7 czerwca 2026 r. mija termin wdrożenia unijnych przepisów o przejrzystości wynagrodzeń. Oznacza to, że firmy powinny być gotowe nie tylko na większą jawność zasad płacowych, ale także na nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników i kandydatów. Choć prace nad pełnym wdrożeniem dyrektywy w Polsce nadal trwają, kierunek zmian jest już jasny: pracodawcy będą musieli precyzyjniej wyjaśniać, jak ustalają wynagrodzenia i z czego wynikają różnice płacowe.
Część zmian obowiązuje w Polsce już od 24 grudnia 2025 r. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła m.in. obowiązek przekazywania kandydatom informacji o proponowanym wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale, a także zakaz pytania o wynagrodzenie w obecnym i poprzednich miejscach pracy. To pierwszy etap zmian, które mają zwiększyć przejrzystość zasad wynagradzania jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.
– Pełne wdrożenie unijnych przepisów będzie jednak oznaczać znacznie więcej. Firmy będą musiały uporządkować zasady wynagradzania, przygotować się do udzielania pracownikom informacji o średnich poziomach płac. Raportowanie luki płacowej obejmie najpierw firmy zatrudniające co najmniej 150 osób z pierwszym terminem do 7 czerwca 2027 r. Od 2031 r. obowiązek rozszerzy się na pracodawców zatrudniających 100–149 osób – Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Koniec rekrutacji bez informacji o pensji
Jedną z najbardziej praktycznych zmian jest obowiązek informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu. Informacja o pensji, jej początkowej wysokości albo przedziale powinna być przekazana z wyprzedzeniem, tak aby kandydat mógł świadomie uczestniczyć w procesie rekrutacyjnym.
Pracodawca może podać te dane w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed zawarciem umowy. W praktyce ma to ograniczyć sytuacje, w których kandydat poznaje budżet stanowiska dopiero po kilku etapach rekrutacji.
– Nowe przepisy zakazują również pytania o historię wynagrodzeń. Pracodawca nie powinien żądać informacji o pensji w obecnym ani poprzednich miejscach pracy. Ma to zapobiegać utrwalaniu nierówności płacowych, zwłaszcza wtedy, gdy wcześniejsze wynagrodzenie było zaniżone – dodaje ekspertka IFIRMA.
Jawność wynagrodzeń nie oznacza listy pensji pracowników
Nowe regulacje nie oznaczają, że każdy pracownik pozna pensję konkretnej osoby z zespołu. Wynagrodzenie nadal pozostaje informacją chronioną. Pracownik ma mieć dostęp do danych pozwalających sprawdzić, czy jest wynagradzany zgodnie z zasadą równej płacy. Dyrektywa przewiduje prawo do informacji o średnich poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć oraz dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
W praktyce może to wzmocnić pozycję pracowników w rozmowach o podwyżkach i dać im argumenty oparte na danych, a nie wyłącznie na intuicji czy nieformalnych rozmowach.
Luka płacowa trafi do raportów
Kolejnym istotnym obowiązkiem będzie raportowanie różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Pracodawcy będą musieli analizować m.in. średnią i medianę luki płacowej, różnice w premiach i innych zmiennych składnikach wynagrodzenia, a także udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych przedziałach płacowych.
Terminy raportowania będą zależeć od wielkości firmy:
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników – pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r., następnie co roku;
- pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników – pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r., następnie co trzy lata;
- pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników – pierwszy raport do 7 czerwca 2031 r., następnie co trzy lata.
Jeżeli luka płacowa w danej kategorii pracowników wyniesie co najmniej 5 proc. i nie będzie wynikała z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów, pracodawca może zostać zobowiązany do pogłębionej oceny wynagrodzeń oraz wdrożenia działań naprawczych.
Sankcje za brak przejrzystości płac
Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających kar za naruszenie nowych obowiązków. W projektowanych polskich przepisach pojawia się grzywna do 60 000 zł za niewykonanie obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń.
– Konsekwencje mogą być jednak szersze niż sama kara finansowa. Firmy narażają się także na roszczenia pracowników, konieczność korekt wynagrodzeń, utratę zaufania zespołu oraz ryzyka w postępowaniach o zamówienia publiczne. Dyrektywa przewiduje bowiem możliwość wykluczenia wykonawcy, jeżeli narusza obowiązki dotyczące przejrzystości płac albo nie potrafi uzasadnić luki płacowej – mówi Joanna Łuksza.
Od czego powinny zacząć firmy?
Dla pracodawców jawność wynagrodzeń oznacza konieczność uporządkowania polityki płacowej. Firmy powinny sprawdzić, czy mają jasne opisy stanowisk, obiektywne kryteria awansów, przejrzyste zasady premiowania i spójną siatkę płac.
– Pracodawca powinien być gotowy wykazać, że różnice w wynagrodzeniach pracowników wynikają z obiektywnych kryteriów, takich jak kompetencje, odpowiedzialność, doświadczenie, wyniki czy warunki pracy, a nie z czynników niezwiązanych z wartością wykonywanej pracy. Najważniejsze działania, które warto podjąć już teraz, to audyt wynagrodzeń, analiza luki płacowej, aktualizacja regulaminów i polityk wynagradzania, przegląd ogłoszeń rekrutacyjnych oraz przygotowanie menedżerów do rozmów z pracownikami o zasadach płacowych – podsumowuje Joanna Łuksza z FIRMA.PL