Od 18 października 2026 r. kończy się papierowa era w medycynie pracy. Lekarze będą wystawiać orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych wyłącznie elektronicznie. Dokument trafi do systemu e-zdrowia i będzie dostępny dla pracownika na Internetowym Koncie Pacjenta. Pracodawca otrzyma natomiast tylko te informacje, które są mu potrzebne do dopuszczenia zatrudnionego do pracy. Bez wyników badań, diagnoz czy szczegółowych informacji o stanie zdrowia.
Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., które weszło w życie 17 kwietnia. Do 17 października trwa jeszcze okres przejściowy – lekarz może wystawić orzeczenie zarówno na papierze, jak i elektronicznie. Od następnego dnia forma elektroniczna stanie się obowiązkowa.
Od 18 października 2026 r. orzeczenie tylko elektronicznie
Cyfryzacja medycyny pracy została rozłożona na kilka miesięcy.
Od 17 kwietnia 2026 r. lekarze mogą już wystawiać elektroniczne orzeczenia z badań profilaktycznych. Papier nadal jest jednak dopuszczalny w okresie przejściowym.
Zmieni się to 18 października 2026 r.
Od tego dnia orzeczenia lekarskie dotyczące badań pracowników będą musiały być wystawiane w postaci elektronicznej. Dokument zostanie zapisany jako elektroniczna dokumentacja medyczna w Systemie Informacji Medycznej.
Dla pracownika oznacza to przede wszystkim koniec obowiązku chodzenia z papierowym zaświadczeniem od lekarza medycyny pracy do działu kadr.
Co zobaczy pracodawca po badaniu medycyny pracy?
Pracodawca nie otrzymuje pełnej dokumentacji medycznej pracownika.
Interesuje go przede wszystkim wynik badania z punktu widzenia konkretnego stanowiska pracy – czyli informacja, czy pracownik:
- jest zdolny do wykonywania pracy,
- jest niezdolny do wykonywania pracy,
- utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy.
Nowy wzór orzeczenia zawiera również m.in. stanowisko pracy oraz termin następnego badania okresowego. W określonych przypadkach mogą znaleźć się w nim także zalecenia skierowane do pracodawcy, np. dotyczące zapewnienia okularów lub soczewek korygujących albo dostosowania stanowiska pracy.
Pracodawca nie dostaje natomiast wyników morfologii, informacji o rozpoznanych chorobach ani innych szczegółowych danych z badania.
Wyniki badań i zalecenia zdrowotne zostają po stronie pracownika
Większa cyfryzacja nie oznacza szerszego dostępu pracodawcy do danych zdrowotnych.
Jeżeli lekarz podczas badania profilaktycznego stwierdzi, że pracownikowi warto przekazać indywidualne zalecenia prozdrowotne, wydaje je właśnie osobie badanej.
Mogą one dotyczyć również zdrowia niezwiązanego bezpośrednio z wykonywaną pracą.
Takie zalecenia nie służą pracodawcy do podejmowania decyzji kadrowych. Są informacją dla samego pracownika. Rozporządzenie wyraźnie rozróżnia indywidualne zalecenia prozdrowotne dla osoby badanej od zaleceń, które ze względu na warunki pracy powinny znaleźć się w orzeczeniu przekazywanym pracodawcy.
Orzeczenie z medycyny pracy pojawi się na IKP
Elektroniczne orzeczenia są częścią elektronicznej dokumentacji medycznej.
Pracownik może znaleźć je na swoim Internetowym Koncie Pacjenta. Centrum e-Zdrowia wskazuje, że rozwiązanie ma uprościć obieg dokumentów i ograniczyć sytuacje, w których pracownik sam musi przenosić dokument pomiędzy placówką medyczną a zakładem pracy.
W praktyce ma to wyglądać znacznie prościej niż dziś: badanie, elektroniczne orzeczenie i przekazanie niezbędnej informacji pracodawcy bez noszenia papierowego dokumentu do działu kadr.
Jak pracodawca dostanie orzeczenie?
Orzeczenie nie musi być przekazywane przez samego pracownika.
Rozporządzenie przewiduje, że podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której przeprowadzono badanie, przekazuje orzeczenie pracodawcy.
Termin oraz sposób przekazania dokumentu określa umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy.
To ważna zmiana organizacyjna dla firm.
Przed 18 października warto więc sprawdzić, czy obowiązująca umowa z placówką medycyny pracy określa sposób elektronicznego przekazywania orzeczeń i czy dział kadr jest przygotowany na nowy obieg dokumentów.
Czy pracownik musi mieć Internetowe Konto Pacjenta?
