Nowe druki ZUS RIA i ZUS OSW od 1 stycznia 2019 roku

Iwona Maczalska

Od 1 stycznia 2019 roku zastosowanie będą miały nowe druki ZUS RIA i ZUS OSW. Zmiana ta jest odpowiedzią na skrócenie przechowywania akt pracowniczych, które nastąpi już z początkiem przyszłego roku.

Od stycznia 2019 roku pracodawcy będą krócej przechowywać akta osobowe pracowników. Okres, w jakim pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację kadrowo – płacową zostanie skrócony do 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji nie będzie dotyczyć jednak wyłącznie pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Przywilej ten obejmie również pracowników, którzy już pracują pod warunkiem jednak przekazania do ZUS dwóch nowych dokumentów:

  1. ZUS OSW,
  2. ZUS RIA.

 

Dla kogo krótszy okres przechowywania akt pracowniczych

Skrócony, 10-letni okres przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie głównie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Zmianę tą wprowadziła ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357).

W przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przez tą datą, o możliwości skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych decydować będzie data zatrudnienia. I tak:

  1. W przypadku pracowników / Zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od  1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku skrócić będzie można okres przechowywania akt pod warunkiem przekazania do ZUS dwóch dokumentów:
    - oświadczenia ZUS OSW oraz
    - raportu informacyjnego ZUS RIA
  2. W przypadku pracowników / Zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku takiej możliwości nie będzie – pracodawca / zleceniodawca będzie zobowiązany przechowywać akta osobowe przez okres 50 lat.

<< Dane osobowe pracownika a RODO >>

Nowe dokumenty ZUS OSW oraz ZUS RIA

Pracodawcy chcący skrócić akta osobowe pracowników do 10 lat muszą przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW. ZUS OSW jest oświadczeniem deklarującym, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Drugim obowiązkowym dokumentem do złożenia w ZUS jest informacja ZUS RIA. Raport ten składa się za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę / zleceniodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Więcej o terminach składania ZUS RIA  znajdziesz w artykule ,, E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja”.

 

Niezłożenie ZUS RIA

Terminowe złożenie raportu ZUS RIA jest kluczowe dla zachowania prawa do skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Pracodawca / zleceniodawca, który nie złoży ZUS RIA za swoich pracowników, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać akta osobowe, w tym listy płac, karty wynagrodzeń przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy swojego pracownika.

 

UWAGA! Przekazanie raportów informacyjnych nie oznacza zwolnienia z obowiązku przekazywania niektórych danych pracowniczych za lata następne. Mowa w szczególności o ZUS RPA (imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej), czy ZUS ZWUA (informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego).

 

Zmiany w programie PŁATNIK  i PUE na potrzeby ZUS RIA i ZUS OSW

Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że płatnicy spodziewać się mogą pojawienia zmian w programie PŁATNIK w związku ze zmianami, które wejdą w życie w styczniu 2019 roku.

Zdaniem ZUS ,, program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie Cię informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA.

Dostosujemy także profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których złożyłeś dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobiłeś. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.