Reklamacje w rozliczeniu księgowym

Jeśli zakupiony składnik majątku obrotowego okazał się wadliwy, to nabywca może go reklamować. W ramach reklamacji może zwrócić się do sprzedawcy z żądaniem naprawy lub wymiany wadliwego towaru albo obniżenia jego ceny lub odstąpienia od umowy. Skutki reklamacji należy właściwie ująć zarówno w księgach sprzedawcy, jak i nabywcy.

Zwrot w księgach nabywcy

Gdy nabywca zareklamował zakupione towary/materiały, które po zakupie zostały przyjęte do magazynu i objęte ewidencją bilansową, to ich wydanie z magazynu i postawienie do dyspozycji sprzedającego można udokumentować dowodem „Wz – Wydanie na zewnątrz”. Na podstawie tego dowodu, w dacie postawienia ich do dyspozycji sprzedającego, nabywca wyksięgowuje zareklamowane towary/materiały z ewidencji bilansowej zapisem:

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
– Ma konto 33 „Towary” lub 31 „Materiały”.

Jeżeli te towary/materiały po zakupie zostały ujęte w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to równolegle dokonuje się wyksięgowania odchyleń od cen ewidencyjnych w części przypadającej na te towary/materiały. Można to ująć następująco:

– Wn/Ma konto 34-2 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów” lub konto 34-1 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów”,
– Ma/Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

W sytuacji gdy jednostka nie prowadzi ewidencji magazynowej towarów/materiałów i ich wartość odnosi w koszty w momencie zakupu, na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522), to zwracając je do sprzedawcy trzeba wyksięgować je z kosztów. Można tego dokonać, np. w oparciu o dowód PK, następująco:

a) wartość zwracanych towarów

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
– Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,

b) wartość zwracanych materiałów

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
– Ma konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii”

oraz równolegle

– Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”,
– Ma konto w zespole 5.

Do czasu zakończenia postępowania reklamacyjnego warto reklamowane składniki majątku objąć ewidencją pozabilansową, np. po stronie Wn konta 931 „Zapasy obce”. Po zakończeniu reklamacji ich wartość wyksięgowuje się z tego konta zapisem po stronie Ma.

Przy uznaniu reklamacji za uzasadnioną i decyzji o zwrocie zapłaty za zakupione towary/materiały, dostawca wystawia fakturę korygującą do faktury pierwotnej, która dokumentowała sprzedaż zareklamowanych składników. Wtedy otrzymaną fakturę korygującą można ująć zapisem:

a) wartość brutto

– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) VAT naliczony podlegający zmniejszeniu

– Ma konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) wartość netto

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Zwrot w księgach sprzedawcy

Zwrócone w ramach reklamacji towary lub wyroby gotowe sprzedawca może przyjąć z powrotem do magazynu i ująć w księgach rachunkowych, na podstawie dowodu „Pz – Przyjęcie z zewnątrz”, zapisem:

– Wn konto 33 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) lub konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty” (w analityce: Produkty gotowe z reklamacji),
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów/produktów).

Gdyby towary/produkty ewidencjonowane były w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od ceny ich zakupu (nabycia)/kosztu wytworzenia, to księgowaniu podlegałyby także odchylenia od przyjętych cen ewidencyjnych.

W przypadku uznania reklamacji za zasadną, należy dokonać przeksięgowania wartości zareklamowanych towarów/produktów, zapisem:

– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów/produktów),
– Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 70-1 „Koszt sprzedanych produktów”.

Wtedy wystawioną fakturę korygującą do faktury pierwotnej można ująć zapisami:

a) wartość netto korekty (zmniejszenie przychodów ze sprzedaży)

– Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 70-0 „Sprzedaż produktów”,

b) zmniejszenie VAT należnego

– Wn konto 22-1 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”,

c) zmniejszenie należności

– Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

W oparciu o art. 42 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynik działalności operacyjnej obejmuje przychody netto z uwzględnieniem dotacji, opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń. Dlatego wszelkie korekty przychodów ze sprzedaży za dany rok obrotowy, które nastąpiły do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, ujmuje się w księgach roku obrotowego, w którym powstał określony przychód. Gdy nie jest to możliwe, księguje się je bieżąco, tj. w dacie wystawienia faktury korygującej. Jeżeli korekty przychodów ze sprzedaży dokonano już po sporządzeniu sprawozdania, to księgując fakturę korygującą, trzeba uwzględnić art. 54 ustawy o rachunkowości.

