Od 2019 roku skrócony czas przechowywania akt pracowniczych

Katarzyna Sudaj 06.02.2018 11:00 (aktualizacja: )

10 zamiast 50 lat – w 2019 roku aż pięciokrotnie zostanie skrócony okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Prezydent podpisał ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od 2019 roku skrócony czas przechowywania akt pracowniczych  / FORUM

Podstawą tak dużego skrócenia czasu przechowywania akt pracowniczych będzie możliwe dzięki przekazaniu przez firmy do ZUS odpowiednich informacji. Będą one podstawą do wyliczenia świadczeń emerytalnych i rentowych w przyszłości dla pracowników. Dzięki temu pracownik przechodząc na emeryturę nie będzie musiał (jak to ma miejsce obecnie) samodzielnie zbierać informacji o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Nowa ustawa przewiduje, że przedsiębiorstwa będą mogły przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji.
Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, a nie papierowej to okazja do sporych oszczędności. Rząd szacuje, że globalnie koszt może spać nawet o 100 mln zł rocznie, z obecnego poziomu 130 mln zł.

Nowe przepisy mówią o trzech grupach pracowników:

  1. zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.:
    ich akty będą przechowywane 10 lat. Pracodawcy prześlą do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców, które będą zawierały dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS. W ten sposób pracownicy już nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i samodzielnie starac się o zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu od byłych zakładów pracy.
  2. zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.:
    będzie można skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Decyzja o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych będzie jednorazowa. Pracodawca nie będzie mógł jej cofnąć i będzie dotyczyła wszystkich pracowników. Brak przekazania do ZUS raportów informacyjnych będzie oznaczał kontynuację dotychczasowego obowiązku przechowywania dokumentacji przez 50 lat.
  3. zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
    w stosunku do tej grupy pracowników przepisy nie zmieniają się. Zakład pracy nadal będzie przechowywał akta pracownicze przez 50 lat.

Katarzyna Sudaj, PIT.pl

Kodeks pracy