Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wciąż budzi wiele emocji wśród przedsiębiorców, zwłaszcza w sektorze mikro i małych firm. Jak pokazuje najnowsze badanie przeprowadzone przez IFIRMA w lutym i marcu 2026 roku, mimo rosnącej liczby użytkowników systemu, poziom przygotowania do jego pełnego wdrożenia pozostaje niewystarczający.

Z danych wynika, że ponad 80% przedsiębiorców deklaruje korzystanie z KSeF, jednak w praktyce większość z nich używa systemu wyłącznie do odbierania faktur. Oznacza to, że pełne wykorzystanie jego funkcjonalności – w tym wystawianie faktur ustrukturyzowanych – nadal nie jest powszechne.

Przedsiębiorcy chcą więcej czasu

Mimo rosnącej liczby użytkowników systemu, ponad połowa badanych zdecydowanie popiera odroczenie lub złagodzenie obowiązku jego pełnego wdrożenia. Przedsiębiorcy wskazują, że potrzebują więcej czasu na dostosowanie swoich procesów, narzędzi oraz sposobu pracy do nowych wymogów.

Krytyczna ocena wdrożenia

Pierwszy etap funkcjonowania KSeF spotkał się z wyraźną krytyką – co trzeci ankietowany ocenia go bardzo źle. Dodatkowo aż 50% firm nadal odczuwa niepewność związaną z działaniem systemu, co przekłada się na ograniczone zaufanie i ostrożne podejście do jego pełnego wykorzystania.

Rosnące koszty dla najmniejszych

Wdrożenie KSeF oznacza również konkretne wydatki. 48% firm deklaruje, że już odczuło lub spodziewa się wzrostu kosztów księgowości. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych i małych przedsiębiorstw to istotne obciążenie finansowe, które często wymaga reorganizacji budżetu.

Obowiązek niezależny od przychodów

Nowe przepisy obejmują wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury VAT, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Oznacza to, że zarówno najmniejsze firmy, jak i większe podmioty muszą spełnić te same wymagania technologiczne. Co więcej, każdy przedsiębiorca otrzymujący faktury VAT musi mieć dostęp do KSeF, aby móc je odbierać. W praktyce wiąże się to z koniecznością poniesienia nakładów na przygotowanie – od zakupu lub aktualizacji oprogramowania, przez integrację systemów księgowych, po szkolenia.

Bariera cyfrowa realnym problemem

Dla części przedsiębiorców istotną przeszkodą pozostaje wykluczenie cyfrowe. Brak odpowiednich kompetencji, zaplecza technologicznego czy stabilnego dostępu do internetu sprawia, że wdrożenie KSeF jest szczególnie trudne. W przypadku najmniejszych działalności, często prowadzonych jednoosobowo, adaptacja do cyfrowych wymogów może być dużym wyzwaniem i wymagać dodatkowego wsparcia.