Otrzymywanie faktur w KSeF to zagadnienie, które budzi obecnie duże zainteresowanie wśród podatników. Wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF, czyli, co do zasady, od 1 lutego 2026 r., zmieni się nie tylko sposób wystawiania faktur, ale także sposób ich otrzymywania. Dlatego też warto wiedzieć, jak będzie wyglądało otrzymywanie faktur w KSeF. Przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF wprost precyzują, jak będzie należało rozumieć moment otrzymania faktury wystawionej przez KSeF.

Zmiana sposobu odbierania e-Faktur

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który umożliwia wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych w jednym miejscu. Warunkiem niezbędnym do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez podatnika jest posiadanie identyfikatora podatkowego NIP.

Generalną zasadą będzie, że nabywca będzie otrzymywał faktury przy użyciu KSeF. Aby jednak nabywca otrzymał fakturę w KSeF, sprzedawca musi wskazać jego NIP w polu NIP w elemencie Podmiot2. Wskazanie NIP w innym polu, np. NrVatUE lub NrID, uniemożliwi nabywcy odbiór faktury w KSeF, pomimo uwierzytelnienia się w systemie.

Jak już wskazano, podstawową zasadą jest to, że nabywca będzie otrzymywał faktury w KSeF. Jednak w ustawowo określonych przypadkach, poza wystawieniem faktury w KSeF, wystąpi obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób uzgodniony. Będzie to dotyczyło np. sytuacji, gdy nabywcą będzie podatnik zagraniczny nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (który zwykle nie posiada dostępu do KSeF z uwagi na brak polskiego identyfikatora podatkowego NIP) lub gdy faktura jest dobrowolnie wystawiana w KSeF na rzecz konsumenta.

Potwierdzeniem skutecznego wystawienia faktury w KSeF jest nadanie jej w systemie numeru KSeF.

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w systemie.

Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Podkreślić należy, że struktura logiczna FA(3) nie będzie zawierała pola dedykowanego dla numeru KSeF danej faktury ustrukturyzowanej. Warto także zwrócić uwagę, że numer KSeF faktury będzie potrzebny podatnikowi w kilku sytuacjach, przykładowo podczas wystawiania faktur korygujących czy faktur końcowych. Numer KSeF będzie także wykorzystywany od 1 stycznia 2027 r. podczas dokonywania płatności za fakturę pomiędzy podatnikami czynnymi oraz podczas dokonywania płatności w ramach mechanizmu podzielonej płatności.

Jak odbierać faktury w KSeF?

Aby podatnik (posiadający NIP) mógł odebrać fakturę w KSeF, musi uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

Należy wskazać, że Krajowy System e-Faktur nie będzie wysyłał powiadomień o wystawieniu przez kontrahenta e-Faktury dla danego podatnika.

Ponadto nabywca lub osoba bądź podmiot przez nią uprawniony będą mogli pobierać jedną fakturę wielokrotnie. Sprzedawca natomiast nie uzyska informacji systemowej czy dana faktura została już pobrana przez nabywcę ani ile razy to nastąpiło.

Podatnik będący osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą ma przypisane uprawnienia do korzystania z KSeF automatycznie, co oznacza, że może on wystawiać faktury, ma dostęp do faktur wystawionych dla niego, może także nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom lub podmiotom, które będą działały w systemie w jego imieniu.

Natomiast podatnicy niebędący osobami fizycznymi (przykładowo spółki, jednostki samorządu terytorialnego, grupy VAT) lub podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje) posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełny zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do identyfikatora podatkowego NIP podatnika). W przypadku podatników i podmiotów nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Po uwierzytelnieniu się w KSeF podmiot ten może nadać dalsze uprawnienia przykładowo innym osobom fizycznym albo innym podmiotom do odbioru faktur w kontekście podatnika.

Nadanie uprawnienia do dostępu do e-Faktur daje w szczególności dostęp do listy tych faktur danego podatnika oraz możliwość ich pobierania z KSeF.

Należy pamiętać, że uprawnienie do wystawiania faktur oraz uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF to dwa odrębne uprawnienia od strony systemowej. Możliwe jest nadanie uprawnienia wyłącznie do wystawiania faktur lub wyłącznie do dostępu do faktur. Uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF obejmuje dostęp do wszystkich faktur danego podatnika, w tym jego faktur sprzedażowych oraz faktur zakupowych.

Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej

W myśl art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r., faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru KSeF. Zatem nie będzie ważne, kiedy nabywca ją faktycznie pobierze (zaimportuje) czy kiedy księgowy ją zobaczy. Najważniejszy jest dzień nadania jej numeru KSeF (przykład 1).

