I owszem, ten cel osiągnięto.
Ale jesteś śmieszny. Jak w pliku XML który jest przygotowany przed wysyłką do systemu miałby się pojawić numer który jest nadawany po wysłaniu? Musiałoby się to wiązać ze zmianą czasu modyfikacji i zawartości pliku.
To tak jakbyś oczekiwał, że na fakturze papierowej, która jest w środku zaklejonej koperty znajdzie się stepel z datą i nr listu poleconego który jest na kopercie.
Andrzej – identity bot Minfinpl
***** *****
-bo to jednak POPiS wspólny jest…
By zlikwidowac ksyf na amen i wrocic do wolnosci gospodarczej trzeba tylko wybrac w nastepnych wyborach kogos poza POPiSem z przystawkami.
Niewielu zostaje do wyboru, ale tylko w nich nadzieja! Jeden gosc z broda i dwoch mlodszych 😉 Bo POPiS zaoral wolnosc juz dawno temu.
A potem trybunal dla Morawieckiego i Tuska; powinni siedziec w jednej ciasnej celi.
KSeF służy kontroli skarbowej i państwu. Taka była idea jego powstania. Wysoki poziom cyfryzacji wymusza zaangażowanie umiejętności, technologii i nowego sprzętu, aby to zrealizować. Mały przedsiębiorca tego nie posiadają i w większości nie są w stanie to zrealizować. I o tym mówiono przed obowiązkiem przystąpienia do KSeF. Jak zwykle zrobiły to biura rachunkowe. To one zainwestowały pieniądze i swój czas, dlatego nie może być mowy o bez kosztowym KSeF. Mowa o bez kosztowym KSeF to bzdura. Poza tym poruszanie się po KSeF wymaga już większej wiedzy niż wystawienie faktury.
I warto jeszcze mieć na uwadze, że oprogramowanie do pobierania/wysyłania faktur z ksef nie jest dedykowane firmom lecz biurom księgowym. To robi różnice, bo firmy nie są stroną umowy i nie mogą bez pisemnej zgody biura księgowego zmigrować swoich własnych sanych. Zatem przedsiębiorca powinien mieć własne repozytorium do rachunkowości podatkowej i nie dać sobie wmówić, że może korzystać za darmo z oprogramowania biura księgowego.
Czar prysnął i każdy przedsiębiorca już wie, że na ksyf musi poświęcać co najmniej kilka godzin (których zazwyczaj nie ma) w miesiącu dodatkowej pracy.
A jaki jest główny cel US – postawić każdemu przedsiębiorcy agenta AI, który wyłapie wszelkie nieprawidłowości.
US mówi „dzień dobry” i już kłamie. Zamiast łapać prawdziwych oszustów, to uczciwym i zapracowanym przedsiębiorcom wbił nóż w plecy.
Litości. JDG wystawienie faktur zajmowało mi 20min. w tym miesiącu była to godzina+ 2x po 1h z 2 paniami z księgowości innej firmy, bo się pomyliłem i każdy się zastanawiał co teraz zrobić. policzmy 500zl kosztów za to. x ilość takich sytuacji. Polskie firmy straciły na tym miliardy!!!
Znaczy że prawie wszyscy się mylą przy jednej fv jak Ty ?
A gdzie są postawione serwery KSeF?.
w prawdziwej ojczyznie Morawieckiego.
Branża IT i księgowi, z którymi ministerstwo prowadziło konsultacje myślę, że są zadowoleni, przedsiębiorcy mniej. Ja w swojej foremce poniosłem od razu koszty 6 tys. zł, księgowa 150 zł miesięcznie więcej no i dodatkowy abonament do programu 1000zl rocznie. Same powody do radości, brawo rządzący.
Jak zwykle koszty brak możliwości drukowania faktury z kart za jednym zamachem wszystkich a nie dzierganie kilkunastu faktur z systemu co jest czadochlonne
Wybaczcie ale ksef nie przyniósł mojej firmie żadnej korzyści tylko wzrost problemów i kosztów. Myślę że tylko firmom IT i skarbówce daje wymierne korzyści. Gdyby firmy IT były zobowiązane ustawą do bezpłatnej integracji ich systemów z darmową aplikacją ksef to uwieżyłbym w należytą starannosc ustawodawcy do ograniczania kosztów przedsiębiorstw wdrożenia ksefu bo nikt nie bedzie recznie klepać każdej faktury do darmowej apki ministerialnej więc ta aplikacja jest w zasadzie bezużyteczna i nie stanowi żadnej alternatywy dla komercyjnych rozwiązań. Wybaczcie ale uważam że firmy IT nie należą do branży o niskich zyskach a ksef to dla nich dodatkowa kopalnia złota kosztem innych podmiotów co pachnie lobbingiem. Nie mówiąc o kosztach szkoleń. Ksef daje złudne poczucie bezpieczeństwa i korzyści. Faktury i tak trzeba drukować i archiwizowac ponieważ faktura ksef nie obliguje odbiorcy do jej zapłaty Państwo niczego nie uprosciło tylko dodało dodatkowy system obiegu faktur czyli wzrosła biurokracja. Pracownicy obsługujący ksef często wykorzystują argumentację że są to dla nich dodatkowe obowiązki za które żądaja dodatkowego wynagrodzenia. Ksef to ryzyko związane z możliwością zaksięgowania fikcyjnych faktur które zostaną wystawione błędnie na wniosek nieznanych osób wprowadzający w błąd innych przedsiebiorców, a to rodzi obowiązki podatkowe do tych fikcyjnych faktur i obliguje niewinnych przedsiębiorców do wyjaśniania tych incydentów ich kosztem czasu i środków. Ja zauważam wzrost biurokracji która wymaga dodatkowej obsługi zarządzania certyfikatami i dodatkowymi uprawnienieniami. Państwo powinno wypłacać przedsiebiorcom rekompensaty za dodatkowe obciążenia biurokratyczne.
Popieram w całości, czynności które były wykonywane w krótkim czasie stały się brdzo pracochłonne. Ja spotkałam się dosyć dziwnym faktem wysyłając służbową korespondencję w lutym, panienka powiedziała, ze faktura będzie w ksef, ale do dnia dzisiejszego jej tam nie ma. W realu papierową to do tej pory żółw by doniósł. Gdybym nie poprosiła o potwierdzenie poczywiście przy obużeniu panienki z poczty miałabym manco w służbowej kasie.Jest super, gratuluję więcej takich „ciekawych” programów. Pozdrawiam wszystkich
Dokladnie tak.
Kazdy przedsiebiorca powinien dostac w POlsce odszkodowanie za ksyf.
Rzecz w tym jak sie do tego zabrac; organizacje przedsiebiorcow to impotenci.
Sami ludzie boja sie odwetu ze strony monopolu przemocy panstwowej; po to istnieje skarbowka i komornicy; by ludzie nie podskakiwali.
Kto zaadresuje ten problem duzo wygra.
Jak zawsze odpowiedź nie jest na temat, szkoda komentować i niestety starą zasadę trzeba przyjąć na klatę…Albo dym… albo jesteś dym..y!☺️
Ktoś miał na tym zarobić, i zarobi…Pewnie taki był plan