Styczeń jest jednym z najbardziej wymagających miesięcy w roku, w którym księgowe oraz przedsiębiorcy mają dużo obowiązków zarówno względem ZUS, jak i urzędu skarbowego. Jednym z nich jest konieczność wypełnienia raportu RPA. Obowiązek ten nie dotyczy wszystkich płatników. Kto powinien przygotować raport RPA i w jakim terminie?

Styczeń kojarzy się z początkiem sezonu rozliczeń PIT i koniecznością przygotowania i wysyłki druków PIT-11 do urzędu skarbowego. Niestety na przedsiębiorcach ciążą także inne obowiązki, choćby konieczność sporządzenia raportu RPA. Ten przygotować muszą m.in. płatnicy, którzy wynagrodzenie za grudzień 2025 roku zapłacili swoim pracownikom w styczniu. Kto dokładnie jest zobowiązany do jego sporządzenia?

Raport RPA do ZUS w 2026 roku

Raportu RPA nie należy składać za każdy miesiąc. Zawarte w nim dane wykorzystuje się bowiem do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Należy go złożyć za osoby zatrudnione (na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług), jeśli:

• Zostało wypłacone pracownikowi wynagrodzenie należne za inny rok kalendarzowy niż rok, w jakim faktycznie został wypłacony (np. wynagrodzenie za grudzień wypłacone do 10.01) lub – jeśli ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• Pracownik wykonywał pracę nauczycielską,
• Obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, oraz zasiłków tj. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego – został wypłacony ubezpieczonemu przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy (np. dodatek stażowy) i przychód ten w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
  

Oznacza to, że obowiązkowi wypełnienia raportu RPA podlegają m.in. wynagrodzenia grudniowe wypłacone w styczniu, dodatkowe wynagrodzenia tzw. ,,trzynastki”, wszelkiego rodzaju nagrody pracownicze, które zostały wypłacone w nowym roku, czy dodatki stażowe (pod warunkiem, że zostały wypłacone obok zasiłku, wynagrodzenia chorobowego macierzyńskiego, opiekuńczego).

Termin składania w ZUS raportu RPA

Raportu imiennego RPA nie składa się każdego miesiąca (chyba, że zatrudnia się pracowników wykonujących pracę nauczycielską), lecz wyłącznie w momencie wystąpienia sytuacji, która powoduje konieczność jego złożenia. Jest on więc jedynie dodatkowym dokumentem, który składa się w komplecie z takimi drukami, jak ZUS DRA i ZUS RCA (składanych co miesiąc). Oznacza to, że należy go złożyć w terminie:

• do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki i zakłady budżetowe;
• do 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną (m.in. spółki akcyjne, z o.o., spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje);
• do 20. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy składek (m.in. przedsiębiorcy opłacający składki wyłącznie za siebie, spółki osobowe: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, jednoosobowa spółka z o.o.).

Jak prawidłowo wypełnić raport RPA

Płatnicy składek, którzy mają problemy z prawidłowym wypełnieniem raportu RPA, bądź zmuszeni zostali dokonać jego korekty – mogą skorzystać z instrukcji przygotowanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Instrukcja opisująca, jak krok po kroku wypełnić ZUS RPA dostępna jest poniżej: