Otrzymałeś dotację na rozwój firmy? Gratulacje. Warto jednak zdać sobie sprawę, że pozyskanie dofinansowania to często najłatwiejszy etap projektu. Dopiero teraz zaczną się schody. Bardzo trudne bywa rozliczenie przyznanej dotacji - czasem jest ono nawet bardziej skomplikowane niż wnioskowanie o nią. O jakich zasadach trzeba pamiętać?
Za popełnienie błędów podczas rozliczania dotacji grożą poważne konsekwencje. Wielu przedsiębiorców, którzy dopuścili się nieprawidłowości w tym zakresie, musiało nawet zwrócić część lub całość otrzymanego dofinansowania. Dlatego - jak podkreśla Agnieszka Wykrzykowska, senior menedżer w Grant Thornton – aby prawidłowo rozliczyć dotację, trzeba zachować uważność na każdym etapie projektu.
Źródło: shutterstock
- Niezależnie od tego, czy firma rozpoczyna realizację projektu po podpisaniu umowy czy po złożeniu wniosku o dofinansowanie, musi pamiętać o stosowaniu się do wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków i zasad w nich wskazanych. Jedna z takich zasad dotyczy właściwego wyboru dostawców lub wykonawców, realizujących zadania bądź elementy projektu dofinansowanego lub ubiegającego się o takie dofinansowanie – mówi Agnieszka Wykrzykowska.
Pamiętaj o zasadach i kryteriach oceny
Uważność należy zachować już na etapie zapytań ofertowych. Należy zamieszczać ja na specjalnie do tego przeznaczonej stronie – Bazie Konkurencyjności (BK2021).
Przedsiębiorca tworzący treść zapytania musi mieć na uwadze zasady wskazane w wytycznych. Przypomnijmy, że może wymagać od oferentów określonej sytuacji finansowej lub ekonomicznej, a także odpowiedniego wykształcenia, doświadczenia, kwalifikacji czy potencjału technicznego. Może również zastrzec, aby wykonawcy spełniali wymagania odpowiednich norm zarządzania jakością, w tym systemów lub norm zarządzania środowiskowego. Za brak spełnienia tych wymogów można potem słono zapłacić.
Jak zdobyć dofinansowanie na cyfryzację biura?
Zamawiający powinien określić kryteria oceny, które muszą być związane z przedmiotem zamówienia. Wagi kryteriów muszą być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty - oprócz ceny lub kosztu kryteria mogą obejmować m.in jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne. Liczy się także dostępność, organizacja oraz kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.
Ile czasu na przesłanie ofert
Wyżej wymienione wytyczne dotyczące kwalifikowalności szczegółowo określają zasady przygotowania zapytania ofertowego. Przedsiębiorcy powinni się do nich stosować - pozwoli to uniknąć negatywnych konsekwencji na etapie rozliczania poniesionego wydatku.
Warto pamiętać o tym, że po opublikowaniu treści zamówienia w BK2021 czas na przesłanie ofert powinien wynosić nie mniej niż:
- 7 dni dla dostaw i usług lub 30 dni, jeśli szacunkowa wartość zamówienia wynosi 750 000 EUR,
- 14 dni dla robót budowlanych lub 30 dni jeśli szacunkowa wartość zamówienia wynosi 5 382 000 EUR.
Jeśli strony chcą wydłużyć te terminy, mogą to zrobić. Jednak ich skrócenie nie jest możliwe – może to zrodzić skutki w postaci proporcjonalnego zwrotu dofinansowania. Wybór najkorzystniejszej oferty powinien być udokumentowany pisemnie w postaci protokołu. Po wyborze oferenta kolejnym krokiem jest podpisanie z nim umowy w formie pisemnej lub elektronicznej. Warto przy tym pamiętać, że nie można dokonywać istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty.
Podstawa rozliczania: wnioski o płatność
Przedsiębiorca, która otrzymał dotację, jest zobowiązany do rozliczenia wydatków we wnioskach o płatność. Terminy składania tych wniosków w każdym przypadku określa umowa o dofinansowanie. W wielu przypadkach możliwe jest uzyskanie zaliczki na poczet części przyszłych wydatków.
Dotacje dla małych firm. Ile można dostać i na jakie projekty?
- W dużej mierze wydatki są jednak rozliczane na zasadzie refundacji poniesionych już kosztów. Wnioski o płatność składa się poprzez specjalny portal – CST2021. Wymagane jest, aby były one składane zgodnie z terminami określonymi w umowie i harmonogramie płatności. Jeśli umowa określa, że wniosek o płatność musi być złożony nie rzadziej niż raz na sześć miesięcy, to taki wniosek musi być w tym czasie złożony, nawet jeśli nie zostały poniesione żadne wydatki. Składa się go wówczas jedynie w zakresie sprawozdawczym – zwraca uwagę Agnieszka Wykrzykowska.
Dowody ponoszenia kosztów
O tym, że firma poniosła określony wydatek, świadczy najczęściej faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów potwierdzającej realizację projektu. Chodzi tu nie tylko o dokumenty księgowe, ale również dowody zapłaty, protokoły odbioru, dokumenty związane z postępowaniem wyboru oferenta i inne zgodne ze specyfiką projektu.
Ważne: przedsiębiorca powinien raportować stan realizacji wskaźników wskazanych we wniosku o płatność. Jeśli nie osiągnie zadeklarowanych wartości wskaźników, efektem może być proporcjonalne zmniejszenie dofinansowania. Taki przypadki rozpatruje instytucja finansująca, a każdy z nich traktowany jest indywidualnie.
Czy w ramach projektu można dokonywać pewnych zmian, w tym przesunięć miedzy wydatkami? Tak, warto jednak pamiętać, że w przypadku wielu modyfikacji wymagane jest wcześniejsze poinformowanie instytucji finansującej, a niekiedy otrzymanie od niej odpowiedniej zgody. Samowolne działanie w tym zakresie może skutkować zwrotem części lub całości otrzymanej dotacji.
Jak wynika z badań, zdaniem przedsiębiorców trudne są do spełnienia wymagania dotyczące m.in. konieczności prowadzenia szczegółowej dokumentacji projektu, przygotowywania sprawozdań oraz terminowego składania wniosków o płatność. Duże problemy sprawiają im również skomplikowane zasady kwalifikowalności wydatków. Jeśli już zdarzają się nieprawidłowości finansowe, najczęściej dotyczą one kosztów poniesionych niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. W wielu przypadkach nie są też właściwie udokumentowane.
Pamiętaj o zasadzie trwałości projektu
Jedną z żelaznych zasad rozliczania przedsięwzięć z unijnym dofinansowaniem jest konieczność zachowania trwałości projektu. W przypadku mikro, małych i średnich przedsięwzięć okres trwałości wynosi 3 lata, natomiast dla dużych firm - 5 lat. To oznacza, że w tym czasie przedsiębiorstwo musi utrzymać przedmiot projektu (czyli np. nie może pozbyć się sprzętów sfinansowanych z dotacji), miejsca pracy, o ile ich utworzenie lub utrzymanie było założone w projekcie, a także inne wskaźniki projektu. Właściciel firmy musi także przechowywać dokumenty związane z projektem, ponieważ możliwe będą kontrole poprawności realizacji lub kontrola trwałości przedsięwzięcia. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację? To określa umowa o dofinansowanie.
Warto zaznaczyć, że okres trwałość projektu zaczyna się liczyć od momentu wypływu ostatniej transzy dotacji, a więc nieco później niż nastąpiło rzeczowe zakończenie projektu. W okresie trwałości przedsiębiorca jest zobowiązany do składania corocznych sprawozdań z utrzymania trwałości projektu.
Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości dotyczące rozliczania, może sięgnąć po wskazówki zamieszczone w dokumencie „Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027”. Są w nim szczegółowo opisane zagadnienia dotyczące usuwania błędów w rozliczeniach unijnych projektów.
- Rozliczenie dofinansowania wymaga dokładności i przestrzegania określonych procedur. Ważne jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji na każdym etapie realizacji projektu, znajomość i zachowanie zasad określonych w wytycznych dotyczących kwalifikowalności, a także odpowiednia komunikacja z instytucją finansującą. Dbałość o szczegóły pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji oraz skutecznie zrealizować i rozliczyć projekt – podkreśla Agnieszka Wykrzykowska.