COVID-19 Spotkania biznesowe, szkolenia i konferencje w reżimie sanitarnym

Gazeta Podatkowa

Po czasowym całkowitym zamrożeniu gospodarki firmy i przedsiębiorcy wracają do normalności. Choć odbywa się to w nowym reżimie sanitarnym, przedsiębiorcy organizują już szkolenia, kongresy i spotkania biznesowe dla siebie, swoich pracowników i kontrahentów. Nie obowiązują już ograniczenia limitu osób biorących udział w takich wydarzeniach. Przygotowując takie imprezy i biorąc w nich udział, muszą pamiętać o przestrzeganiu w tym zakresie zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego.

Przygotowanie odpowiedniej procedury

Organizatorzy wydarzeń i szkoleń jako cel nadrzędny powinni traktować zwiększenie bezpieczeństwa i ochronę zdrowia wszystkich ich uczestników oraz pracowników czy dostawców je obsługujących. To oznacza, iż konieczne jest całościowe opracowanie procedur bezpieczeństwa przeciwdziałających zakażeniom SARS-CoV-2. Procedury te powinny dotyczyć i mieć zastosowanie do całego łańcucha dostaw i operacji służących przygotowaniu danego wydarzenia. W związku z tym, iż sytuacja epidemiczna nadal jest w Polsce dynamiczna procedury te należy dostosować to aktualnych wytycznych GIS i przepisów prawa.

Pierwszym krokiem powinno być wyznaczenie przez organizatora danego wydarzenia osoby ds. przeciwdziałania COVID-19, której zadaniem jest przygotowanie i wdrożenie niezbędnych procedur. Organizując spotkanie, np. szkolenie, należy pobrać niezbędne dane osobowe i kontaktowe wszystkich uczestników wydarzenia na wypadek stwierdzenia u któregoś z nich zakażenia koronawirusem, zwracając uwagę na przepisy RODO, tzn. pobrać od uczestników zgody na przetwarzanie ich danych oraz przygotować stosowne klauzule informacyjne.

Uczestników wydarzenia zarówno wcześniej przed jego rozpoczęciem (np. drogą cyfrową) oraz tuż przed samym rozpoczęciom należy poinformować o zastosowanych procedurach. Powinni oni też zostać poinstruowani, iż w przypadku wystąpienia w dniu spotkania niepokojących objawów powinni pozostać w domu i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub sanepidem.

Wymagany dystans społeczny

Przede wszystkim w celu zabezpieczenia przed ryzykiem zakażenia koronawirusem należy ograniczyć liczbę kontaktów w miejscu danego spotkania czy wydarzenia, w danym przedziale czasowym. Obecnie w miejscu odbywania się imprezy może znajdować się nie więcej niż 1 osoba na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników z wyłączeniem obsługi. GIS zaleca mierzenie temperatury u uczestników, pracowników obsługi oraz dostawców wydarzenia, za ich zgodą, przez wyznaczoną do tego osobę, za pomocą bezdotykowego termometru lub kamer termowizyjnych. Należy zadbać o takie ustawienie krzeseł, stołów, sceny, aby zapewnić zachowanie tzw. dystansu społecznego. Odległość fizyczna między uczestnikami wydarzenia powinna wynosić co najmniej 1,5 m. GIS zaleca specjalne oznaczenie miejsc dla uczestników, uniemożliwiające samodzielny wybór przez nich miejsc. Organizator wydarzenia musi zapewnić odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia. Takie dozowniki powinny znaleźć się przede wszystkim przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet. Miejsca, toalety, windy oraz powierzchnie wspólne oraz, z którymi stykają się uczestnicy danego wydarzenia, takie jak: klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty, oraz inne często dotykane powierzchnie trzeba regularnie czyścić. Poza tym pomieszczenia należy wietrzyć, a po zakończeniu spotkania kompleksowo posprzątać.

Rejestracja uczestników i posiłki

Również punkt rejestracji uczestników spotkania powinien być właściwie zorganizowany. Zaleca się wcześniejszą rejestrację on-line oraz ograniczenie czasu przebywania przy recepcji do minimum. Powierzchnia lady recepcyjnej powinna być dezynfekowana nie rzadziej niż co godzinę. Najlepiej będzie, aby czynności obsługi recepcji wobec uczestników były realizowane w sposób bezdotykowy. Należy zmniejszyć maksymalną liczbę osób mogących jednocześnie przebywać w windzie. Z wind powinny korzystać osoby, które mają trudności w przemieszczaniu się pomiędzy kondygnacjami.

Jeśli chodzi o zapewnienie posiłków i napojów dla uczestników spotkania, to zaleca się rezygnację z bufetów i tzw. szwedzkich stołów. Serwowaniem posiłków powinna zajmować się obsługa. W przypadku organizacji żywienia na miejscu, należy stosować się do wymagań higieniczno-epidemiologicznych zawartych w wytycznych dla gastronomii.

GIS zaleca m.in.:

-aby w wydarzeniach nie brały udziału osoby powyżej 70. roku życia i posiadające choroby przewlekłe,
-obowiązkowe stosowanie przez uczestników, pracowników obsługi, dostawców wydarzenia, spotkania środków ochrony osobistej maseczek lub przyłbic i jednorazowych rękawiczek (zarówno w trakcie samego wydarzenia, jak i na etapie jego przygotowania),
-przed wejściem na teren wydarzenia obowiązkową dezynfekcję dłoni przez uczestników, pracowników obsługi, dostawców,
-obowiązkowe szkolenie pracowników obsługi/dostawców w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID-19,
-fizyczne odległości między pracownikami i zachowanie bezpieczeństwa pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (min. 1,5 metra odległości),
-przygotowanie procedury postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia zakażenia i skuteczne poinstruowanie pracowników o sposobach postępowania,
-aby organizatorzy wydarzenia współpracowali tylko z dostawcami/obiektami posiadającymi odpowiednie własne protokoły bezpieczeństwa dotyczące COVID-19,
-wykorzystywanie do komunikacji m.in. telefonów, poczty elektronicznej itp. (tam, gdzie jest to możliwe),
-uruchomienie alarmowego numeru telefonu organizatora, dostępnego w czasie wydarzenia/spotkania, zamieszczenie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.


autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 61 (1727) z dnia 2020-07-30

Należności z tytułu dostaw i usług według ustawy o rachunkowości i MSRT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Koronawirus w Polsce