Natomiast jak wskazuje art. 106na ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, czyli podmiotowi, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym podmiotem zagranicznym lub podmiotem korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME – za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę (przykład 2).

Trzeba podkreślić, że przepisy dotyczące KSeF nie zmieniają obowiązującej obecnie zasady, że elementem koniecznym dla odliczenia podatku VAT pozostaje otrzymanie dokumentu potwierdzającego prawo do odliczenia VAT.

Z kolei faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania będą przechowywane w KSeF w kontekście nabywcy, jak też sprzedawcy. Nabywca będzie miał dostęp wyłącznie do faktur tego sprzedawcy, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie oraz tych, które sprzedawca wystawił dla niego sam. Nabywca nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży tego podatnika, jak również faktur otrzymywanych przez niego od innych jego kontrahentów. Nabywca nie będzie miał obowiązku przekazania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur. Sprzedawca będzie miał bowiem dostęp w KSeF do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, ponieważ będzie on stroną transakcji.

Warto dodać, że w sytuacji gdy nabywca nie akceptuje treści otrzymanej faktury lub w ogóle faktu jej otrzymania, to nie będzie on miał możliwości odrzucenia faktury po jej otrzymaniu w KSeF. Wyjaśnienie jakichkolwiek wątpliwości odbędzie się już poza systemem. Jeśli przykładowo zdarzy się, że sprzedawca dokonał sprzedaży na rzecz podatnika A, ale przez pomyłkę wystawił fakturę wpisując NIP podatnika B, wówczas faktura ta trafi do podatnika B. W takim przypadku sprzedawca będzie musiał wystawić fakturę korygującą do zera i wystawić poprawną fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy podatnika A (jego prawidłowy NIP). Z uwagi na to, że KSeF nie przewiduje funkcjonalności odrzucenia przez podatnika faktury, to podatnik B nie będzie mógł odrzucić nieprawidłowo wystawionej na jego rzecz faktury.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów (ksef.podatki.gov.pl), w takiej sytuacji podatnik-nabywca będzie mógł skorzystać ewentualnie z opcji ukrycia faktury lub w uzasadnionych sytuacjach – opcji zgłoszenia faktury scamowej. Funkcjonalności te mają być wdrożone produkcyjnie kilka miesięcy po uruchomieniu KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej.

Udostępnienie e-Faktury w sposób uzgodniony

Fakturą ustrukturyzowaną z założenia jest plik XML. Poza określonymi w przepisach sytuacjami sporządzania faktur w KSeF wystąpi dodatkowo konieczność przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony. Okoliczności te określa art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony wystąpi, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia tej działalności na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• nabywcą jest podatnik z innego kraju UE, korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się NIP,
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument).

W przypadku udostępnienia faktury nabywcy, o którym mowa powyżej, poza KSeF lub w przypadku użycia faktury poza KSeF, wystąpi obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym (a w niektórych przypadkach kodami weryfikującymi). Oznaczenie faktury kodem QR umożliwi dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Także w przypadku, gdy faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana na rzecz konsumenta i będzie ona wystawiana przy użyciu KSeF, podatnik będzie obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury poprzez podanie kodu weryfikującego do faktury oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w systemie. Jeżeli przykładowo konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) będzie chciał odebrać fakturę korzystając z KSeF, to sprzedawca będzie mógł wydać mu wyłącznie kod QR wraz z danymi dostępowymi do faktury, bez konieczności przekazywania mu wydruku faktury. W tym przypadku osoba ta po zeskanowaniu kodu QR i wpisaniu danych dostępowych będzie mogła pobrać fakturę bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie, które w przypadku konsumentów nie będzie możliwe.

Kod QR

Kod QR to graficzna postać linku (przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR) prowadzącego do faktury w KSeF umożliwiająca weryfikację, czy dana faktura znajduje się w KSeF, pobranie jej z systemu bez konieczności logowania oraz w przypadku faktur wystawianych w trybie offline, pozwalająca potwierdzić tożsamość wystawcy faktury. Kod QR będzie można zeskanować używając np. smartfona.

Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy.

Gdy faktura będzie przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu (linku lub kodu QR) bezpośrednio na fakturę, podatnik będzie mógł wraz z tą fakturą:

• przesłać odrębny link/odrębne linki, razem z odpowiednimi oznaczeniami (w zależności od sytuacji numer KSeF, napis „OFFLINE”, napis „CERTYFIKAT”),
• przesłać odrębny znak graficzny/odrębne znaki graficzne razem z odpowiednimi oznaczeniami (w zależności od sytuacji numer KSeF, napis „OFFLINE”, napis „CERTYFIKAT”).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 2 (2294) z dnia 2026-01-05

Stosowanie RODO w kadrach i płacach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl