Faktura uproszczona i inne dokumenty a KSeF

KSeF to system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wejściu w życie obowiązku korzystania z tego systemu, co do zasady, podatnik nie będzie już wystawiał np. faktur uproszczonych, pro forma, duplikatów faktur czy not korygujących. Nie będzie miał także możliwości anulowania e-Faktury.

Co jest fakturą?

Transakcje dokonywane pomiędzy podatnikami powinny być, co do zasady, dokumentowane fakturami. Jak wynika z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), fakturą jest dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zakres obowiązkowych elementów faktury określono w art. 106e ustawy o VAT oraz w rozporządzeniu MF w sprawie wystawiania faktur.

Wyróżnia się trzy rodzaje faktur, tj.:

• papierowa,
• elektroniczna,
• ustrukturyzowana.

Przez fakturę elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, rozumie się fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (np. jako plik pdf).

Natomiast faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem ją identyfikującym w tym systemie.

Od 1 stycznia 2022 r. faktury ustrukturowane można wystawiać dobrowolnie. Natomiast będą one obowiązkowo wystawiane od:

• 1 lutego 2026 r. przez podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200.000.000 zł,
• 1 kwietnia 2026 r., co do zasady, przez pozostałych podatników.

Należy podkreślić, że pojęcia "faktury elektronicznej" i "faktury ustrukturyzowanej" nie są pojęciami tożsamymi. Faktura elektroniczna, w przeciwieństwie do faktury ustrukturyzowanej:

• nie musi być wystawiana przy użyciu struktury FA,
• nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF,
• może być dowolnym plikiem, np. pdf, przesyłanym w wiadomości e-mail do kontrahenta.

Z kolei w KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane przyjmujące postać plików XML.

Faktura uproszczona

Jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto (o ile kwota ta określona jest w euro) dokumentowanej paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą o VAT, to nie może on z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy kolejnej faktury. W takim bowiem przypadku sprzedaż została udokumentowana fakturą uproszczoną.

Co do zasady, po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości wystawiania faktur uproszczonych. Jednak Minister Finansów wprowadził okres przejściowy. Do końca 2026 r. podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokumentujących sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto. Od 1 stycznia 2027 r. w celu udokumentowania takiej sprzedaży wystąpi bezwzględny obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Faktura pro forma

Przepisy o VAT nie zawierają regulacji prawnej dotyczącej wystawiania faktur pro forma. Niemniej jednak dokument ten często jest stosowany w praktyce, głównie dla celów informacyjnych. Organy podatkowe uważają, że dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie o VAT. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenia tego dokumentu wyrazami "pro forma" powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie stanowi zatem dla kontrahenta podstawy do odliczenia wskazanego w tym dokumencie podatku VAT. Nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.

Zatem faktury pro forma będą wystawiane i dostarczane kontrahentom poza KSeF.

Duplikaty faktur

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w ich posiadaniu,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie:

1) zawiera datę wystawienia,

2) może zawierać wyraz "DUPLIKAT".

Jedną z korzyści wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie to, że nie będzie możliwości, aby faktura ustrukturyzowana zaginęła lub została zniszczona. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, zatem nie będzie potrzeby sporządzania duplikatów faktur ustrukturyzowanych.

Jednak nie oznacza to, że przepisy określające zasady sporządzania duplikatów faktur znikną z ustawy o VAT całkowicie.

Art. 106l ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, faktura ustrukturyzowana lub faktura, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu jej do KSeF, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, oznaczając ją kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT.

Ponadto w art. 106l ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT wskazano, że gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

1) na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę albo

2) wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

W przypadku gdy faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:

1) na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika albo

2) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Faktura wystawiona ponownie zawiera datę wystawienia, a także może zawierać wyraz "DUPLIKAT".

Stosownie zaś do art. 106nda ust. 14 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1 (faktura w postaci elektronicznej wystawiona w trybie offline24), udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do KSeF, podatnik wystawia ją ponownie zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz "DUPLIKAT".

Również gdy faktura wystawiona przez podatnika w trybie awaryjnym czy niedostępności systemu - awarii całkowitej (patrz ramka) ulegnie zniszczeniu albo zaginie, to podatnik:

• na wniosek nabywcy będzie udostępniał ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury nastąpi przed jej przesłaniem do KSeF (przesłanie dotyczy faktur wystawionych w okresie awarii systemu) albo
• będzie wystawiał ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (przy czym faktura wystawiona ponownie będzie mogła zawierać datę wystawienia i wyraz "DUPLIKAT").

Do faktur wystawionych z uwagi na zniszczenie lub zaginięcie będzie miał zastosowanie art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT, czyli obowiązek oznaczania faktur dwoma kodami i pobranie certyfikatu - w przypadku ich udostępnienia nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (dotyczy duplikatów sporządzonych w okresie awarii systemu).

Gdy faktura wystawiona w trybie awaryjnym, udostępniona nabywcy zagranicznemu lub konsumentowi w sposób inny niż przy użyciu KSeF, po przesłaniu jej do KSeF, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na jego wniosek ją udostępni, oznaczając ją kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze (o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT).

Noty korygujące

Obecnie, jak przewiduje art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury i powinna zawierać:

1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA",

2) numer kolejny i datę jej wystawienia,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy oraz NIP-y,

4) dane zawarte w fakturze pierwotnej, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT,

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Natomiast faktura ustrukturyzowana po jej przesłaniu do KSeF nie może być edytowana w systemie. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF. Dlatego też od 1 lutego 2026 r. zostaną również uchylone przepisy dotyczące wystawiania not korygujących. Zatem w przypadku zidentyfikowania pomyłki w wystawionej fakturze podatnik zawsze będzie wystawiał fakturę korygującą.

Podatnik wystawiając fakturę ustrukturyzowaną musi pamiętać, że KSeF weryfikuje m.in. zgodność pliku XML faktury z obowiązującą strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej. KSeF nie dokonuje obliczeń matematycznych i nie odrzuci faktury w przypadku wystąpienia na niej błędów rachunkowych.

Anulowanie lub usunięcie wystawionej e-Faktury

W sytuacji gdy plik XML zostanie wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze zostanie nadany numer identyfikujący ją w KSeF, będzie to oznaczało, że faktura ta weszła do obrotu prawnego. W związku z tym, jeśli w wystawionym dokumencie zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów. W KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury.

Anulowanie faktury nie jest możliwe również w przypadku, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (wskazano błędny NIP). W takim przypadku będzie należało wystawić fakturę korygującą do zera i nową fakturę zawierającą poprawne dane (w tym poprawny NIP) nabywcy.

Gazeta Podatkowa nr 92 (2280) z dnia 2025-11-17

VAT w wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KSeFFakturaKsięgowośćPrzedsiębiorcaHome 1