Od 12 lipca 2026 r. firmy startujące w przetargach dostają nowe ułatwienie. Zamiast za każdym razem zbierać zaświadczenia z urzędu skarbowego, ZUS-u i KRK, będą mogły raz zdobyć certyfikat i pokazywać go w kolejnych przetargach. To rozwiązanie dobrowolne — nikt nie musi go mieć. Wprowadziła je ustawa z 5 sierpnia 2025 r., teraz wejdzie w życie.
To jedna z większych zmian w zamówieniach publicznych od lat. Pomysł nie jest nowy — planowano go już w 2022 r., a wzorowano się na przepisach unijnych. Chodzi o to, żeby sprawdzanie firm w przetargach było szybsze, prostsze i mniej papierkowe.
Czym jest certyfikat w przetargu?
Certyfikat to urzędowe potwierdzenie, że firma spełnia wymogi, by startować w przetargach. Najważniejsze jest jedno słowo: dobrowolny. Nie musisz go mieć. Jeśli go nie zdobędziesz, wszystko robisz po staremu — składasz komplet dokumentów w każdym przetargu osobno.
Certyfikat niczego nie zastępuje. Działa obok starych zasad jako prostsza opcja. Zaleta jest taka, że raz przygotowane papiery „zamykasz” w jednym dokumencie i używasz go wielokrotnie, dopóki jest ważny.
Dwa rodzaje certyfikatów
Są dwa dokumenty, o które można się starać:
- Certyfikat, że firma nie jest wykluczona z przetargu. Potwierdza, że nie ma powodów, by odrzucić firmę na starcie (np. zaległości czy karalność). Co ważne — w trakcie można też pokazać, że firma naprawiła wcześniejsze potknięcia (tzw. self-cleaning). Jeśli jednostka uzna, że naprawa jest skuteczna, zamawiający musi to uznać.
- Certyfikat zdolności firmy. Potwierdza, że firma da radę wykonać zamówienie — ma doświadczenie, sprzęt, ludzi i pieniądze. Tu jest jednak haczyk: na początku, od 12 lipca 2026 r., ten certyfikat dotyczy tylko robót budowlanych. Dla dostaw i usług pojawi się dopiero za kilka lat.
Kto wydaje certyfikaty i gdzie to sprawdzić?
Certyfikaty wydają niezależne, wyspecjalizowane jednostki — akredytowane i nadzorowane przez Polskie Centrum Akredytacji. Żeby znaleźć taką jednostkę, trzeba szukać w rejestrze firm, które dostały akredytację w tym nowym zakresie.
Nad całością czuwa minister do spraw gospodarki. Poprowadzi on ogólnodostępną bazę, w której będą informacje o wydanych certyfikatach, o tym, kto je wydaje, oraz o tych cofniętych lub nieważnych. Dzięki temu zamawiający łatwo sprawdzi, czy pokazany certyfikat wciąż jest aktualny.
Co daje certyfikat?
Przede wszystkim czas i mniej papierologii. Firma z certyfikatem nie zbiera w każdym przetargu tych samych zaświadczeń od nowa. Robi to raz — przy certyfikacji — a potem pokazuje gotowy dokument.
Certyfikat działa trochę jak domniemanie: przyjmuje się, że firma jest w porządku albo że da radę wykonać zamówienie. Ale uwaga — to nie jest tarcza nie do przebicia. W konkretnym przetargu można to podważyć, jeśli pojawią się dowody.
Certyfikatu można też użyć poza „dużymi” przetargami — np. przy zamówieniach o mniejszej wartości. Przy okazji: od 1 stycznia 2026 r. próg, od którego stosuje się ustawę, wzrósł ze 130 tys. do 170 tys. zł.
Można się już przygotować na zmiany
Przepisy wejdą w życie w połowie lipca, ale warto przygotować się wcześniej. Jeśli firma często startuje w przetargach, dobrze policzyć, czy certyfikat się opłaci — zwłaszcza w budowlance, bo tam rusza od pierwszego dnia. Warto też przejrzeć swoje dokumenty pod kątem ewentualnej „naprawy” (self-cleaning) i sprawdzić, które jednostki będą wydawać certyfikaty.
Certyfikat to nie obowiązek, ale dla aktywnych firm może być realną przewagą — pokazuje, że są sprawdzone i wiarygodne.
Podstawa prawna: ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1235, ze zm.); rozporządzenie wykonawcze (Dz.U. 2026 poz. 709); ustawa z 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych. Źródło: komunikaty Urzędu Zamówień Publicznych.