Po uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur w urzędach honorowane będą wydruki faktur z kodem QR – zapewnia resort finansów. To ułatwi weryfikację autentyczności dokumentów przez publiczne instytucje.

Ministerstwo Finansów przyznało w tekście „Rzeczpospolitej”, że ustawowo zapewniony dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będą miały nieliczne instytucje. Będzie wśród nich m.in. policja, sądy, prokuratura, a także Urząd Ochrony Konkurencji Konsumentów.

Jak wyjaśnił resort finansów, „tego typu organom udostępniane są faktury jako pliki xml, czyli zachowany zostaje format dokumentu źródłowego faktury ustrukturyzowanej”.

Obowiązkiem będzie umieszczanie na fakturze kodu QR.

Co ciekawe, wiele urzędniczych placówek, np. zajmujące się rejestracją samochodów wydziały komunikacji w urzędach gmin nie uzyskały takiego dostępu. Jakie rozwiązanie pozwoli w takiej sytuacji na płynny obieg danych i dokumentów?

Ministerstwo finansów podkreśla, że w takich przypadkach obowiązkiem sprzedawcy będzie umieszczanie na fakturze kodu QR. Dzięki niemu można będzie zidentyfikować dany dokument w razie użycia go poza Krajowym Systemem e-Faktur – opisuje „Rzeczpospolita”. Mowa o fakturach offline 24, wystawianych poza systemem w przypadkach, gdy nie można z niego skorzystać np. przez awarię prądu.

Zdaniem resortu finansów „nie ma zatem przeszkód, aby faktura wystawiona i przesłana do KSeF była przedstawiona przez podatnika jako np. dowód przed sądem arbitrażowym działającym przy organizacji przedsiębiorców, jeśli jest użyta poza KSeF zgodnie ze wskazanymi wymogami w przepisach” – czytamy w „Rzeczpospolitej”. Taką fakturę podatnicy będą mogli dostarczyć także np. w przypadku rejestracji samochodu.

Wsparcie dla urzędników: anonimowy dostęp

Zeskanowanie kodu QR da anonimowy dostęp do faktury w nowym systemie. Z takiej formy będą mogły korzystać różne organy zamierzające zweryfikować przedstawione im dokumenty. Tą drogą właściwie każdy pracownik instytucji publicznej będzie mógł w prosty sposób zweryfikować, czy faktura została wystawiona i czy znajduje się w KSeF.

„Funkcjonalność ta pozwala na odczyt podstawowych danych identyfikujących tę fakturę wraz z informacją czy dokument znajduje się w KSeF” – zapewnia Ministerstwo Finansów cytowane w „Rzeczpospolitej”.

Krajowy System e-Faktur zostanie wprowadzony już 1 lutego. Od tego dnia faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. zanotowały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto. Natomiast pozostałe firmy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur przez KSeF 1 kwietnia. Ta regulacja nie obejmie mikroprzedsiębiorców, którzy osiągają miesięczny obrót poniżej 10 tys. zł – dla nich możliwość fakturowania poza KSeF została utrzymana do końca 2026 r.

Tyle odnośnie wystawiania faktur. Natomiast jeśli chodzi o ich odbieranie, wszystkie firmy w Polsce – zarówno mikro, małe, średnie, jak i duże – będą miały taki obowiązek już od 1 lutego.