Koniec kosztownej pułapki w PIT i CIT. Przelew poza białą listę nie odbierze firmie kosztu

Przedsiębiorca nie straci już prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów tylko dlatego, że zapłacił kontrahentowi na rachunek spoza białej listy podatników VAT albo nie zastosował obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. Rząd przyjął projekt zmian w PIT i CIT, który ma zlikwidować jedną z najbardziej dotkliwych sankcji podatkowych. Uproszczenia obejmą również ceny transferowe. Nowe zasady mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Przelew poza białą listę nie pozbawi już firmy kosztu podatkowego

Najważniejsza zmiana dotyczy sankcji, która od lat budzi obawy przedsiębiorców i księgowych. Obecnie błąd przy płatności za transakcję o wartości przekraczającej 15 tys. zł może oznaczać konieczność wyłączenia całego wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Dotyczy to dwóch sytuacji. Pierwsza występuje wtedy, gdy przedsiębiorca przeleje pieniądze na rachunek kontrahenta, którego nie ma w wykazie podatników VAT, czyli na tzw. białej liście. Druga dotyczy zapłaty bez mechanizmu podzielonej płatności, mimo że zastosowanie split paymentu było obowiązkowe.

Projektowane przepisy mają znieść tę sankcję. Po zmianach sam sposób dokonania płatności nie będzie już decydował o tym, czy wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Jedna pomyłka mogła kosztować firmę tysiące złotych

Obecne regulacje znajdują się w art. 22p ustawy o PIT oraz art. 15d ustawy o CIT. Zgodnie z nimi podatnik musi wyłączyć wydatek z kosztów, jeżeli płatność za transakcję przekraczającą 15 tys. zł została dokonana z naruszeniem określonych zasad.

W praktyce sankcja mogła zostać zastosowana nawet wtedy, gdy przedsiębiorca rzeczywiście nabył towar albo usługę, posiadał prawidłową fakturę, a transakcja miała bezpośredni związek z prowadzoną działalnością.

Wystarczył przelew na nieaktualny numer rachunku kontrahenta albo błędna ocena, czy faktura wymaga zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Konsekwencją mogło być wyłączenie z kosztów wydatku wartego kilkadziesiąt albo kilkaset tysięcy złotych.

Dla przedsiębiorcy oznaczało to wyższy dochód do opodatkowania, a w konsekwencji również wyższy PIT lub CIT.

Biała lista podatników VAT nadal pozostanie

Zniesienie sankcji w podatku dochodowym nie oznacza likwidacji białej listy podatników VAT. Nie zniknie również obowiązkowy split payment.

Przedsiębiorcy nadal będą musieli sprawdzać rachunki kontrahentów i stosować mechanizm podzielonej płatności w przypadkach przewidzianych ustawą o VAT. Zmieni się jednak skutek błędu na gruncie podatków dochodowych.

Po wejściu nowych przepisów zapłata na rachunek spoza wykazu albo pominięcie split paymentu nie spowoduje automatycznej utraty kosztu w PIT lub CIT.

Nadal mogą jednak wystąpić inne konsekwencje, w tym odpowiedzialność solidarna w VAT. Zmiana nie oznacza więc pełnej dowolności w dokonywaniu płatności.

Dlaczego rząd rezygnuje z sankcji kosztowej?

Uzasadnieniem zmian jest postępująca cyfryzacja rozliczeń podatkowych oraz wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF ma zapewnić administracji skarbowej bieżący dostęp do danych o fakturach i transakcjach. Fiskus zyska więc znacznie większe możliwości automatycznej analizy obrotu gospodarczego, identyfikowania nieprawidłowości i wykrywania podejrzanych rozliczeń.

W tej sytuacji sankcja polegająca na pozbawieniu przedsiębiorcy kosztu podatkowego została uznana za nadmierne obciążenie, które często uderzało nie w oszustów podatkowych, lecz w firmy popełniające błędy formalne.

Zmiana wpisuje się w pakiet deregulacyjny, którego celem ma być ograniczenie obowiązków administracyjnych oraz sankcji nieproporcjonalnych do rodzaju naruszenia.

Od kiedy przelew poza białą listę nie odbierze kosztu?

