Błędy w fakturach nie należą do rzadkości. Te zdarzają się również w dokumentach wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur. Jak je korygować, gdy weźmiemy pod uwagę, że w systemie KSeF nie ma możliwości edytowania, anulowania ani usunięcia raz przesłanej i przetworzonej faktury? Zapytaliśmy o to specjalistę.

Od 1 kwietnia większość firm zobowiązana jest do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Choć aktualnie ustawa o KSeF nie przewiduje karania za błędy w fakturach wystawionych za pośrednictwem nowego systemu, to jednak nie zwalnia ona przedsiębiorców z konieczności korygowania pojawiających się błędów. Jak robić to prawidłowo? O wyjaśnienienie poprosiliśmy Bogdana Zatorskiego, kierownika do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych, w firmie Symfonia.

Korygowanie faktur w erze KSeF

Jak tłumaczy ekspert ,,Wdrożenie KSeF od lutego 2026 roku, to nie tylko wprowadzenie obowiązku fakturowania za pomocą tego systemu, ale również istotne zmiany w mechanizmach korygowania faktur. Fundamentalną zmianą wynikającą jednokierunkowego przepływu faktur w KSeF (od wystawcy do nabywcy) jest wyeliminowanie możliwości zastosowania not korygujących tj. szczególnego rodzaju korekty danych faktury, realizowanej przez nabywcę. Obecnie tylko wystawca faktury ma prawo do korygowania danych zamieszczonych na fakturze ustrukturyzowanej, czyli fakturze elektronicznej w formacie FA(3) obsługiwanym przez KSeF. Ponadto wystawienie faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej (w KSeF) w celu obniżenia podstawy opodatkowania nie wymaga już posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia tej podstawy. Nowy mechanizm rozliczania korekt in minus (obniżających wartość transakcji) w KSeF eliminuje konieczność uzyskiwania zgód i potwierdzeń odbioru, opierając się wyłącznie na dacie wystawienia i dacie otrzymania dokumentu w systemie”.

Faktury w KSeF bez możliwości edycji czy anulowania

Wątpliwości związane z korygowaniem faktur związane są w szczególności z faktem, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na edytowanie przesłanej do KSeF faktury, a tym bardziej na jej anulowanie czy usunięcie.

– ,,Jedynym sposobem na naprawienie błędu jest wystawienie faktury korygującej w formacie ustrukturyzowanym. Przepisy materialne VAT ani struktura logiczna KSeF nie nakładają limitu na liczbę korekt, wystawianych do jednej faktury pierwotnej” – tłumaczy Bogdan Zatorski

Zasady korygowania faktur w KSeF

Zdaniem eksperta ,,można korygować jedną fakturę wielokrotnie. Należy jednak przestrzegać ogólnych zasad.

• Wystawiając kolejną fakturę korygującą (która zmienia podstawę opodatkowania i kwotę podatku), należy odnosić się zawsze do wartości uwzględniających wcześniej wystawione faktury korygujące.
• Niezależnie od tego, czy jest to pierwsza, czy piąta korekta do danej transakcji, w strukturze KSeF (w sekcji DaneFaKorygowanej) zawsze podaje się numer KSeF faktury pierwotnej, a nie numery KSeF poprzednich faktur korygujących.

Struktura e-Faktury FA(3) wymaga zastosowania odpowiednich znaczników i sekcji w zależności od rodzaju błędu i typu dokumentu:

Identyfikacja typu korekty. W polu Rodzaj Faktury należy wskazać odpowiedni znacznik:

• KOR – dla standardowych korekt faktur podstawowych lub uproszczonych.
• KOR_ZAL – dla korekt faktur zaliczkowych.
• KOR_ROZ – dla korekt faktur rozliczających (końcowych)”.

Wykazywanie zmian kwotowych (korekta przez różnicę)

Ważną kwestią związaną z korektą faktur jest wykazywanie zmian kwotowych. Jak tłumaczy ekspert ,,W KSeF kwoty w sekcji podsumowania (np. podstawa opodatkowania, kwota podatku dla poszczególnych stawek, kwota należności ogółem) wykazuje się jako różnicę (saldo) w stosunku do faktury korygowanej. Jeśli po korekcie wartość transakcji spada (np. udzielono rabatu 200 zł), w polach podsumowania wpisujemy wartości ujemne (np. -200 zł netto, -46 zł VAT, -246 zł brutto).

KSeF dopuszcza trzy metody prezentacji zmian poszczególnych pozycji (wierszy) faktury. Korygowanie przez różnicę. Wierszowi z faktury pierwotnej odpowiada jeden wiersz na korekcie zawierający jedynie kwotę różnicy (np. przy zwrocie części towaru wykazujemy wartość ujemną, która pomniejsza pierwotną sprzedaż). Wykorzystanie znacznika StanPrzed. Metoda zalecana przy całkowitej zmianie stawki VAT lub waluty. Korygowanej pozycji odpowiadają dwa wiersze: pierwszy pokazuje stan błędny oznaczony polem StanPrzed = „1” (system automatycznie traktuje te wartości z przeciwnym znakiem), a drugi wiersz pokazuje stan prawidłowy „po korekcie”. Storno. Wiersz błędny jest powielany z wartościami ujemnymi (ilość lub cena), a następnie dodawany jest nowy wiersz z prawidłowymi danymi”.