Gdyby zwrócone towary/produkty nie nadawały się do dalszej odsprzedaży, ich wartość w cenie zakupu (nabycia)/kosztu wytworzenia oraz ewentualne wydatki dotyczące utylizacji, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną, należałoby zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
– Ma konto 33 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) lub konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty” (w analityce: Produkty gotowe z reklamacji).

W jednostce prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów działalności podstawowej na kontach zespołu 4 lub 4 i 5 oraz sporządzającej rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym, księgowanie operacji związanej z likwidacją wadliwych wyrobów gotowych powinno przebiegać z wykorzystaniem kont obrotów wewnętrznych.

Jeżeli odbiorca przed uznaniem reklamacji uregulował należność, to na koncie rozrachunkowym może pojawić się nadpłata. W zależności od ustaleń kwota ta może podlegać zwrotowi na rachunek bankowy lub do kasy albo może być rozliczona w formie kompensaty rozrachunków.

Obniżka ceny

Zdarza się, że reklamacja zostanie uznana, a sprzedawca i nabywca ustalą, że cena otrzymanych rzeczowych składników majątku obrotowego zostanie obniżona. Wtedy sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej dotyczącej zareklamowanych towarów/produktów. Ujmuje się ją w księgach w taki sam sposób jak fakturę korygującą dotyczącą uznania reklamacji przy zwrocie towarów/produktów. U kupującego o wartość netto tej faktury zmniejsza się wartość zakupionych towarów/materiałów, a u sprzedawcy zmniejsza się przychód ze sprzedaży towarów/produktów.

Wymiana w księgach nabywcy

Gdy w ramach reklamacji w zamian za wadliwy towar wydawany jest towar nowy wolny od wad, to dostawca nie ma obowiązku wystawiania faktury korygującej. Wymiana towarów może odbywać się na podstawie dowodów magazynowych, np. dowodu Wz i dowodu Pz. Przyjęcie na stan nowych składników można ująć zapisem:

– Wn konto 31 „Materiały” lub konto 33 „Towary”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Ewidencjonując towary i/lub materiały w stałych cenach ewidencyjnych należy również ująć odchylenia od tych cen.

Z kolei gdy są one odpisywane w koszty w momencie zakupu, otrzymanie od dostawcy wolnych od wad towarów/materiałów można zaewidencjonować następująco:

– Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii” i/lub konto w zespole 5,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Wymiana w księgach dostawcy

Uznawanie przez dostawcę reklamacji i dokonywanie wymiany wadliwych towarów/produktów na nowe wolne od wad nie powoduje korekty wartości sprzedanych towarów na koncie 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub sprzedanych produktów na koncie 70-1 „Koszt sprzedanych produktów”. Następuje wtedy tylko wymiana składników tego samego gatunku i w tej samej cenie. Przyjęte do magazynu zostają towary/produkty zareklamowane przez odbiorcę, a wydawane są nowe, wolne od wad. W księgach rachunkowych czynności te można ująć zapisem:

– Wn konto 33 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) lub konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty” (w analityce: Produkty gotowe z reklamacji),
– Ma konto 33 „Towary” (w analityce: Towary pełnowartościowe) lub konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty” (w analityce: Produkty pełnowartościowe).

Gdy towary/produkty niewadliwe wydawane są w terminie późniejszym niż przyjęcie do magazynu zareklamowanych, to operacje te można ująć za pośrednictwem konta 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Naprawy gwarancyjne

W razie zgłoszonych w ramach gwarancji przez odbiorcę wad sprzedanych produktów, ponoszone koszty napraw gwarancyjnych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej. Przykładowo wydatki na zakup materiałów lub usług dotyczące naprawy udokumentowane fakturą można ująć zapisem:

a) wartość netto

– Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii” lub konto 40-2 „Usługi obce”

oraz równolegle

– Wn konto 52 „Koszty sprzedaży”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) wartość brutto

– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

Jeśli na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości jednostka tworzy rezerwy na naprawy gwarancyjne w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, to ponosząc koszty napraw gwarancyjnych, rozwiązuje utworzoną wcześniej rezerwę zapisem:

– Wn konto 64-1 „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
– Ma konto 52 „Koszty sprzedaży”.

Gazeta Podatkowa nr 42 (2334) z dnia 2026-05-25

Otrzymane aporty według ustawy o rachunkowości i standardów międzynarodowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl