Nikt chyba nie przepada za płaceniem podatków. Warto zatem korzystać z możliwych sposobów, by obciążenia podatkowe były jak najniższe. W zależności od sytuacji przydatna może być zmiana formy opodatkowania, bądź przekształcenie formy prawnej prowadzonej działalności. Należy także pamiętać o przysługujących ulgach. Niezależnie od tego, miejmy też na względzie, że podatek płacony jest od dochodu, którym jest przychód pomniejszony o koszty. Co zatem można zaliczyć do kosztów podatkowych, aby obniżyć nasze podatki?
Zgodnie z ustawami podatkowymi, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem określonych kosztów wymienionych w ustawie. Istotną pomocą w celu stwierdzenia, czy dany wydatek może zostać potraktowany jako koszt podatkowy są wydane interpretacje podatkowe.
Poza oczywistymi wydatkami, takimi jak samochód firmowy, czy rachunki za media, do kosztów uzyskania przychodu zaliczymy także:
Wydatki na edukację
Studia podyplomowe, kursy branżowe, czy językowe zwiększają kompetencje i powodują, że przedsiębiorca staje się bardziej konkurencyjny. Wydatki takie jak wpisowe, czesne, materiały naukowe, fachowa prasa i literatura będą zatem stanowić koszt uzyskania przychodu. Potwierdzają to interpretacje podatkowe, m.in.: 0114-KDIP3-1.4011.412.2017.2.AM, 0112-KDIL2-2.4011.783.2022.2.IM czy 0113-KDIPT2-1.4011.993.2022.2.ID.
Należy mieć jednak na względzie, że taki wydatek musi być związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i które mają z nią związek. Nie może zatem służyć tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc który co do zasady ma charakter osobisty.
Źródło: Shutterstock
Artykuły spożywcze
Wydatki na firmową kawę, czy herbatę mogą być trudne do uzasadnienia w przypadku jeśli w działalności pracujemy sami. Wydatki te mogą jednak stanowić koszt uzyskania przychodu w sytuacji zatrudniania pracowników oraz na spotkaniach z klientami. Zapewnienie takich produktów jak kawa, cukier, mleko, czy herbata służą lepszej wydajności oraz zadowoleniu pracowników, a zatem przekładają się na uzyskiwany przychód. Podobnie, gdy wydatki te ponoszone są na rzecz klientów. Prowadzą one do lepszego postrzegania firmy, zwiększają zaufanie i przyczyniają się do wzrostu przychodów. Potwierdza to także interpretacja IPTPP4/443-678/13-4/MK, 16.12.2013
Nie poczęstujemy jednak klienta kawą, jeśli nie będziemy mieć jej w czym zaparzyć i podać. Dlatego też zakup ekspresu i serwisu kawowego będzie stanowić koszt.
Pamiętajmy jednak, że kosztem uzyskania przychodu nie będą stanowić wydatki na reprezentację. Posiłek w restauracji, zakup luksusowego ekspresu, czy zakup alkoholu nie będzie uprawniał do wrzucenia w koszty.
Bilety lotnicze
Podróże służbowe wiążą się z koniecznością przemieszczania się. Niezależnie, czy mamy odbyć podróż z Wrocławia do Katowic, czy z Warszawy do Bombaju, koszt podróży samolotem będzie stanowić koszt uzyskania przychodu. Nie ma znaczenia przy tym, czy posiadamy w majątku przedsiębiorstwa samochód lub mamy możliwość odbyć podróż pociągiem.
Warunkiem uznania wydatku za koszt jest jego udokumentowanie. Należy zatem posiadać fakturę potwierdzającą nabycie towaru lub usługi. W niektórych przypadkach ustawodawca zrównuje z fakturą inne dokumenty. Tak jest np. w przypadku biletów lotniczych. Dokumentuje on dla celów podatkowych poniesienie kosztu, jeśli zawiera następujące informacje:
- numer biletu i data wystawienia,
- nazwę podatnika (przewoźnika),
- numer, na podstawie którego podatnik (przewoźnik) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Posiadając taki bilet nie trzeba legitymować się otrzymaną fakturą.
Oceniając, czy dany wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodu, należy mieć na uwadze zasadniczą przesłankę, jaką jest wpływ wydatku na wielkość osiągniętego przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Wystąpienie tego wpływu (związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem) należy badać dla każdej działalności. O ile bowiem zakup alkoholu nie będzie stanowił kosztu np. w zakładzie jubilerskim, restaurator będzie mógł go wrzucić w koszty.
Autor: Rafał Knap, radca prawny, kancelaria Graś i Wspólnicy