Błędy w NIP

Specyfika działania KSeF jako narzędzia do przesyłania faktur między dostawcą a nabywcą, w którym identyfikacja podmiotów opiera się o numer NIP, wymusza szczególny tryb korygowania takiego błędu. Jeśli faktura trafi do KSeF z błędnym numerem NIP w sekcji Podmiot2 (nabywca), system udostępni ten dokument podmiotowi, do którego należy ten NIP. Podatnik, który otrzymał taką błędną fakturę, nie powinien takiej faktury ujmować w ewidencji. Skoro nie dotyczy ona jego aktywności gospodarczej to nie może być podstawą do rozpoznania kosztów i odliczenia VAT. Nie powinien również dokonywać płatności za taką fakturę. Wskazane jest poinformowanie wystawcy o zauważonym błędzie i udokumentowanie tego faktu, zabezpieczenie przed ewentualnym roszczeniem o zapłatę. Dzięki tej informacji wystawca będzie wiedział, że potrzebna jest korekta tej faktury. W takiej sytuacji nie można po prostu zmienić danych nabywcy w sekcji korekty (Podmiot2K). Należy po pierwsze wystawić fakturę korygującą „do zera” na błędny numer NIP. A następnie zupełnie nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi i NIP właściwego nabywcy.

Korekta danych informacyjnych nabywcy lub sprzedawcy (literówki, zły adres)

Jeśli NIP jest poprawny, ale błąd tkwi w nazwie firmy lub adresie, korzystamy z dedykowanych sekcji. Podmiot1K, tu wpisujemy błędne dane sprzedawcy z faktury pierwotnej, a poprawne dane umieszczamy w standardowej sekcji Podmiot1. Oraz z sekcji Podmiot2K, tu wpisujemy błędne dane nabywcy z faktury pierwotnej, a poprawne umieszczamy w sekcji Podmiot2.

Korekty zbiorcze

KSeF wspiera wystawianie zbiorczych faktur korygujących (np. z tytułu premii okresowych lub zbiorczych rabatów od obrotu). Element DaneFaKorygowanej może wystąpić aż do 50 000 razy na jednym dokumencie. Co ciekawe, jedna zbiorcza korekta w KSeF może obejmować jednocześnie faktury pierwotne wystawione już w KSeF oraz te starsze, wystawione jeszcze poza systemem KSeF.

Korekty w trybie awaryjnym i offline

Faktury korygujące mogą być wystawiane podczas awarii lub niedostępności systemu na takich samych zasadach jak faktury pierwotne (tryb offline24, awaria). Istnieje tu jednak ważna reguła. Jeśli korekta ma dotyczyć faktury pierwotnej, która również została wystawiona w trybie offline i jeszcze nie trafiła do KSeF, należy bezwzględnie poczekać na przesłanie faktury pierwotnej do systemu i nadanie jej numeru KSeF. Dopiero mając ten numer, można wystawić i przesłać fakturę korygującą.

,,Jak widać z tego przeglądu specyfiki korygowania faktur na ogólne przepisy o wystawianiu faktur korygujących, nakładają się specyficzne wymagania techniczne wynikające z jedno kierunkowego modelu przepływu faktur w KSeF. Dodatkowo brak możliwości anulowania faktur w KSeF wymusza na organizacjach restrykcyjne podejście do zapewnienia wysokiej jakości danych przed wysyłką pliku XML. Kluczem do uniknięcia uciążliwego korygowania jest bardzo dobre przygotowanie danych do faktury. Istnieją rozwiązania takie jak np. Symfonia KSeF Plus, które oferują możliwość uzgodnienia z nabywcą zawartości faktury zanim ostatecznie zostanie ona wystawiona w KSeF. W takich branżach, gdzie fakturowanie zależy od zmiennych czy ocennych elementów, warto zastanowić się nad rozbudowaniem procesu sprzedaży o etap uzgodnienia zawartości faktury przed jej ostatecznym wystawieniem i przesłaniem do KSeF. Etap ten nie jest wymagany przepisami, co więcej przepisy o uzgodnieniu korekt zostały rozluźnione, natomiast paradoksalnie zastosowanie mechanizmów uzgadniania treści faktury może być uzasadnione biznesowo. Przełoży się bowiem na zmniejszenie błędów i ograniczy liczbę korekt dzięki czemu procesy fakturowania będą przebiegały bardziej efektywnie” – tłumaczy ekspert.

Autor: Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych, Symfonia