Obecnie zwolnienia lekarskie, uprawniające do wynagrodzenia i/lub zasiłku chorobowego oraz zasiłku opiekuńczego, co do zasady, są wystawiane w formie elektronicznej. Niejako automatycznie przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, następnie są one bezpłatnie udostępniane płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym na PUE ZUS. Ponieważ na koniec stycznia 2023 r. każdy płatnik składek powinien taki profil posiadać, niemal wszyscy pracodawcy i zleceniodawcy mają już dostęp do e-ZLA wystawionych ich ubezpieczonym.

Potwierdzanie prawa do świadczenia

Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby lub pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne lub też konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, są w głównej mierze zaświadczenia lekarskie wystawione w formie dokumentu elektronicznego, czyli tzw. e-ZLA. ZUS udostępnia je bezpłatnie płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika składek, z założenia nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego.

W innej formie (patrz tabela) wskazane okoliczności muszą być potwierdzone jedynie wówczas, gdy:

• np. pracodawca lub zleceniodawca nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek,
• wystawiający zaświadczenie lekarskie nie miał możliwości zrobić tego w formie elektronicznej, albo
• zaświadczenie lekarskie wystawiane jest za granicą.

Tak wynika z:

• art. 53 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1732 ze zm.), zwanej ustawą zasiłkową, oraz
• § 5, § 6 i § 28 rozporządzenia MRPiPS w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87).

Profil płatnika składek

Profil informacyjny płatnika składek jest tworzony przez płatnika składek za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS.

Według stanu prawnego obowiązującego do 31 grudnia 2022 r. obowiązek utworzenia tego profilu mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób, choć nie było przeszkód, aby płatnicy z mniejszą ilością ubezpieczonych taki profil sobie założyli.

Regulując tę kwestię w art. 58 ustawy zasiłkowej, ustawodawca jednocześnie zastrzegł, iż płatnicy składek, którzy utworzyli profil informacyjny płatnika składek, są obowiązani do jego utrzymywania także wówczas, gdy nie ma do nich zastosowania obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego.

Natomiast płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego płatnika składek zobowiązany jest poinformować ubezpieczonego, w formie pisemnej:

• w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania mu wydruku e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego w trybie alternatywnym, a
• w terminie 7 dni od dnia utworzenia profilu informacyjnego płatnika składek, o ustaniu obowiązku dostarczania mu ww. dokumentów.

Zmiana przepisów

Od 1 stycznia 2023 r. obowiązek założenia profilu informacyjnego płatnika składek dotyczy wszystkich przedsiębiorców - także właścicieli małych firm, zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie. Stało się tak za sprawą ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 1621), która do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.), dodała art. 47b. W świetle tego przepisu obecnie płatnik składek jest zobowiązany do założenia profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS w terminie 7 dni od daty:

• zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

W przypadku niedopełnienia tego obowiązku profil informacyjny zakłada płatnikowi składek sam organ rentowy, a płatnik składek jest obowiązany:

• przekazać do ZUS adres elektroniczny,
• utrzymać aktywny profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS w czasie prowadzenia z tym organem rozliczeń z tytułu składek.

Okres przejściowy

Płatnicy składek, którzy przed 1 stycznia 2023 r. nie posiadali profilu informacyjnego na PUE ZUS, zobowiązani zostali do jego założenia w terminie do 30 grudnia 2022 r. Tym, którzy nie wywiązali się z tego obowiązku, a na dzień 31 grudnia 2022 r. były prowadzone na ich kontach rozliczenia z tytułu składek ZUS, organ rentowy sam, w terminie do 31 stycznia 2023 r., miał założyć taki profil. Jak podkreśla organ rentowy na swojej stronie internetowej www.zus.pl, ZUS w takim przypadku do 31 stycznia 2023 r. tworzył profil techniczny, który wymaga aktywacji przez płatnika składek i to pod warunkiem, że w ZUS były zapisane dane dotyczące adresu e-mail lub numeru telefonu tego płatnika.

O ile zatem w styczniu 2023 r. nadal pewna grupa płatników składek (bez założonego jeszcze przez ZUS profilu informacyjnego) nie miała dostępu do e-ZLA swoich ubezpieczonych, co dla celów ustalenia uprawnień do świadczeń wymagało przedłożenia przez tych ubezpieczonych wydruku e-ZLA, wydanego im przez wystawiającego E-ZLA, to obecnie powinna się ona ograniczać jedynie do tych, których dotyczy wspomniany wyżej 7-dniowy termin na założenie profilu informacyjnego płatnika składek.

autor: Bożena Dziuba
Gazeta Podatkowa nr 15 (1994) z dnia 2023-02-20

Korekta sposobem na błąd w rozliczeniu podatkowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Choroba, wypadekZUS