![4806 zł brutto ile to netto? [Oficjalna płaca minimalna 2026]](https://static.pit.pl/filtered/8e/322190,833753,z_285_150.jpg)
Wraz z planowanym wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców w Polscepojawia się coraz więcej pytań. Jedno z nich dotyczy zagranicznych faktur i konieczności ich uwzględniania w KSeF. Jak tłumaczy ekspert. Kluczowe znaczenie ma to, kto jest wystawcą faktury.
» Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Już w 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Ponieważ zmiana ta będzie prawdziwą rewolucją, już dziś rodzi ona wiele pytań i wątpliwości. Jedno z nich dotyczy faktur zagranicznych w KSeF. Czy w Krajowym Systemie e-Faktur będzie trzeba wystawiać faktury dla zagranicznej firmy? W jaki sposób zagraniczny kontrahent będzie mógł ją odebrać? Kwestię tą wyjaśnia dla PIT.pl ekspert Tomasz Kuciel Prezes zarządu, EDITEL Polska.
» Środy z KSeF: Już we wrześniu rusza nowy cykl szkoleń. Fiskus zaprasza
Źródło: shutterstock
Zagraniczne faktury w KSeF? I tak i nie …
Odpowiedź na to pytanie wymaga uwzględnieniu kilku sytuacji. Wszystko bowiem zależy od tego, kto w danym momencie jest wystawcą faktury: polska, czy zagraniczna firma.
- ,,Trzeba mieć na uwadze, że Krajowy System e-Faktur został stworzony z myślą o firmach działających w Polsce i posiadających polski NIP. Jego głównym celem jest uporządkowanie obiegu dokumentów w transakcjach krajowych. Jeżeli fakturę wystawia polska firma to taka faktura powinna znaleźć się w KSeF. Nie ma przy tym znaczenia, czy odbiorcą jest kontrahent z Unii Europejskiej, czy spoza niej. Zasada ta obejmuje również faktury związane z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów czy eksportem. Najważniejsze jest to, kto wystawia dokument. Jeżeli robi to polska firma, objęta obowiązkiem korzystania z KSeF, faktura musi zostać wprowadzona do systemu, chyba że przepisy przewidują w tym zakresie wyjątki” – tłumaczy Tomasz Kuciel.
Co jednak w sytuacji, gdy wystawcą jest kontrahent zagraniczny? Zdaniem Prezesa zarządu EDITEL Polska, odmiennie wygląda sytuacja, gdy fakturę wystawia firma z zagranicy na rzecz polskiego odbiorcy. ,, Podmiot, który nie prowadzi działalności w Polsce poprzez siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Wystawia więc fakturę w tradycyjnej formie elektronicznej albo papierowej i przekazuje ją polskiemu nabywcy poza systemem. Kluczowe jest więc to, kto jest wystawcą faktury. Polski podatnik VAT, sprzedając towary lub usługi zagranicznemu kontrahentowi, musi wprowadzić fakturę do KSeF i dodatkowo przekazać ją odbiorcy w ustalony sposób. Firmy zagraniczne natomiast nie są zobowiązane do korzystania z KSeF i mogą korzystać z dotychczasowych form fakturowania, a ewentualne wystawianie faktur ustrukturyzowanych pozostaje dla nich wyłącznie opcją”.
Polska faktura dla zagranicznego kontrahenta. KSeF, mail, czy wersja papierowa?
Jeżeli fakturę wystawia polska firma posiadająca NIP oraz objęta obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, dokument taki musi zostać obowiązkowo wystawiony i wprowadzony do KSeF. Jednocześnie polska firma będzie musiała mieć na uwadze, że jej partner zagraniczny nie ma dostępu do KSeF. Jest to bowiem system skierowany wyłącznie do polskich firm. Co w takiej sytuacji robić?
,,Zagraniczny kontrahent nie będzie miał obowiązku korzystania z polskiego systemu. Oznacza to, że oprócz przesłania faktury do KSeF polska firma będzie musiała przekazać ją swojemu partnerowi biznesowemu w uzgodnionej formie. Może to być plik PDF przesłany mailem, wersja papierowa albo wizualizacja faktury z kodem QR lub linkiem do pobrania” – tłumaczy Tomasz Kuciel.
Podsumowując: Kluczowe przy zagranicznych fakturach w kontekście KSeF będzie rozpoznanie, kto faktycznie wystawia fakturę – polski podatnik czy zagraniczny. Polski przedsiębiorca w większości relacji, w których jest wystawcą, będzie miał obowiązek korzystać z KSeF, nawet dla faktur dla kontrahentów zagranicznych.