Oświadczenia pracownicze a wysokość zaliczki na podatek

Gazeta Podatkowa

Ustawa o pdof zawiera katalog obowiązków, jakie płatnicy pdof mają w odniesieniu do opodatkowania pracowniczych należności. Jednocześnie ustawodawca dał pracownikom możliwość składania oświadczeń i wniosków, dzięki którym sposób obliczania przez płatników zaliczek na pdof może zostać zmodyfikowany. Oświadczenia te pracownik może składać w zakresie tzw. kosztów pracowniczych, kwoty zmniejszającej podatek oraz stawki opodatkowania.

Niestandardowe, czyli podwyższone i autorskie

Pracownikom z mocy ustawy przysługują tzw. podstawowe zryczałtowane koszty pracownicze w kwocie 111,25 zł miesięcznie. Natomiast koszty podwyższone, wynoszące 139,06 zł miesięcznie (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof), nie przysługują pracownikowi automatycznie. Aby pracodawca mógł je uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek, pracownik powinien mu złożyć oświadczenie, z którego będzie wynikać, że:

  • jego miejsce zamieszkania (stałe lub czasowe) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się dany zakład pracy,
     
  • nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę.

Pracownik, który spełnia łącznie wskazane warunki i chce mieć stosowane podwyższone koszty, może złożyć pracodawcy oświadczenie o ich spełnianiu w dowolnym czasie. Nie musi go jednak sporządzać co roku. Ustawodawca nie wskazał bowiem, że pracownik powinien je składać przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Natomiast płatnik rozpoczyna stosowanie tych kosztów dopiero od momentu złożenia tego oświadczenia przez pracownika (>art. 32 ust. 5 ustawy o pdof). Gdy jednak stan faktyczny wskazany w tym oświadczeniu ulegnie zmianie, pracownik zobowiązany jest zawiadomić o tym zakład pracy, aby mógł on zaprzestać stosowania podwyższonych kosztów i powrócić do stosowania kosztów podstawowych.

Niestandardowe koszty przysługują również pracownikom będącym twórcami korzystającymi z praw autorskich w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1191 ze zm.) lub rozporządzającym tymi prawami. W stosunku do tej części wynagrodzenia takiego pracownika, która przysługuje mu za faktycznie wykonane prace twórcze, płatnik może stosować 50% koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o pdof. Jednocześnie jednak pracownikom do nich uprawnionym ustawodawca zezwolił na rezygnację z ich stosowania. Aby była ona skuteczna, powinni złożyć płatnikowi oświadczenie w tym zakresie (art. 32 ust. 7 ustawy o pdof). W przypadku jego złożenia płatnik zaprzestaje w danym roku potrącania 50% kosztów uzyskania przychodów począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik oświadczenie takie złoży.

Stawka podatkowa

Na wysokość stawki podatku od dochodów pracowniczych wpływ ma ich wysokość w roku podatkowym w danym zakładzie pracy. Pracownik w pewnych okolicznościach ma jednak prawo złożenia pracodawcy odpowiednio oświadczenia o zastosowaniu niższej lub wniosku o zastosowanie wyższej stawki niż wynikająca ze skali podatkowej.

• niższa stawka podatku

Stawkę podatku dochodowego w wysokości 18% pracodawca stosuje obliczając zaliczkę na pdof za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany u niego od początku roku przekroczy kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej (obecnie 85.528 zł). Natomiast 32% stawkę stosuje za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczy tę kwotę.

Gdy jednak pracownik złoży oświadczenie, że:

  • za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci,
     
  • za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu dochody pracownika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali,
     
  • odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali,

pracodawca oblicza zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego stosując 18% stawkę podatku. Płatnik pobiera zaliczki według niższej stawki począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.

Jeżeli nastąpi zmiana stanu faktycznego upoważniającego do obniżki stawki podatkowej, pracownik zobowiązany jest poinformować o tym płatnika. Wówczas od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, pracodawca oblicza je uwzględniając stawkę podatku wynikającą ze skali podatkowej (art. 32 ust. 1a oraz ust. 1b i 1c ustawy o pdof).

• stawka wyższa niż wynikająca ze skali

Pracownik uprawniony jest także do złożenia pracodawcy wniosku o stosowanie stawki podatku 32% zamiast 18%. Takie rozwiązanie - bez względu na wysokość osiągniętego przez pracownika dochodu - przewiduje art. 41a ustawy o pdof. Jednak z uwagi na to, że z ustawy o pdof nie wynika, od którego miesiąca płatnik powinien rozpocząć stosowanie wyższej stawki, to sam podatnik w składanym przez siebie wniosku określa miesiąc, od którego płatnik ma pobierać wyższe zaliczki na podatek.

Kwota zmniejszająca podatek

Jeśli pracodawca zostanie do tego upoważniony, uwzględnia przy obliczaniu pracowniczych zaliczek na pdof kwotę zmniejszającą w wysokości 46,33 zł miesięcznie. Dokonuje tego włącznie do tego miesiąca, w którym dochód pracownika uzyskany od niego od początku roku przekroczył kwotę 85.528 zł. Od następnego miesiąca powinien odstąpić od jej stosowania (art. 32 ust. 3 w związku z art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy o pdof).

Pracodawca zaprzestaje stosowania omawianej kwoty również w przypadku, gdy pracownik złoży mu oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą pierwszy próg podatkowy, czyli 85.528 zł. Wtedy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał takie oświadczenie, obowiązany jest pobierać zaliczkę, nie pomniejszając jej o kwotę zmniejszającą (art. 32 ust. 1e ustawy o pdof).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)


autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 94 (1551) z dnia 2018-11-22

Obowiązki płatnika związane z poborem podatku. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kwota wolna od podatkuFormy zatrudnieniaWynagrodzenie minimalne