Bieżący miesiąc jest wyjątkowo intensywny pod względem nowości w Krajowym Systemie e-Faktur. Kryją się za nimi funkcjonalności i nowe możliwości dla przedsiębiorców. Z jakich nowych narzędzi i rozwiązań mogą korzystać przedsiębiorcy?
Listopad to jeden z najważniejszych miesięcy w tegorocznym kalendarzu wydarzeń związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W pierwszej połowie miesiąca mieliśmy trzy bardzo istotne pod tym względem daty. Z każdą z nich przedsiębiorcy zyskiwali nowe uprawnienia ułatwiające wdrażanie narzędzi związanych z e-fakturami.
1 listopada: umożliwiono pobieranie certyfikatów
Pierwszy dzień listopada przyniósł uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – kluczowego elementu nowego systemu KSeF 2.0. Od tego dnia przedsiębiorcy mogą ubiegać się o wydanie certyfikatu KSeF. Stanowi on jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie.
Wspomniany certyfikat KSeF jest rodzajem podpisu elektronicznego stosowanego w środowisku KSeF. Umożliwia on potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym oraz generowanie kodu QR potwierdzającego autentyczność faktury.
Fot. Andrey_Popov / Shutterstock
O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA, posiadające uprawnienia właścicielskie, a także podatnicy niebędący osobą fizyczną, którzy mają uprawnienia właścicielskie i posługują się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w systemie.
Ponowne nadanie uprawnień w module MCU będzie konieczne w przypadku osoby fizycznej, która nie została uprawniona (na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0) do 31 października oraz podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do tej daty.
Jeśli przedsiębiorca chce wystąpić o wydanie certyfikatu, powinien uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona np. za pomocą Podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Po uwierzytelnieniu w systemie będzie mógł nadawać uprawnienia np. swoim pracownikom.
3 listopada: uruchomienie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym
Dwa dni później, 3 listopada, Ministerstwo Finansów udostępniło nową wersję Aplikacji Podatnika - KSeF 2.0 w środowisku testowym. W ten sposób użytkownicy zyskali możliwość testowania aplikacji, która stanowi istotny krok w kierunku pełnego wdrożenia nowego systemu e-faktur.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest bezpłatnym oprogramowaniem do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z KSeF 2.0. To rozwiązanie może stanowić opcję alternatywną dla dowolnego dostępnego na rynku programu do fakturowania, który został zintegrowany z API KSeF 2.0.
Od 3 listopada przedsiębiorcy mogą: zapoznawać się z udostępnionym oprogramowaniem, testować w nieograniczony sposób funkcjonalności aplikacji oraz zgłaszać potencjalne zauważone w niej błędy.
Co istotne, w środowisku testowym użytkownik Aplikacji Podatnika może posługiwać się dowolnymi, fikcyjnymi danymi. Dane w testowej wersji będą okresowo usuwane, a żadna z czynności nie niesie za sobą skutków prawnych.
Warto nadmienić, że testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w zakresie certyfikatów i uprawnień działa niezależnie od udostępnionego produkcyjnie 1 listopada Modułu MCU. Działania podejmowane przez przedsiębiorcę w środowisku testowym 2.0 nie wpływają na nadane uprawnienia i wygenerowane Certyfikaty KSeF w MCU.
15 listopada: udostępniono środowisko przedprodukcyjne Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Od 15 listopada przedsiębiorcy dostali do ręki nową możliwość. Tego dnia udostępniona została Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo). Jaką praktyczną korzyść daje ona właścicielom firm? Przede wszystkim możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r.
W przypadku, gdy przedsiębiorca chce przetestować KSeF 2.0, korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających, powinien użyć do tego środowiska testowego udostępnionego 3 listopada.
Jeśli jednak zamierza przeprowadzić testy systemu 2.0, korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale z zastosowaniem prawdziwych danych uwierzytelniających – w takiej sytuacji powinien użyć środowiska przedprodukcyjnego (Demo), które zostało opublikowane 15 listopada.
Oznacza to również, że aby zalogować się do środowiska przedprodukcyjnego, należy – oprócz użycia prawdziwych danych uwierzytelniających - skorzystać także z nadanych uprawnień. W wersji przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika – podobnie jak w testowej - dane będą okresowo usuwane. Wystawianie faktur w tym środowisku nie będzie niosło za sobą skutków podatkowych.
Warto nadmienić, że Ministerstwo Finansów liczy na informacje zwrotne od użytkowników Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Dzięki nim wersja przedprodukcyjna może znacznie różnić się od ostatecznego produktu. Jej działanie będzie poprawiane aż do uruchomienia produkcyjnego, które nastąpi 1 lutego 2026 r. Środowisko przedprodukcyjne (Demo) jest dostępne pod tym adresem.
Jaka jest kolejna ważna data dotycząca KSeF?
W listopadzie nie ma już kolejnych wyznaczonych terminów oznaczających wejście nowych funkcjonalności systemu lub możliwości dla firm. Najbliższą istotną datą w kalendarzu KSeF jest 1 stycznia.
Tego dnia w e-Urzędzie Skarbowym nastąpi uruchomienie modułu zgłoszeń dotyczącego faktur z możliwością dodawania załącznika. Dzięki temu użytkownicy będą mogli w prosty i przejrzysty sposób zawrzeć na elektronicznym dokumencie dodatkowe informacje.
Co istotne, załącznik należy traktować jako integralną część faktury. Korzystanie z tej funkcjonalności ograniczy konieczność przekazywania kontrahentom dodatkowej korespondencji poza systemem.
Wejście w życie KSeF: 1 lutego
Przypomnijmy, Krajowy System e-Faktur zacznie w Polsce obowiązywać 1 lutego. Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem tego systemu będą miały firmy ze sprzedażą przekraczającą w 2024 r. 200 mln zł. Wszystkie pozostałe zostaną objęte tym obowiązkiem 1 kwietnia.
Wyjątkowo potraktowane zostały mikrofirmy – w ich przypadku obowiązywać będzie okres przejściowy. Od kwietnia do grudnia 2026 r. takie przedsiębiorstwa nie będą musiały wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót wynosi mniej niż 10 tys. zł brutto.