Zniesienie sankcji kosztowej ma nastąpić 1 stycznia 2027 roku.

Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nadal muszą stosować obecne zasady. Oznacza to konieczność weryfikowania rachunków kontrahentów na białej liście oraz stosowania mechanizmu podzielonej płatności, gdy wymagają tego przepisy.

Jeżeli płatność zostanie dokonana nieprawidłowo jeszcze przed wejściem nowych regulacji, przedsiębiorca może nadal ponieść konsekwencje wynikające z art. 22p ustawy o PIT albo art. 15d ustawy o CIT.

Nowe przepisy nie powinny być więc traktowane jako sygnał, że już teraz można zrezygnować z kontroli rachunków i zasad płatności.

Mniej formalności w cenach transferowych

Druga część zmian dotyczy cen transferowych, czyli rozliczeń między podmiotami powiązanymi. Najczęściej są to spółki należące do jednej grupy kapitałowej, wspólnicy i ich spółki albo przedsiębiorstwa pozostające pod wspólną kontrolą.

Obowiązki w zakresie cen transferowych należą do najbardziej czasochłonnych elementów rozliczeń podatkowych. Obejmują między innymi przygotowanie dokumentacji Local File, analiz porównawczych oraz informacji TPR.

Projekt przewiduje uproszczenie części tych obowiązków.

Informację TPR będzie mógł podpisać pełnomocnik

Jedną z najważniejszych zmian ma być uproszczenie zasad podpisywania informacji o cenach transferowych TPR.

Obecnie przepisy przewidują szczególne wymagania dotyczące osób uprawnionych do podpisania informacji. Projekt zakłada odejście od tych ograniczeń i zastosowanie zasad ogólnych wynikających z Ordynacji podatkowej.

W praktyce oznacza to, że dokument będzie mógł podpisać również prawidłowo umocowany pełnomocnik. Powinno to ułatwić składanie informacji, szczególnie w większych grupach kapitałowych i podmiotach o rozbudowanej strukturze zarządczej.

Oświadczenie o rynkowości cen trafi do Local File

Projekt zakłada także przeniesienie oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji cen transferowych oraz rynkowym charakterze stosowanych cen z informacji TPR do dokumentacji Local File.

Zmiana ma uporządkować obowiązki i ograniczyć ryzyko składania rozbieżnych oświadczeń w różnych dokumentach.

Planowane są również uproszczenia dla wybranych grup podatników oraz doprecyzowanie zasad dotyczących świadczeń nieodpłatnych między podmiotami powiązanymi.

Zmiany w PIT i CIT są na etapie projektu

Pakiet został przyjęty przez rząd, ale nie oznacza to jeszcze, że nowe przepisy są ostateczne.

Projekt musi przejść przez Sejm i Senat, a następnie zostać podpisany przez Prezydenta i opublikowany w Dzienniku Ustaw. W trakcie prac parlamentarnych jego treść może jeszcze ulec zmianie.

Na obecnym etapie najważniejszym terminem pozostaje 1 stycznia 2027 roku. To od tego dnia ma zniknąć sankcja polegająca na wyłączeniu wydatku z kosztów uzyskania przychodów z powodu zapłaty na rachunek spoza białej listy albo bez obowiązkowego split paymentu.

Co zmiany oznaczają dla przedsiębiorców?

Dla większości firm najważniejszą wiadomością jest odejście od automatycznej utraty kosztu podatkowego z powodu błędu przy płatności.

Przedsiębiorca nadal będzie musiał przestrzegać przepisów o białej liście i podzielonej płatności, ale pomyłka nie powinna już prowadzić do tak dotkliwej sankcji w PIT lub CIT.

Grupy kapitałowe mogą natomiast zyskać mniej formalności w zakresie cen transferowych, w szczególności przy podpisywaniu informacji TPR i przygotowywaniu dokumentacji Local File.

Do końca 2026 roku trzeba jednak zachować dotychczasową ostrożność. Dopóki nowe przepisy nie wejdą w życie, przelew na niewłaściwy rachunek albo brak obowiązkowego split paymentu nadal może oznaczać utratę kosztu i wyższy podatek.