Do 31 stycznia 2023 roku do Urzędów Skarbowych wpłynęły złożone w formie elektronicznej deklaracje podatkowe PIT-11 zawierające informację o zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych i wysokości potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Natomiast do dnia 28 lutego 2023 roku deklaracje te powinny zostać doręczone przez płatników podatnikom. Czy można otrzymać PIT mailem oraz co zrobić kiedy nie otrzymaliśmy druku? - wyjaśnia ekspert Adam Ciulkiewicz, radca prawny z kancelarii Graś i Wspólnicy

Doręczenie PIT-11 za 2022 r. czy można otrzymać deklaracje na maila?

Od kilku lat często pracodawcy udostępniają deklaracje PIT mailem lub w elektronicznych systemach kadrowych. PIT wysyłany jest również pocztą. Trzeba pamiętać, że płatnik ma obowiązek doręczenia deklaracji do końca lutego. I tu warto wskazać, że zwrot „doręczone” jest o tyle dyskusyjny, iż art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nie zawiera sformułowania o obowiązku posiadania przez płatnika potwierdzenia doręczenia. Przesłanie w formie elektronicznej (email) jako najbardziej popularne i najwygodniejsze doczekało się szeregu orzeczeń interpretujących taką potrzebę i tak:

W wyroku WSA w Poznaniu z dnia 26 lipca 2018 r., I SA/Po 418/18 stwierdzono:

Skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posługuje się jedynie pojęciem "przesłania" bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe, jeżeli chodzi o formę doręczenia PIT-11 pracownikom. Mowa tutaj o interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD z dnia 18.12.2019 roku.

W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 maja 2021 r., II FSK 3716/18 uznano natomiast:

Przepisy prawa nie stoją na przeszkodzie temu, by przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika nastąpiło za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o ile zachowano wzór deklaracji. Opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważniony podmiot. Ponadto to płatnika obciąża ciężar dowodu wykazania doręczenia takiej deklaracji podatnikowi. W razie wątpliwości, płatnik przedstawi elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej.

PIT udostępniony za pomocą elektronicznych środków komunikacji

Natomiast utarta linia interpretacji Dyrektora KAS wskazuje, iż przekazywanie pracownikom za ich zgodą informacji PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mai,l w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia doręczenia PIT-11, stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle powyższego, bezpieczniejsze w aspekcie art. 180 i ordynacji podatkowej jest zatem zarówno dla płatnika, jak i podatnika przyłożenie należytej wagi do zabezpieczenia dowodów nadania i doręczenia (większość poczt email ma przecież opcję żądania potwierdzenia doręczenia) oraz zgody lub nawet wyboru przez podatnika sposobu doręczenia deklaracji.

Źródło: shutterstock

Co jednak zrobić, gdy termin 28 lutego upłynie, a PIT-11 nie wpłynął?

1. W pierwszej kolejności trzeba pamiętać, iż brak informacji zawartych w PIT-11 nie zwalnia nas z obowiązku złożenia do 2 maja 2023 r. (30 kwietnia w tym roku wypada w niedzielę) deklaracji rocznej.
2. Wskazane jest spokojne wyjaśnienie sytuacji, tj.:

•  kontakt z pracodawcą/płatnikiem, który zwykle doprowadza do rozwiązania problemu,
• w razie braku reakcji, kierując się min. w/w art. 180 ordynacji, warto zadbać o skierowanie oficjalnego zapytania w sposób umożliwiający jego udokumentowanie (list polecony, email – najlepiej z potwierdzeniem doręczenia).
• dopiero, gdy płatnik nie reaguje na w/w próby wyjaśnienia sytuacji, konieczne staje się zawiadomienie o tym fakcie KAS, szczególnie, iż od 31 stycznia deklaracja powinna już być w urzędzie skarbowym.

Brak PIT-11 a obowiązek rozliczenia z fiskusem

Pamiętać jednak musimy, że zawiadomienie KAS również nie zwalnia nas obowiązku złożenia deklaracji podatkowej, dlatego jeśli okaże się iż deklaracji nie otrzymaliśmy, a co gorsza nie ma jej również KAS, jedynym rozwiązaniem jest samodzielne zgromadzenie dokumentacji i przygotowanie zeznania rocznego bez PIT-11. W tym celu warto skorzystać z samej umowy, „pasków wynagrodzeń”, wyciągów bankowych, czy deklaracji ZUS (RMUA).

Analogiczna jest oczywiście sytuacja, kiedy mając dochody z różnych umów, PIT-11 otrzymaliśmy tylko od części płatników. Konieczne jest wówczas zsumowanie dochodu w deklaracji rocznej ze wszystkich źródeł dochodu. Samo dokonanie rozliczenia rocznego nie rozwiązuje jednak problemu, ponieważ jeśli okaże się, iż płatnik nie dokonał zgłoszeń lub nie wpłacił pobranych zaliczek podatkowych i składek, musimy przygotować się na dłuższe wyjaśnienia.

Autor: Adam Ciulkiewicz, radca prawny z kancelarii Graś i Wspólnicy

PIT-11Rozliczenie roczneTwój e-PITPłatnik PIT