W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań administracyjnych, posiadanie profilu zaufanego staje się wręcz koniecznością — szczególnie dla przedsiębiorców, którzy już niebawem będą zobowiązani do korzystania z KSEF. Poniżej wyjaśniam, czym jest profil zaufany, jakie daje korzyści i dlaczego jest niezbędny w kontekście KSEF.
Profil Zaufany to bezpłatne narzędzie elektronicznej identyfikacji, które umożliwia każdej osobie fizycznej (posiadającej numer PESEL i zdolność prawną) potwierdzenie tożsamości w systemach administracji publicznej oraz podpisanie dokumentu w formie elektronicznej, działającej jak podpis własnoręczny wobec podmiotów publicznych.
Profil jest ważny przez 3 lata i można go – przed upływem terminu – przedłużyć na kolejne 3 lata.
Dlaczego profil zaufany powinien posiadać przedsiębiorca
Profil zaufany umożliwia korzystanie z platform takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) — zakładanie, zawieszanie, wznowienie lub likwidację działalności gospodarczej. Ułatwia znacząco kontakt z administracją publiczną — mniejsze kolejki, mniej formalności papierowych, mniejsze koszty czasowe i logistyczne. A już niebawem będzie niezbędny z uwagi na KSEF.
Profil zaufany a KSEF
W przypadku KSEF, czyli systemu e-faktur, przedsiębiorca musi mieć możliwość elektronicznej identyfikacji i podpisu, by móc w sposób prawidłowy korzystać z dostępnych interfejsów, raportować faktury czy odbierać je w formie elektronicznej zgodnej z wymogami systemu. Profil zaufany stanowi właśnie taką bezpieczną i zaufaną metodę identyfikacji. Bez profilu zaufanego przedsiębiorca może napotkać trudności w realizacji obowiązków wynikających z KSEF — na przykład przy składaniu dokumentów online, odbiorze e-faktur, korzystaniu z portali administracyjnych, etc.
Bez profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego nie będzie możliwości korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Profil zaufany pełni kluczową rolę – jest narzędziem umożliwiającym uwierzytelnienie użytkownika i potwierdzenie jego tożsamości w systemie. Bez niego nie można wystawiać ani odbierać faktur w KSeF.
Proces założenia profilu zaufanego jest obecnie prosty i dostępny dla każdego. W przeszłości konieczna była rejestracja online oraz osobista wizyta w urzędzie skarbowym lub jednostce ZUS. Obecnie istnieje kilka sposobów potwierdzenia tożsamości: można skorzystać z bankowości elektronicznej, e-dowodu, wideorozmowy z urzędnikiem lub – w razie potrzeby – udać się do punktu potwierdzającego.
Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło intuicyjny kreator, który krok po kroku prowadzi przez proces zakładania profilu: na stronie www.pz.gov.pl. Wszystkie czynności można wykonać w jednym miejscu, bez konieczności odwiedzania urzędu.
Jak założyć profil zaufany?
- Wejdź na stronę internetową serwisu Profilu Zaufanego i wybierz „Załóż profil”.
- Wypełnij wniosek online: podaj swoje dane (imię, nazwisko, PESEL, e-mail, numer telefonu).
- Potwierdź swoją tożsamość jednym z 5 sposobów:
- przez bankowość elektroniczną (jeśli twój bank umożliwia potwierdzenie profilu) – jest to najwygodniejsza metoda.
- przez e-dowód z warstwą elektroniczną lub podpis kwalifikowany.
- osobiście w punkcie potwierdzającym (urząd, bank, inna placówka) – jeśli nie korzystasz z bankowości lub e-dowodu. Listę placówek potwierdzających można znaleźć w wyszukiwarce usługi profilu zaufanego. W tym celu konieczne jest wpisanie nazwy województwa i miejscowości, gdzie wyszukiwany jest punkt potwierdzający. Potwierdzenie profilu zaufanego w punkcie potwierdzającym następuje na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu, lub innego dokumentu tożsamości, pozwalającego na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby wnioskującej.
- przez rozmowę video z urzędnikiem po wcześniejszym umówieniu
- lub za pomocą podpisu kwalifikowanego jeżeli go posiadasz.
- Po potwierdzeniu możesz korzystać z profilu zaufanego w wielu systemach administracji publicznej. Profil też będzie niezbędny do działania przy KSEF.
Jak przygotować firmę do KSeF w 2026? [Rozmowa z księgowym i doradcą podatkowym] - PIT.pl
Profil Zaufany to dziś podstawowe narzędzie cyfrowej administracji — jego posiadanie nie jest już tylko wygodą, ale w wielu przypadkach realną potrzebą dla przedsiębiorców. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i zamierzasz korzystać z systemu KSEF, założenie i potwierdzenie profilu zaufanego to krok, którego nie można pominąć.