50 lat - tyle aktualnie wynosi okres, w jakim pracodawcy muszą przechowywać akt pracownicze. Okres ten od stycznia 2019 roku ulegnie jednak skróceniu.

Akta osobowe pracowników przechowasz przez 10 lat / YAY foto

Wszystko wskazuje na to, że okres, w jakim pracodawca musi przechowywać dokumentację kadrowo – płacową zostanie skrócony do 10 lat. Taką propozycję zawiera przyjęty na wczorajszym posiedzeniu rządu projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W myśl zmian 10-letni okres przechowywania dokumentacji dotyczyć będziepracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Pracodawca, posiadający pracowników (lub byłych pracowników) zatrudnionych po 1998 roku również będzie miał możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji. W tym celu będzie zobowiązany złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. W przypadku nieprzekazania raportu informacyjnego pracodawca zobowiązany będzie przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Nowe przepisy nie obejmą jednak pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. W przypadku tych pracowników nadal będzie obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczych.

Obowiązek przechowywania akt pracowniczych

Przypomnijmy, że w myśl aktualnie obowiązujących przepisów pracodawca zobowiązany jest do przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat. Obowiązek ten ma charakter powszechny. Oznacza to, że obejmuje swoim zakresem wszystkich pracodawców, bez względu na wielkość zatrudnienia. Zaświadczenia o zarobkach oraz świadectwa pracy są bowiem potrzebne są do ustalenia prawa do emerytury pracownika oraz wyliczenia jej wysokości.

Przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej od 2019 roku

Pięciokrotne obniżenie okresu, przez jaki pracodawca musi przechowywać akta pracownicze, to jednak nie wszystko. Projekt ustawy zakłada również umożliwienie pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Obecnie akta te muszą być przechowywane wyłącznie w formie papierowej, a forma elektroniczna ma jedynie charakter pomocniczy.

Iwona Maczalska, PIT.pl