Krajowy System e-Faktur wprowadził wiele zmian w zasadach rozliczania faktur. W związku z jego wejściem zmodyfikowane zostały zasady rozliczania faktur korygujących in minus – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. O czym muszą pamiętać podatnicy?
Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na barki przedsiębiorców spadły nowe obowiązki dotyczące wystawiania i rozliczania dokumentów sprzedaży. Istotne zmiany dotyczą m.in. faktur korygujących oraz trybów online i ofline. Nowe regulacje wydają się proste w przypadku wystawiania faktur w trybie online. Natomiast te w trybach offline mogą nastręczać im wiele trudności. O jakich zasadach trzeba pamiętać, rozliczając faktury wystawione w takich trybach?
Wystawienie faktury korygującej
– W przypadku wystawienia faktury korygującej in minus podatnik dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, o czym mówi art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Zatem wystawiając fakturę korygującą, podatnik rozliczy fakturę w okresie, w którym przesłał ją do KSeF, tj. w dniu, w którym została ona zarejestrowana na bramce – podkreśla Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, doradca podatkowy, Senior Associate w Rödl.
Jednak w przypadku rozliczenia faktur korygujących wystawionych w trybach offline sytuacja wygląda inaczej. Patrząc na przepisy ustawy o VAT oraz na stanowisko organów podatkowych, możemy mówić o trzech grupach przypadków, które opisujemy poniżej.
1.Faktury udostępnione nabywcy przy użyciu KSeF
Podatnik wystawia faktury korygujące in minus w trybach offline, tj. faktury korygujące w postaci faktury, o której mowa w:
- art. 106nda ust. 1 (tzw. tryb offline24),
- art. 106nf ust. 1 (tzw. tryb awaryjny) lub
- art. 106nh ust. 1 (tzw. tryb niedostępności systemu) ustawy o VAT.
– Następnie podatnik udostępnia te faktury nabywcy przy użyciu KSeF. W takiej sytuacji podatnik dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF – mówi Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
2.Faktury udostępnione nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF
W takim przypadku podatnik wystawia faktury korygujące in minus:
- w trybie offline24 lub w trybie niedostępności KSeF na rzecz nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6 ustawy o VAT (m.in. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, podmiotu nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju) i udostępnia je temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSEF
- w trybie awaryjnym i udostępnia je temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSEF.
– Podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF. Z powyższego wynika, że ustawodawca w drugim przypadku dał możliwość, a nie obowiązek rozliczania faktur korygujących we wskazany sposób – podkreśla Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS, korektę można ująć w innym okresie: Jeżeli wcześniej, tj. przed przesłaniem faktury korygującej do KSeF, podatnik uzyska potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę poza KSeF, korekta może nastąpić w okresie rozliczeniowym otrzymania tego potwierdzenia (jak określa interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM).
3.Faktury rozliczane bez potwierdzenia ich otrzymania
Ustawodawca określił przypadki (art. 29a ust. 15 ustawy o VAT), gdy posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie jest konieczne, aby rozliczyć korektę.
– Dotyczy to m.in. eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego itd. Z uzasadnienia do projektu ustawy nowelizującej ustawę o VAT wynika, że warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi nadal nie będzie stosować się do ww. przypadków – zwraca uwagę Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Jakie warunki mają znaczenie?
Przed wejściem obligatoryjnego KSeF – a więc w poprzednim stanie prawnym – obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu sprzedaży o której mowa w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, następowało za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Do tej sprzedaży nie stosowano warunku posiadania dokumentacji uzgodnienia i spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania, a w okresie jeszcze wcześniejszym, tj. przed 2021 r., podatnik nie musiał posiadać potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.
– Zatem w przypadku faktur korygujących wystawionych w trybach offline (tryb offline24, tryb awaryjny, tryb niedostępności systemu), które zostaną udostępnione nabywcom w sposób inny niż przy użyciu KSeF, obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego powinno nastąpić w okresie rozliczeniowym, w którym zostanie wystawiona faktura korygującą w ww. trybach offline, tj. w dacie, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazanej przez podatnika na tej fakturze, tj. w polu P_1 – podkreśla doradca podatkowy z Rödl.
Wyobraźmy sobie, że podatnik prowadzący działalność w zakresie obrotu energią elektryczną wystawia fakturę korygującą w trybie awarii KSeF. W polu P_1 wpisuje datę 29.04.2026 r.
– Faktura została przesłana do nabywcy poza KSeF tego samego dnia. Po ustaniu awarii podatnik przesłał fakturę do KSeF w dniu 4.05.2026 r. W związku z powyższym stanowiskiem organu podatkowego podatnik będzie mógł rozliczyć fakturę korygującą w kwietniu (na podstawie daty w polu P_1). Natomiast gdy podatnicy dokonujący sprzedaży, o której mowa w art. 29a ust 15 ustawy o VAT, wystawiają fakturę korygującą w trybach offline, ale udostępniają nabywcy fakturę przy użyciu KSeF, to korekty dokonają w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym prześlą fakturę korygującą do KSeF – zwraca uwagę Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Kiedy fakturę uznaje się za otrzymaną?
Według nowego brzmienia art. 86 ust. 19a ustawy o VAT nabywca powinien dokonać obniżenia podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał fakturę korygującą. Przepis ten obejmuje wszystkie faktury korygujące tj. również te wystawione poza KSeF (pod warunkiem, że zostały wystawione po 1.02.2026 r.).
– Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Oznacza to, że nabywca towaru lub usługi dokonuje pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą także w sytuacji, gdy faktura została wystawiona w trybach offline. Natomiast nie zawsze datą otrzymania faktury korygującej będzie dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF – zwraca uwagę Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
W przypadku, gdy faktura korygująca wystawiona w trybie offline24, w trakcie awarii albo w okresie niedostępności KSeF jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, to za datę otrzymania faktury korygującej uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.
– Jeżeli faktura korygująca jest wystawiona w okresie trwania awarii systemu i udostępniana w KSeF – przy czym w przypadku, gdy data faktycznego otrzymania takiej faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF – za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru – podkreśla doradca podatkowy z Rödl.
Co wpływa na ustalenie okresu rozliczenia faktur korygujących?
Wejście w życie KSeF miało znaczący wpływ na zasady rozliczania faktur korygujących in minus, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
– Jednak nie należy zapominać o sytuacjach, gdy data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF albo data uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej poza KSeF mają decydujący wpływ na ustalenie okresu rozliczenia faktur korygujących. Daty te są istotne w przypadku wystawiania faktur korygujących w trybach offline – podkreśla Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na podatników dokonujących sprzedaży z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT (np. energii elektrycznej). Dla niej ustawodawca już we wcześniejszych latach przewidział szczególne zasady ujmowania faktur korygujących in minus.