Orzeczenie wystawione elektronicznie trafia do systemu e-zdrowia i może być dostępne dla pracownika przez IKP.
Nie oznacza to jednak, że brak aktywnego konta ma uniemożliwić pracownikowi uzyskanie orzeczenia czy wykonanie badań.
IKP staje się przede wszystkim wygodnym miejscem, w którym zatrudniony może mieć dostęp do swojej elektronicznej dokumentacji.
Papierowe orzeczenie z medycyny pracy – do kiedy?
Do 17 października 2026 r. trwa okres przejściowy.
W tym czasie orzeczenie może zostać sporządzone:
- w postaci elektronicznej,
- albo według papierowego wzoru.
Od 18 października 2026 r. zasadą będzie już orzeczenie elektroniczne.
Przepisy przewidują jednak wyjątki, kiedy możliwe jest wystawienie dokumentu papierowego, m.in. w sytuacjach określonych w rozporządzeniu dotyczących braku możliwości sporządzenia dokumentu elektronicznego.
Dlatego określenie „wyłącznie elektronicznie” dobrze oddaje nową zasadę, choć nie oznacza absolutnego zakazu papieru w każdej wyjątkowej sytuacji.
Stare orzeczenia nie tracą ważności
Pracownik, który ma aktualne orzeczenie wystawione wcześniej na papierze, nie musi tylko z powodu wejścia nowych zasad ponownie zgłaszać się na badanie.
Dokumenty prawidłowo wydane przed zakończeniem okresu przejściowego zachowują ważność.
Zmiana dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania nowych orzeczeń, a nie automatycznego anulowania dokumentów znajdujących się już w aktach pracowniczych.
Od lipca także elektroniczne zalecenia dla pracownika
Cyfryzacja objęła nie tylko same orzeczenia.
Przez pierwsze trzy miesiące od wejścia rozporządzenia w życie indywidualne zalecenia prozdrowotne musiały być wydawane na papierze. Po zakończeniu tego okresu mogą być sporządzane również elektronicznie.
W praktyce możliwość ta działa od 15 lipca 2026 r.
To właśnie te zalecenia mogą zawierać bardziej indywidualne informacje związane ze zdrowiem pracownika i są przeznaczone dla niego, a nie dla pracodawcy.
Co zmieni się dla działów kadr?
Największa zmiana nie dotyczy samych badań.
Zakres badań oraz sposób, w jaki lekarz ocenia zdolność pracownika do wykonywania pracy, pozostają zasadniczo bez zmian. Reforma dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania, przechowywania i przekazywania dokumentacji.
Przed 18 października pracodawcy powinni więc przede wszystkim sprawdzić:
- umowę zawartą z jednostką medycyny pracy,
- sposób przekazywania elektronicznych orzeczeń,
- procedury działu kadr,
- zasady przechowywania dokumentacji dotyczącej badań profilaktycznych.
Nie chodzi więc o nowe badania pracowników, ale o nowy sposób obsługi dokumentów po ich wykonaniu.
Trzy ważne daty dla pracowników i pracodawców
17 kwietnia 2026 r. – weszło w życie rozporządzenie zmieniające zasady wystawiania orzeczeń medycyny pracy. Rozpoczął się sześciomiesięczny okres przejściowy.
15 lipca 2026 r. – pojawiła się możliwość wystawiania elektronicznych indywidualnych zaleceń prozdrowotnych.
18 października 2026 r. – elektroniczne orzeczenia medycyny pracy stają się obowiązkową zasadą.
Medycyna pracy od 18 października 2026 r. – najważniejsze zmiany
- orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych będą wystawiane elektronicznie,
- dokument stanie się częścią elektronicznej dokumentacji medycznej,
- pracownik będzie miał do niego dostęp m.in. przez Internetowe Konto Pacjenta,
- placówka medycyny pracy przekaże orzeczenie pracodawcy zgodnie z zasadami ustalonymi w zawartej z nim umowie,
- pracodawca nie otrzymuje pełnej dokumentacji medycznej ani szczegółowych wyników badań,
- indywidualne zalecenia prozdrowotne przeznaczone są dla pracownika,
- papierowe orzeczenia wystawione wcześniej nie tracą automatycznie ważności.
Dla pracownika największą zmianą będzie więc nie zakres samego badania, ale sposób obiegu dokumentów. Od 18 października 2026 r. orzeczenie z medycyny pracy ma funkcjonować przede wszystkim cyfrowo – bez konieczności biegania z papierem między gabinetem lekarza a działem kadr. Pracodawca otrzyma informacje potrzebne do oceny możliwości wykonywania pracy, natomiast szczegółowe dane dotyczące zdrowia pozostaną poza jego dostępem.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).